KHIZHNYAKOVCara Membuat Daftar Permintaan Pembayaran dengan Persetujuan di Excel
Daftar Pembayaran dan Permintaan Pembayaran dengan Persetujuan di Excel — Template Excel — Lihat template →
Ketika permintaan pembayaran datang dari banyak unit lewat chat, email, dan kertas, tiga hal buruk mudah terjadi. Tagihan mendesak terlewat, tagihan yang sama dibayar dua kali, dan pos anggaran jebol tanpa ada yang menyadari sampai akhir bulan.
Daftar permintaan pembayaran (payment request register) yang rapi mencegah ketiganya. Anda tidak butuh perangkat lunak khusus. Satu tabel Excel dengan kolom yang tepat dan beberapa rumus sudah cukup untuk organisasi kecil sampai menengah.
Berikut kerangka, rumus, dan contohnya.
Kolom apa saja yang perlu ada
| Kolom | Isi |
|---|---|
| A | Nomor permintaan |
| B | Unit kerja pemohon |
| C | Pihak lawan (pemasok/penerima) |
| D | Dasar pembayaran (faktur, kontrak, nota) |
| E | Pos pengeluaran |
| F | Jumlah (Rp) |
| G | Jatuh tempo |
| H | Penyetuju |
| I | Status |
| J | Tanggal dibayar |
| K | Nomor bukti bayar |
| L | Prioritas |
Status cukup lima nilai dari daftar pilihan: Baru, Disetujui, Ditolak, Dibayar, Ditunda. Terlalu banyak status membuat tabel sulit dibaca dan rekap tidak akurat.
Rumus yang paling berguna
Lewat tempo. Permintaan yang disetujui tetapi belum dibayar dan melewati jatuh tempo:
=IF(AND(I2="Disetujui",G2<TODAY()),"Lewat tempo","")
Sisa batas per pos. Misalkan batas bulanan pos "Alat tulis" ada di lembar acuan. Pengeluaran bulan berjalan:
=SUMIFS(F:F,E:E,"Alat tulis",I:I,"Dibayar",J:J,">="&DATE(2026,5,1),J:J,"<"&DATE(2026,6,1))
Sisa batas = batas dikurangi hasil rumus itu. Bila negatif, beri warna merah.
Cegah pembayaran ganda. Tandai baris yang pihak lawan, dasar pembayaran, dan jumlahnya sama:
=IF(COUNTIFS(C:C,C2,D:D,D2,F:F,F2)>1,"Cek ganda","")
Kalender 14 hari ke depan. Total yang harus dibayar pada hari tertentu (sel A5 berisi tanggal):
=SUMIFS(F:F,G:G,A5,I:I,"Disetujui")
Isi A5 dengan =TODAY(), A6 dengan =A5+1, dan seterusnya sampai 14 baris.
Contoh dengan angka
Pos "Transportasi" punya batas Rp10.000.000 per bulan. Sampai tanggal 18 sudah dibayar Rp7.200.000. Masuk dua permintaan baru: Rp1.800.000 dan Rp2.500.000. Bila keduanya disetujui, total menjadi Rp11.500.000 dan melampaui batas sebesar Rp1.500.000. Dengan rumus sisa batas, penyetuju melihat angka itu sebelum menyetujui, bukan setelah uang keluar. Ia bisa menyetujui yang pertama dan menunda yang kedua ke bulan depan, atau meminta persetujuan khusus.
Alur kerja yang sehat
- Pemohon mengirim permintaan; admin memasukkannya sebagai baris baru berstatus "Baru".
- Penyetuju melihat sisa batas pos dan memutuskan.
- Bagian keuangan membayar sesuai kalender, mengisi tanggal dan nomor bukti bayar, lalu status menjadi "Dibayar".
- Di akhir pekan, tampilkan filter "Lewat tempo" dan "Baru" lebih dari tiga hari untuk ditindaklanjuti.
Pisahkan peran bila memungkinkan: orang yang mengajukan sebaiknya bukan orang yang menyetujui, dan yang menyetujui bukan yang membayar.
Kesalahan yang sering terjadi
- Pos pengeluaran terlalu rinci. Dua puluh pos membuat batas tidak bermakna. Mulailah dengan 8 sampai 12.
- Jumlah ditulis dengan teks "Rp" di dalam sel. Rumus SUM mengabaikannya. Gunakan format angka.
- Tidak mencatat nomor bukti bayar. Saat audit, tidak ada yang menghubungkan permintaan dengan mutasi bank.
- Menghapus permintaan yang ditolak. Biarkan tetap ada; itu bukti proses berjalan.
Templat siap pakai
Templat Excel berbayar ini menjalankan alur di atas. Lembar «Daftar Acuan» menyimpan pos pengeluaran dengan batas bulanan, unit kerja, dan penyetuju. Di «Permintaan» Anda mencatat hingga 1200 permintaan lengkap dengan pihak lawan, dasar pembayaran, jumlah, jatuh tempo, penyetuju, status, tanggal dan nomor bukti bayar, prioritas, serta lampu lalu lintas. «Kalender Pembayaran» menampilkan yang harus dibayar per hari untuk 14 hari ke depan beserta yang lewat tempo. «Ringkasan» menunjukkan jumlah menurut status, batas dan pengeluaran per pos dalam sebulan, dan diagram.
File berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro, berbahasa Indonesia. Nilai acuan ada di lembar pengaturan; cocokkan dengan peraturan setempat. Perhitungan bersifat perkiraan.
FAQ
Apakah daftar ini sama dengan pembukuan?
Bukan. Ini alat kontrol permintaan dan jadwal bayar. Pembukuan resmi tetap dicatat di sistem akuntansi Anda.
Berapa batas persetujuan yang wajar?
Itu kebijakan internal. Banyak organisasi kecil membuat dua tingkat: pimpinan unit untuk jumlah kecil, pimpinan puncak untuk jumlah besar. Tentukan angkanya bersama keuangan.
Bagaimana menangani pembayaran cicilan?
Catat tiap cicilan sebagai baris sendiri dengan jatuh tempo masing-masing, dan beri dasar pembayaran yang sama. Dengan begitu kalender pembayaran tetap akurat.
Bagaimana bila pemohon mengubah jumlah setelah disetujui?
Jangan timpa angka lama. Ubah status menjadi "Ditunda" atau "Ditolak", lalu buat baris baru untuk jumlah yang benar.
