KHIZHNYAKOVCara Membuat Funnel Rekrutmen dan Melacak Kandidat di Excel
Funnel Rekrutmen di Excel: Lowongan dan Kandidat — Template Excel — Lihat template →
Perekrutan di perusahaan kecil sering berjalan lewat chat dan email. Seorang kandidat bagus melamar hari Senin, dijadwalkan wawancara, lalu hilang dari ingatan karena ada urusan lain. Dua minggu kemudian ia sudah menerima tawaran di tempat lain.
Anda tidak memerlukan sistem pelacak pelamar yang mahal. Dua tabel Excel, ditambah satu lembar pengingat dan satu lembar funnel, sudah menjawab pertanyaan utama: siapa ada di tahap mana, siapa yang perlu dihubungi, dan di tahap mana kandidat paling banyak gugur.
Tabel lowongan
Satu baris per posisi: nama posisi, unit, kisaran gaji, status (Dibuka, Ditutup), dan penanggung jawab. Contoh: Staf Administrasi, bagian Keuangan, Rp5.000.000 sampai Rp6.500.000, penanggung jawab Rina. Kisaran gaji berguna untuk menyaring ekspektasi sejak awal.
Tabel kandidat
Satu baris per kandidat per lowongan: nama, kontak, lowongan, sumber (situs lowongan, rujukan, media sosial), tahap, tanggal kontak terakhir, dan langkah berikutnya. Tahap yang umum:
| Tahap | Arti |
|---|---|
| Lamaran | CV masuk |
| Telepon | Penyaringan awal |
| Wawancara | Bertemu tim |
| Tes | Tes praktik atau psikologi |
| Penawaran kerja | Tawaran dikirim |
| Diterima | Menerima tawaran |
Pilih tahap dari daftar agar penulisannya seragam dan mudah dihitung.
Pengingat siapa yang harus dihubungi
Hitung hari sejak kontak terakhir:
=TODAY()-F2
Lalu tandai bila melebihi ambang, misalnya 3 hari, dan kandidat belum diterima atau ditolak:
=IF(AND(G2<>"Diterima",G2<>"Ditolak",TODAY()-F2>3),"Hubungi","")
Saring kolom ini setiap pagi dan Anda memiliki daftar kerja. Kandidat yang menunggu lebih dari seminggu tanpa kabar paling mungkin mengundurkan diri.
Menghitung funnel dan konversi
Hitung kandidat di setiap tahap dengan COUNTIF. Contoh untuk satu lowongan:
| Tahap | Jumlah |
|---|---|
| Lamaran | 60 |
| Telepon | 24 |
| Wawancara | 10 |
| Tes | 5 |
| Penawaran kerja | 2 |
| Diterima | 1 |
Dari 60 lamaran, hanya 1 yang diterima. Konversi telepon ke wawancara adalah 10 ÷ 24 = 42%. Jika banyak kandidat gugur di tahap telepon, mungkin iklan lowongan kurang jelas sehingga menarik pelamar yang tidak sesuai.
Mengukur sumber kandidat
Hitung lamaran per sumber (COUNTIF) dan berapa yang sampai tahap wawancara. Sumber dengan lamaran banyak belum tentu terbaik; lihat berapa yang akhirnya diterima. Rujukan karyawan sering berjumlah kecil tetapi kualitasnya lebih tinggi.
Kesalahan yang sering terjadi
- Tidak mencatat tanggal kontak. Pengingat tidak mungkin berjalan.
- Satu lowongan, satu lembar. Akhirnya sulit dibandingkan. Pakai satu tabel kandidat dengan kolom lowongan.
- Menyimpan data pribadi sembarangan. Kandidat memberi data untuk keperluan seleksi; simpan dengan aman dan hapus bila tidak diperlukan lagi.
- Tidak memberi kabar penolakan. Satu pesan sopan menjaga reputasi perusahaan.
Ritme mingguan tim rekrutmen
Tetapkan pertemuan singkat setiap Senin: buka lembar pengingat, bagi daftar yang perlu dihubungi, dan tinjau lowongan yang kandidatnya macet di satu tahap. Jika wawancara tertunda karena atasan sibuk, tandai di kolom langkah berikutnya dan beri tenggat. Dengan ritme ini, kandidat bagus tidak menunggu berminggu-minggu, dan Anda punya data konkret saat melaporkan kemajuan perekrutan.
Template Excel funnel rekrutmen
Template ini berbayar dan menjalankan alur di atas. «Lowongan» memuat posisi, unit, kisaran gaji, status, dan penanggung jawab. «Kandidat» mencatat sumber, tahap, tanggal kontak, dan langkah berikutnya. «Hubungi» menampilkan kandidat yang perlu ditelepon atau dihubungi, dan «Funnel» menunjukkan jumlah kandidat di setiap tahap beserta konversi, termasuk lamaran per sumber.
Nama tahap funnel (lamaran, telepon, wawancara, tes, penawaran kerja, diterima) dapat diubah di «Parameter». Kapasitasnya hingga 30 lowongan dan 300 kandidat. File berisi tabel kosong dan contoh dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dengan pembaruan gratis. Cocok untuk staf HR, manajer, pemilik usaha kecil, dan agen penyedia tenaga kerja.
FAQ
Berapa lama idealnya kandidat menunggu kabar?
Tidak ada angka baku, tetapi kabar dalam beberapa hari kerja umumnya dihargai. Pengingat di tabel membantu Anda memenuhi janji itu.
Perlukah menyimpan CV di Excel?
Tidak. Simpan CV di folder terpisah dan tulis nama berkasnya di kolom catatan.
Bagaimana jika satu kandidat melamar dua posisi?
Catat dua baris, satu per lowongan, supaya funnel setiap lowongan tetap benar.
Apakah funnel ini cukup untuk perekrutan massal?
Untuk ratusan kandidat, ya. Untuk ribuan pelamar per bulan, sistem khusus lebih tepat.
