Cara Mencatat Sewa Properti, Pembayaran, dan Tunggakan di Excel

Menyewakan satu kamar kos mungkin bisa dihafal. Menyewakan tiga apartemen, satu ruko, dan sebuah garasi tidak lagi bisa. Siapa yang sudah bayar bulan ini? Kapan kontrak ruko berakhir? Unit mana yang kosong sejak dua bulan lalu?

Catatan sewa yang baik menjawab semua itu tanpa Anda membolak-balik pesan WhatsApp. Berikut cara menyusunnya di Excel dengan empat tabel sederhana.

Struktur: properti, penyewa, perjanjian, pembayaran

• Properti: kode, alamat, jenis, tarif acuan.
• Penyewa: nama dan kontak.
• Perjanjian: properti, penyewa, tanggal mulai dan berakhir, sewa per bulan, hari pembayaran, deposit.
• Pembayaran: tanggal, nomor perjanjian, jumlah.

Memisahkan keempatnya mencegah data ganda. Bila penyewa pindah unit, Anda cukup membuat perjanjian baru.

Langkah 1. Hitung tagihan hingga hari ini

Tagihan adalah jumlah bulan yang sudah berjalan sejak tanggal mulai dikalikan sewa per bulan. Jumlah bulan:

=DATEDIF(mulai,MIN(TODAY(),berakhir),"M")+1

(Bila Excel Anda memakai pemisah titik koma, ganti koma dengan titik koma.) Tambah 1 bila bulan berjalan sudah ditagih sejak hari pertama. Sesuaikan dengan aturan di perjanjian Anda: ada yang menagih di muka, ada yang di akhir bulan.

Langkah 2. Pembayaran dan tunggakan

Total dibayar per perjanjian dengan SUMIF:

=SUMIF(Pembayaran!$B:$B,nomor,Pembayaran!$C:$C)

Tunggakan = tagihan − dibayar. Hasil negatif berarti kelebihan bayar dan boleh ditampilkan dengan tanda minus.

Contoh: sewa apartemen Rp3.500.000 per bulan, mulai 1 Maret. Pada pertengahan November sudah berjalan 9 bulan (Maret–November), jadi tagihan Rp31.500.000. Penyewa telah membayar Rp28.000.000, sehingga tunggakan Rp3.500.000 — setara satu bulan.

Langkah 3. Status properti dan tingkat hunian

Properti dianggap disewa bila hari ini ada perjanjian yang berlaku untuknya:

=IF(COUNTIFS(Perjanjian!$A:$A,kode,Perjanjian!$D:$D,"<="&TODAY(),Perjanjian!$E:$E,">="&TODAY())>0,"Disewa","Tersedia")

Tingkat hunian = jumlah properti berstatus «Disewa» ÷ jumlah semua properti. Dari 10 unit yang 8 disewa, hunian 80%.

Langkah 4. Perjanjian yang akan berakhir

Tambahkan kolom sisa hari = tanggal berakhir − hari ini, lalu status «Segera berakhir» bila sisa hari tidak lebih dari batas yang Anda tetapkan, misalnya 60 hari. Dengan begitu Anda punya waktu mencari penyewa baru atau menegosiasikan perpanjangan, bukan terkejut saat unit tiba-tiba kosong.

Langkah 5. Deposit dan serah terima

Deposit adalah uang titipan, bukan pendapatan. Catat jumlahnya di perjanjian dan tanggal pengembaliannya setelah unit diperiksa. Biasakan membuat catatan kondisi unit saat serah terima, lengkap dengan foto, supaya potongan deposit tidak menjadi perselisihan. Di tabel cukup tulis tempat penyimpanan catatan itu.

Langkah 6. Pendapatan bulanan

Jumlahkan pembayaran per bulan dengan SUMIFS menurut tanggal. Bandingkan dengan potensi sewa jika semua unit terisi: selisihnya adalah biaya unit kosong dan tunggakan.

Ritme pemeriksaan

Setiap tanggal 1, buka tabel perjanjian dan filter yang tunggakannya lebih dari nol. Kirim pengingat pada hari yang sama, bukan menunggu dua minggu. Sekali tiga bulan, tinjau tarif dibanding harga pasar di sekitar: unit yang selalu cepat terisi bisa jadi tarifnya terlalu rendah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Deposit bercampur dengan sewa. Catat terpisah di kolom deposit supaya tidak ikut dihitung sebagai pendapatan.
• Pembayaran tanpa nomor perjanjian. Pembayaran yang tidak bisa dikaitkan tidak akan menurunkan tunggakan.
• Tidak mencatat kenaikan sewa. Buat perjanjian baru dengan tanggal berlaku baru.
• Bergantung pada ingatan. Catat setiap pembayaran pada hari yang sama.

Template Excel pencatatan sewa properti

Template ini berbayar, dan perbaikan serta versi baru proyek ini Anda dapatkan gratis. Isinya:

• «Properti»: hingga 100 properti dengan status «Disewa» atau «Tersedia», penyewa, dan tarif.
• «Penyewa»: kontak.
• «Perjanjian Sewa»: hingga 300 perjanjian dengan tanggal, jumlah sewa, hari pembayaran, deposit, ditagih, dibayar, tunggakan, dan status.
• «Pembayaran»: jurnal penerimaan berdasarkan nomor perjanjian.
• «Ringkasan»: tingkat hunian, pendapatan bulanan, tunggakan, perjanjian yang berakhir, dan grafik.

Perjanjian dianggap «Segera berakhir» bila sisa waktunya tidak lebih dari jumlah hari yang ditentukan (default 60). Cocok untuk pemilik dan pengelola properti, serta pemilik apartemen, kantor, garasi, dan gudang sewaan. Bekerja di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro. Perhitungan bersifat perkiraan.

FAQ

Bagaimana menagih penyewa yang menunggak?

Mulailah dengan pengingat tertulis yang menyebut jumlah dan periodenya. Tabel tunggakan memberi angka yang jelas sehingga pembicaraan tidak berputar-putar.

Perlukah menyimpan salinan perjanjian di Excel?

Tidak. Simpan naskah di folder terpisah dan catat nomornya di tabel.

Bagaimana bila sewa dibayar di muka untuk beberapa bulan?

Catat sebagai satu pembayaran dengan nomor perjanjian yang sama. Tunggakan akan tertutup sampai pembayaran habis terpakai.