KHIZHNYAKOVCara Membuat Pencatatan Stok Barang Gudang di Excel
Pencatatan Gudang di Excel — Template Excel — Lihat template →
Toko kecil atau kantor tidak selalu butuh program gudang yang mahal. Yang dibutuhkan: tahu stok sekarang, tahu kapan harus memesan, dan tahu ke mana barang pergi. Tiga hal itu bisa diselesaikan oleh satu file Excel yang disusun dengan benar.
Panduan ini menjelaskan strukturnya, rumus utama, dan jebakan yang sering membuat stok di tabel tidak sama dengan stok di rak.
Struktur dasar: tiga tabel
Kunci pencatatan stok adalah tidak mengetik stok secara manual. Stok dihitung dari catatan masuk dan keluar. Maka dibutuhkan tiga tabel:
- Daftar barang: kode, nama, kelompok, satuan, stok minimum, harga.
- Barang masuk: tanggal, kode, jumlah, (harga).
- Barang keluar: tanggal, kode, jumlah, tujuan.
Kode barang harus unik dan tidak berubah. Nama bisa berubah; kode tidak.
Rumus stok
Dalam daftar barang, stok setiap kode adalah total masuk dikurangi total keluar:
=SUMIF(Masuk!$B:$B,A2,Masuk!$C:$C)-SUMIF(Keluar!$B:$B,A2,Keluar!$C:$C)
(Bila Excel Anda memakai pemisah titik koma, ganti koma dengan titik koma.)
Nilai stok: =stok*harga. Status pemesanan:
=IF(stok<=0,"Stok habis",IF(stok<=minimum,"Pesan","OK"))
Contoh:
| Kode | Barang | Masuk | Keluar | Stok | Minimum | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| K-001 | Kertas A4 (rim) | 60 | 48 | 12 | 15 | Pesan |
| K-002 | Tinta printer | 10 | 4 | 6 | 3 | OK |
| K-003 | Map plastik | 200 | 200 | 0 | 50 | Stok habis |
Kertas A4 bernilai Rp55.000 per rim: 12 rim senilai Rp660.000.
Nama otomatis dari kode
Agar tidak salah ketik, di tabel masuk dan keluar cukup isi kode, lalu nama diambil dengan VLOOKUP:
=IFERROR(VLOOKUP(B2,Barang!$A:$B,2,FALSE),"kode tidak ada")
Tulisan «kode tidak ada» langsung memberi tahu kalau ada kode yang salah.
Cek barang keluar melebihi stok
Ini kesalahan yang paling sering. Jika yang keluar lebih besar dari yang ada, pasti ada catatan masuk yang belum diisi atau kode yang tertukar. Tambahkan Conditional Formatting merah pada baris keluar bila stok kode tersebut negatif. Lebih baik ketahuan hari ini daripada saat stok opname akhir tahun.
Menentukan stok minimum
Stok minimum kira-kira pemakaian harian × waktu pengiriman + cadangan. Misal kertas A4 terpakai 2 rim per hari kerja, pengiriman 5 hari: 2 × 5 = 10, tambah cadangan 5 menjadi 15. Tinjau angkanya tiap beberapa bulan.
Alur kerja harian yang ringan
Pasang aturan sederhana: setiap barang yang masuk dicatat saat diterima, setiap barang yang keluar dicatat saat diambil, dan satu orang bertanggung jawab atas tabel. Di akhir minggu, lihat daftar berstatus «Pesan» dan buat satu pesanan gabungan, bukan beberapa pesanan kecil. Cara ini menghemat ongkos kirim dan waktu.
Ringkasan bulanan
Dengan SUMIFS (tanggal ≥ awal bulan dan < awal bulan berikutnya) Anda bisa menghitung perputaran per bulan dan nilai stok per kelompok barang. Kelompok yang nilainya besar tetapi jarang keluar adalah modal yang menganggur.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mengubah stok langsung di daftar barang. Setelah itu rumus rusak dan selisih tidak bisa dilacak.
- Kode ganda atau berbeda ejaan. «K-001» dan «K001» dianggap barang berbeda.
- Tidak mencatat pemusnahan atau barang rusak. Catat sebagai barang keluar dengan tujuan «rusak».
- Mencatat sekali seminggu. Catat harian atau saat barang bergerak.
Template Excel pencatatan gudang
Template ini berbayar, dan perbaikan serta versi baru proyek ini Anda dapatkan gratis. Isi file:
- «Parameter»: kelompok barang, satuan ukuran, dan organisasi.
- «Daftar barang»: hingga 300 barang dengan stok minimum, harga, stok, nilai, dan status.
- «Barang masuk» dan «Barang keluar»: masing-masing 1000 baris, kode dari daftar, nama terisi otomatis, serta pemeriksaan barang keluar melebihi stok.
- «Ringkasan»: nilai stok per kelompok, jumlah item yang perlu dipesan, perputaran per bulan, dan grafik.
Cocok untuk petugas gudang, pengelola rumah tangga kantor, pemilik toko, dan usaha produksi kecil. Bekerja di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro. Untuk pencocokan stok fisik, tersedia proyek terpisah «Stok opname».
FAQ
Apakah Excel cukup untuk gudang kecil?
Untuk ratusan jenis barang dan transaksi harian yang tidak terlalu padat, ya. Bila sudah banyak pengguna yang mengedit bersamaan, pertimbangkan sistem lain.
Metode apa yang dipakai untuk nilai stok?
Pada contoh sederhana, stok dikalikan harga di daftar barang. Jika harga beli sering berubah, tentukan aturannya sejak awal dan konsisten.
Seberapa sering perlu stok opname?
Minimal setahun sekali, dan lebih sering untuk barang yang bernilai tinggi atau mudah hilang.
