KHIZHNYAKOVCara Membuat Buku Log APAR di Excel: Jadwal Pemeriksaan dan Pengisian Ulang
Buku Log APAR di Excel: Jadwal Pemeriksaan dan Pengisian Ulang, Lampu Lalu Lintas, Ringkasan — Template Excel — Lihat template →
Alat pemadam api ringan (APAR) yang tergantung di dinding terlihat aman sampai seseorang memeriksa tanggalnya. Pemeriksaan atau pengisian ulang yang terlewat adalah salah satu temuan paling umum saat inspeksi keselamatan, dan penyebabnya hampir selalu sama: tanggal tersimpan di label masing-masing tabung, tidak ada yang melihat semuanya sekaligus.
Satu buku log di Excel mengubah itu. Semua APAR dalam satu tabel, batas waktu dihitung rumus, yang lewat batas berwarna merah. Berikut cara membangunnya.
Data yang perlu dicatat
| Kolom | Isi |
|---|---|
| A | Nomor inventaris |
| B | Jenis (serbuk kering, CO2, dan lain-lain) |
| C | Ruangan |
| D | Lokasi pemasangan |
| E | Penanggung jawab |
| F | Tanggal pengisian terakhir |
| G | Tanggal pemeriksaan terakhir |
| H | Batas pemeriksaan berikut (rumus) |
| I | Batas pengisian ulang berikut (rumus) |
| J | Sisa hari (rumus) |
| K | Status (rumus) |
Nomor inventaris harus unik dan sebaiknya tertulis juga pada tabung, sehingga yang di tabel dan yang di dinding bisa dicocokkan.
Periode menurut jenis
Periode pemeriksaan dan pengisian ulang berbeda antar jenis APAR dan ditentukan oleh produsen serta aturan keselamatan setempat. Karena itu jangan tanam angka dalam rumus. Buat tabel kecil di lembar pengaturan:
| Jenis | Periksa tiap (bulan) | Isi ulang tiap (bulan) |
|---|---|---|
| Serbuk kering | contoh: 6 | contoh: 12 |
| CO2 | contoh: 6 | contoh: 12 |
Angka di atas hanya contoh pengisian. Gantilah dengan ketentuan yang berlaku bagi Anda.
Rumus batas waktu
Batas pemeriksaan berikut:
=EDATE(G2,VLOOKUP(B2,Pengaturan!$A$2:$C$10,2,FALSE))
Batas pengisian ulang:
=EDATE(F2,VLOOKUP(B2,Pengaturan!$A$2:$C$10,3,FALSE))
Sisa hari menuju batas yang lebih dekat:
=MIN(H2,I2)-Pengaturan!$F$1
Pengaturan!F1 berisi tanggal perhitungan. Biarkan berisi =TODAY() untuk pemakaian harian, atau ubah ke tanggal tertentu bila ingin melihat kondisi akhir bulan.
Status:
=IF(J2<0,"Lewat batas",IF(J2<=Pengaturan!$F$2,"Segera jatuh tempo","Normal"))
dengan F2 berisi jumlah hari peringatan, misalnya 30.
Contoh angka
Misalkan pada tabung 014 tertulis pengisian terakhir 10 Januari 2026 dan pemeriksaan terakhir 10 Juli 2026, dengan aturan contoh periksa tiap 6 bulan dan isi ulang tiap 12 bulan. Batas pemeriksaan berikut 10 Januari 2027, batas pengisian ulang 10 Januari 2027. Jika tanggal perhitungan 20 Desember 2026, sisa hari 21, dan karena peringatan 30 hari, statusnya "Segera jatuh tempo" dan baris kuning. Pada 15 Januari 2027 sisa hari menjadi minus 5, baris merah, "Lewat batas".
Lembar prioritas
Selain buku log lengkap, buat lembar kecil berisi hanya APAR yang lewat batas dan yang segera jatuh tempo, diurutkan dari yang paling lama terlewat. Pada Excel 365:
=SORT(FILTER(Log!A2:K200,Log!K2:K200<>"Normal"),10,1)
Kolom 10 adalah sisa hari; urutan menaik menaruh angka paling negatif di atas. Serahkan lembar ini ke petugas atau penyedia jasa isi ulang setiap awal bulan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mencatat tanggal di label saja. Tidak ada gambaran keseluruhan.
- Tidak mencatat APAR yang dipindah. Lokasi di tabel dan di lapangan berbeda.
- Satu periode untuk semua jenis. Jenis yang berbeda punya aturan berbeda.
- Menunggu merah. Mulai pengadaan saat kuning, karena pengisian ulang butuh waktu.
- APAR hilang atau diganti tidak dicatat. Ubah baris, jangan menumpuk baris baru dengan nomor sama.
Templat siap pakai
Templat Excel berbayar ini langsung menjalankan semuanya. Lembar «Pengaturan» menyimpan tanggal perhitungan, jumlah hari peringatan, periode pemeriksaan dan pengisian ulang menurut jenis (serbuk kering, CO2, dan lainnya), serta daftar ruangan. «Buku Log» menampung hingga 200 APAR dengan nomor inventaris, jenis, ruangan, lokasi, penanggung jawab, tanggal pengisian dan pemeriksaan, batas waktu, serta lampu lalu lintas. «Perlu Perhatian» mengurutkan APAR yang lewat batas dan yang mendekati batas, mulai dari yang paling lama terlewat. «Ringkasan» menampilkan jumlah menurut jenis dan ruangan, yang lewat batas, segera jatuh tempo, normal, dan diagram.
Berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro, berbahasa Indonesia. Periode dan ambang ada di lembar pengaturan; cocokkan dengan ketentuan setempat. Perhitungan bersifat perkiraan.
FAQ
Seberapa sering APAR harus diperiksa?
Itu ditentukan oleh produsen dan aturan keselamatan kebakaran setempat. Periksa ketentuan yang berlaku, lalu isikan ke tabel periode.
Apakah buku log ini menggantikan kartu pemeriksaan di tabung?
Tidak. Kartu atau label pada tabung tetap diperlukan. Buku log membantu Anda melihat semuanya sekaligus.
Bagaimana dengan APAR yang sedang diisi ulang?
Beri catatan di kolom keterangan dan perbarui tanggal begitu tabung kembali, agar statusnya tidak merah terus.
Siapa yang sebaiknya memegang file ini?
Satu penanggung jawab keselamatan kebakaran, dengan cadangan. Penanggung jawab yang jelas lebih penting daripada tabelnya.
