KHIZHNYAKOVCara Mencatat Order Servis Perangkat dan Suku Cadang di Excel
Pencatatan Penerimaan dan Perbaikan Perangkat di Pusat Servis dengan Excel — Templat Excel — Lihat template →
Di banyak tempat servis kecil, order hidup di buku nota dan chat. Pelanggan menelepon menanyakan HP-nya sudah jadi atau belum, dan teknisi harus mencari-cari. Suku cadang yang dipakai tidak tercatat per order sehingga laba sebenarnya tidak pernah diketahui.
Anda bisa mengatasinya dengan dua tabel di Excel: tabel order dan tabel suku cadang yang dihubungkan dengan nomor order. Berikut caranya, lengkap dengan rumus target selesai, garansi, dan laba.
Tabel order
Satu baris per order. Kolom yang dibutuhkan: nomor order, tanggal diterima, pelanggan, telepon, jenis perangkat, kerusakan, teknisi, status (Diterima, Dikerjakan, Siap, Diserahkan), jasa, uang muka, dan tanggal penyerahan. Nomor order dibuat berurutan, misalnya S-0001, dan ditulis di nota pelanggan.
Target selesai dari jenis perangkat
Setiap jenis perangkat punya perkiraan lama perbaikan. Simpan di tabel acuan:
| Jenis | Lama (hari) |
|---|---|
| Ponsel | 2 |
| Laptop | 5 |
| Kulkas | 7 |
Target selesai = tanggal diterima + lama perbaikan:
=B2+IFERROR(VLOOKUP(E2,Acuan!A:B,2,FALSE),3)
Angka 3 adalah lama standar bila jenis tidak ditemukan. Order diterima 4 November dengan jenis laptop berarti target 9 November. Beri warna: merah bila target terlewat dan belum diserahkan, kuning bila tinggal satu atau dua hari.
Suku cadang per order
Tabel suku cadang berisi nomor order, nama komponen, jumlah, harga beli, dan harga ke pelanggan. Laba per baris:
=(HargaKePelanggan-HargaBeli)*Jumlah
Total suku cadang pada order ditarik dengan SUMIF:
=SUMIF(Suku!A:A,A2,Suku!G:G)
Contoh: layar pengganti beli Rp450.000, dijual Rp650.000, jumlah 1, laba Rp200.000. Jasa Rp150.000. Total order Rp800.000. Jika uang muka Rp300.000, sisa tagihan Rp500.000.
Garansi setelah diserahkan
Garansi dimulai saat perangkat diserahkan, bukan saat diterima:
=IF(K2="","",K2+Garansi_hari)
Dengan garansi 30 hari dan penyerahan 10 November, garansi berlaku sampai 10 Desember. Tentukan masa garansi sesuai perjanjian Anda dan cetak di nota.
Ringkasan yang berguna
- Order per status: COUNTIF, untuk tahu berapa yang menumpuk di "Dikerjakan".
- Per teknisi: siapa yang paling banyak dan paling cepat.
- Laba suku cadang per bulan: SUMIFS dengan tanggal.
- Rata-rata lama perbaikan: selisih tanggal penyerahan dan tanggal diterima.
Kesalahan yang sering terjadi
- Suku cadang tidak dicatat per order. Laba menjadi tebakan.
- Tidak ada nomor order yang unik. Dua pelanggan dengan nama mirip akan tertukar.
- Status tidak diperbarui. Kolom status yang basi lebih menyesatkan daripada tidak ada.
- Garansi tanpa tanggal penyerahan. Tanggal inilah titik awalnya.
Komunikasi dengan pelanggan
Banyak keluhan di tempat servis sebenarnya soal kabar, bukan hasil. Setiap kali status berubah menjadi "Siap", kirim pesan singkat berisi nomor order dan total tagihan. Bila ada kerusakan tambahan yang butuh biaya, hubungi dahulu sebelum mengerjakan dan catat persetujuannya. Dengan nomor order di nota dan di tabel, Anda bisa menjawab pertanyaan pelanggan dalam setengah menit, dan itu membuat pelanggan kembali.
Template Excel pencatatan servis perangkat
Template berbayar ini menyiapkan semuanya. «Daftar Acuan» memuat jenis perangkat beserta lama perbaikan, teknisi, daftar harga jasa, masa garansi, dan parameter "tenggat mepet". «Order» menampung hingga 1000 order dengan pelanggan, telepon, perangkat, kerusakan, teknisi, status, jasa dari daftar harga, total, uang muka, target selesai, tanggal penyerahan, lampu lalu lintas, dan garansi.
«Suku Cadang» menampung hingga 2000 baris: nomor order, komponen, jumlah, harga beli, harga ke pelanggan, dan laba. «Ringkasan» menampilkan order menurut status, teknisi, dan jenis perangkat, pendapatan, laba suku cadang, rata-rata lama perbaikan, dan dua diagram. File berisi tabel kosong dan contoh dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dan pembaruannya gratis. Cocok untuk pusat servis, bengkel HP, laptop, peralatan rumah tangga, dan teknisi mandiri.
FAQ
Berapa lama garansi servis yang umum?
Tidak ada angka tunggal; praktiknya bervariasi menurut jenis perbaikan dan usaha. Tentukan sendiri, tulis di nota, dan patuhi.
Bagaimana jika pelanggan tidak mengambil perangkat?
Catat kebijakan batas penyimpanan di nota. Di tabel, status "Siap" yang lama tanpa tanggal penyerahan bisa disorot untuk ditagih.
Perlukah mencatat nomor seri perangkat?
Sangat disarankan. Tambahkan satu kolom, karena nomor seri membantu bila perangkat yang sama datang kembali.
Apakah suku cadang yang tidak terpakai perlu dicatat?
Stok gudang dicatat terpisah. Tabel ini mencatat suku cadang yang dipakai pada order tertentu.
