Cara Mencatat Kontrak, Pembayaran, dan Tunggakan Sewa Rumah di Excel

Memiliki satu rumah kontrakan atau beberapa kamar kos tampak mudah sampai ada penyewa yang membayar tanggal 12 padahal seharusnya tanggal 5, atau kontrak berakhir tanpa ada yang ingat memperpanjang. Setelah beberapa bulan, pertanyaan "siapa yang masih berutang berapa?" sudah sulit dijawab dari ingatan.

Tabel Excel dengan tiga bagian sudah cukup: data properti dan kontrak, catatan tagihan dan pembayaran, dan ringkasan tunggakan. Berikut cara menyusunnya.

Tabel 1. Properti dan kontrak

Satu baris per properti atau kamar:

Kolom status kontrak dihitung otomatis:

=IF(D2<TODAY(),"Berakhir",IF(D2-TODAY()<=60,"Segera berakhir","Aktif"))

Karena peringatan muncul 60 hari sebelumnya, Anda punya waktu menawarkan perpanjangan atau mencari penyewa baru tanpa kamar kosong berbulan-bulan.

Tabel 2. Tagihan dan pembayaran

Satu baris per bulan per properti: bulan, properti, tagihan, dan jumlah dibayar. Tunggakan = tagihan − dibayar. Untuk total tunggakan satu properti:

=SUMIF(Pembayaran!B:B,A2,Pembayaran!E:E)

Contoh: Ibu Sari ditagih Rp2.500.000 setiap bulan. Pada Mei ia membayar penuh, Juni hanya Rp1.500.000, Juli Rp2.500.000. Tunggakan akhir Juli adalah Rp1.000.000. Kalau tidak dicatat per bulan, selisih seperti ini mudah terlupa.

Status pembayaran

Sebuah rumus sederhana memberi status per baris:

=IF(E2>=D2,"Lunas",IF(E2=0,"Belum bayar","Sebagian"))

Mewarnai "Belum bayar" dengan merah membuat Anda tahu siapa yang perlu dihubungi, terutama setelah lewat hari jatuh tempo.

Uang jaminan

Catat uang jaminan di kolom terpisah dan jangan campur ke pendapatan sewa. Itu uang yang kelak dikembalikan atau dikurangi sesuai kondisi properti saat kontrak berakhir. Tulis aturannya di perjanjian sewa.

Ringkasan per properti

Satu lembar ringkasan cukup menampilkan: total tagihan, total pembayaran, tunggakan, dan status kontrak per properti. Dengan SUMIF dari tabel pembayaran, semuanya terhitung otomatis. Tambahkan diagram batang sederhana untuk membandingkan properti.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mencatat pembayaran tanpa tanggal. Anda tidak bisa membuktikan keterlambatan.
• Menggabungkan beberapa penyewa dalam satu baris. Satu baris, satu penyewa.
• Tidak mencatat kenaikan sewa. Jika sewa naik di tengah kontrak, tagihan bulan sesudahnya harus mengikuti.
• Menyimpan file tanpa cadangan. Data pembayaran adalah bukti Anda bila terjadi sengketa.

Rutinitas bulanan pemilik kontrakan

Biasakan satu jadwal tetap: pada hari kedua setelah jatuh tempo, buka tabel pembayaran, isi pembayaran yang masuk, dan saring yang berstatus "Belum bayar". Kirim pengingat sopan kepada mereka sebelum tunggakan menumpuk. Sebelum akhir kontrak, bicarakan perpanjangan dan penyesuaian sewa. Pemilik yang rutin memeriksa tabel jarang terkejut, dan hubungan dengan penyewa pun cenderung lebih baik karena semuanya tercatat jelas.

Template Excel pencatatan sewa properti

Template ini berbayar dan menyiapkan semuanya. «Parameter» menyimpan tanggal laporan dan peringatan. «Properti» menampung hingga 10 properti dengan penyewa, masa kontrak, uang sewa, uang jaminan, dan hari pembayaran, dengan status kontrak dihitung otomatis. «Pembayaran» menampung hingga 300 tagihan dan pembayaran, dengan tunggakan dan status terhitung sendiri.

«Ringkasan» menampilkan tagihan, pembayaran, tunggakan, dan status kontrak per properti beserta diagram. Peringatan berakhirnya kontrak diatur di «Parameter» dan secara bawaan 60 hari. Tabel ini mencatat kontrak dan pembayaran, bukan menghitung pajak; urusan pajak dan ketentuan kontrak sebaiknya ditanyakan kepada ahlinya. File berisi tabel kosong dan contoh dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dengan pembaruan gratis. Cocok untuk pemilik yang menyewakan rumah, kamar, garasi, atau ruang kecil, serta pengelola properti.

FAQ

Apakah perlu kuitansi untuk setiap pembayaran?

Sangat disarankan, terutama untuk pembayaran tunai. Tabel Excel melengkapi kuitansi, bukan menggantikannya.

Bagaimana mencatat kamar kos dengan banyak penghuni?

Satu baris per kamar bila penyewanya satu orang. Jika setiap penghuni punya kontrak sendiri, jadikan masing-masing satu baris properti, misalnya Kamar 1 dan Kamar 2.

Apa yang dilakukan jika penyewa menunggak berbulan-bulan?

Tabel membantu menyiapkan bukti tagihan dan pembayaran. Langkah hukumnya sebaiknya dibicarakan dengan ahli hukum atau pengurus lingkungan setempat.

Bisakah satu file dipakai untuk lebih dari sepuluh properti?

Template ini dirancang untuk hingga 10 properti. Untuk lebih banyak, pakai file kedua.