Cara Mencatat Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Masa Berlaku Sertifikat di Excel

Tanda tangan elektronik yang masa berlakunya habis biasanya baru disadari pada saat paling tidak tepat: ketika dokumen pengadaan harus ditandatangani, laporan harus dikirim, atau pembayaran harus disetujui. Perpanjangannya sering butuh beberapa hari, sehingga seluruh alur kerja berhenti sementara.

Dalam organisasi dengan beberapa orang yang memakai tanda tangan elektronik di berbagai sistem, satu daftar di Excel sudah cukup untuk mencegah hal itu. Artikel ini membahas data yang perlu dicatat, hal yang tidak boleh dicatat, rumus status dan sisa hari, serta cara menyusun rencana perpanjangan tanpa fungsi FILTER. Ada contoh dan kesalahan umum, lalu penjelasan templat siap pakai.

Apa yang dicatat, dan apa yang tidak

Dicatat (data referensi):

• pemilik dan jabatannya,
• jenis tanda tangan atau sertifikat,
• penyelenggara sertifikasi elektronik,
• nomor seri sertifikat,
• tanggal terbit dan tanggal berakhir,
• sistem tempat dipakai (portal pengadaan, sistem pembayaran, layanan pelaporan, dan lainnya),
• nomor token dan penanggung jawab.

Tidak boleh dicatat: kunci privat, kata sandi, dan PIN. Simpan kunci privat pada media yang aman, jangan di tabel. Excel hanya mengingatkan tanggal, bukan menyimpan rahasia.

Rumus sisa hari dan status

Sisa hari:

=TanggalBerakhir-TanggalAcuan

Tanggal acuan sebaiknya satu sel pengaturan yang berisi =TODAY(), sehingga Anda juga bisa menggantinya dengan tanggal tertentu untuk simulasi. Status:

=IF(sisa<0;"Kedaluwarsa";IF(sisa<=Hari;"Akan berakhir";"Berlaku"))

Dengan Hari = 30 sebagai nilai awal. Lalu pasang format bersyarat merah, kuning, hijau.

Rencana perpanjangan tanpa FILTER

Yang paling berguna adalah daftar kerja: tanda tangan yang sudah kedaluwarsa atau berakhir dalam 90 hari ke depan, diurutkan dari yang paling dekat. Fungsi FILTER hanya ada di Excel versi baru, tetapi ada cara yang jalan di Excel lama:

1. Pada tabel utama, tambahkan kolom kunci: =IF(sisa<=90;TanggalBerakhir+ROW()/100000;""). Penambahan nomor baris membuat setiap kunci unik, sehingga dua tanda tangan dengan tanggal yang sama tidak saling menimpa.
2. Pada lembar rencana, baris ke-n memakai =IFERROR(SMALL(Kunci;n);"").
3. Ambil nama pemilik dan data lain dengan INDEX dan MATCH terhadap kunci tersebut.
4. Tambahkan kolom "yang harus dilakukan": =IF(sisa<0;"Segera terbitkan ulang";"Ajukan perpanjangan").

Hasilnya daftar yang rapi dan otomatis berubah saat data diperbarui.

Contoh hitungan

Per 1 Maret terdapat tiga tanda tangan:

Rencana perpanjangan memuat dua baris pertama: direktur lebih dulu dengan petunjuk "Segera terbitkan ulang", lalu bendahara dengan "Ajukan perpanjangan". Staf pengadaan belum muncul karena melewati jendela 90 hari.

Ringkasan yang membantu

• jumlah tanda tangan menurut status,
• jumlah yang berakhir per bulan, untuk memperkirakan beban kerja dan biaya,
• jumlah per penanggung jawab, agar pembagian tugas merata,
• jumlah per sistem, agar Anda tahu proses mana yang paling terdampak bila satu tanda tangan mati.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyimpan PIN atau kata sandi di tabel. Jangan lakukan.
• Mencatat satu tanda tangan untuk beberapa sistem tanpa kolom sistem, sehingga dampak kedaluwarsa tak terlihat.
• Peringatan terlalu dekat. Jika perpanjangan butuh dua minggu, jangan menunggu sisa 14 hari.
• Tidak ada penanggung jawab, sehingga semua orang mengira orang lain yang mengurus.
• Mengandalkan masa berlaku dari ingatan. Ambil dari sertifikat atau dokumen penyelenggara, dan cocokkan tata cara perpanjangan dengan peraturan dan aturan penyelenggara Anda.

Templat siap pakai

Templat Pelacak Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Sertifikat menyiapkan semuanya. Ini templat berbayar. Isinya:

• «Daftar Acuan»: jenis tanda tangan dan sertifikat, sistem, penanggung jawab, penyelenggara sertifikasi, pengaturan «peringatkan N hari sebelumnya», dan rentang rencana.
• «Tanda Tangan»: hingga 300 tanda tangan dengan pemilik, jabatan, jenis, penyelenggara, nomor seri, tanggal terbit dan berakhir, tempat pemakaian, nomor token, penanggung jawab, lampu lalu lintas status, dan sisa hari.
• «Rencana Perpanjangan»: daftar tanda tangan yang kedaluwarsa dan yang berakhir dalam 90 hari ke depan, diurutkan dari batas terdekat, tanpa duplikat, dengan petunjuk «yang harus dilakukan». Dibangun dengan rumus, tanpa makro dan tanpa FILTER.
• «Ringkasan»: tanda tangan menurut status, bulan berakhir, penanggung jawab, dan sistem, serta dua diagram.

Kunci privat, kata sandi, dan PIN tidak disimpan di tabel. Berfungsi di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, berbahasa Indonesia. Ambang dan nilai acuan ada di lembar pengaturan: cocokkan dengan peraturan setempat. Perhitungan bersifat perkiraan.

FAQ

Berapa hari sebelumnya sebaiknya perpanjangan diajukan?

Tergantung penyelenggara dan kebijakan internal. Cari tahu berapa lama proses terakhir Anda berlangsung, lalu tambahkan cadangan waktu beberapa hari.

Apakah satu orang bisa punya beberapa tanda tangan?

Bisa. Catat tiap sertifikat sebagai baris tersendiri, dengan nomor seri yang berbeda, agar tanggal berakhir masing-masing terpantau.

Bagaimana bila token hilang atau rusak?

Catat di kolom keterangan dan segera hubungi penyelenggara sertifikasi sesuai prosedur mereka. Excel hanya membantu mengingat, bukan menggantikan prosedur itu.

Siapa yang sebaiknya memegang daftar ini?

Satu penanggung jawab utama, misalnya staf administrasi atau TI, dengan akses baca bagi pihak yang berkepentingan.