KHIZHNYAKOVCara Menghitung Masa Kerja Karyawan di Excel (Tahun, Bulan, Hari)
Perhitungan Masa Kerja di Excel: Periode, Hari Kalender, Tunjangan Masa Kerja — Templat Excel — Lihat template →
Menghitung masa kerja kelihatannya mudah sampai seorang karyawan memiliki tiga periode kerja yang terputus, satu di antaranya dengan koefisien khusus. Jumlah hari dijumlahkan dengan kalkulator, bulan dan hari tertukar, dan perubahan tunjangan berdasarkan masa kerja baru disadari setelah terlambat.
Artikel ini menunjukkan cara menghitung masa kerja yang rapi di Excel: tabel periode, rumus untuk durasi, penjumlahan banyak periode, konversi ke tahun-bulan-hari, dan cara mengetahui lebih awal siapa yang akan mencapai batas berikutnya. Ada contoh angka, kesalahan umum, dan penjelasan templat siap pakai.
Prinsip: catat periode, bukan hasil akhir
Daripada mengetik "7 tahun 3 bulan" di kolom karyawan, catat setiap periode kerja di tabel terpisah:
| Karyawan | Mulai | Selesai | Jenis |
|---|---|---|---|
| Sari | 01/03/2015 | 31/08/2019 | Kalender |
| Sari | 15/01/2021 | 14/01/2024 | Kalender |
Masa kerja total lalu dihitung rumus, sehingga bila ada tanggal yang dikoreksi, hasilnya ikut berubah. Satu baris = satu periode. Jenis periode berguna bila organisasi Anda menerapkan koefisien tertentu (misalnya satu periode dihitung 1,5 kali). Koefisien ini ditentukan oleh peraturan Anda sendiri, bukan dari artikel ini.
Menghitung hari tiap periode
Hitung secara inklusif: hari mulai dan hari selesai sama-sama dihitung.
=C2-B2+1
Kalikan dengan koefisien jenis periode:
=(C2-B2+1)*VLOOKUP(D2;Jenis;2;FALSE)
Jumlah hari seorang karyawan:
=SUMIFS(Periode!HariDihitung;Periode!Karyawan;A2)
Jika periode masih berjalan, isi tanggal selesai dengan tanggal perhitungan agar hasilnya sampai hari ini.
Mengubah hari menjadi tahun, bulan, hari
Cara paling sederhana dan konsisten adalah konvensi "sebulan = 30 hari, setahun = 360 hari":
- Tahun:
=INT(Hari/360) - Bulan:
=INT(MOD(Hari;360)/30) - Hari:
=MOD(MOD(Hari;360);30)
Ada fungsi DATEDIF untuk selisih dua tanggal, tetapi fungsi ini tidak terdokumentasi dengan baik dan perilakunya bisa berbeda antaraplikasi. Konvensi 30/360 memberi hasil yang sama di Excel dan LibreOffice, asalkan konvensi itu sesuai dengan aturan organisasi Anda. Periksa dulu apakah aturan Anda memakai hitungan kalender sebenarnya atau konvensi lain.
Contoh hitungan
Periode Sari:
- 01/03/2015 sampai 31/08/2019: 1.645 hari (sekitar 4 tahun 6 bulan menurut kalender, termasuk satu tahun kabisat).
- 15/01/2021 sampai 14/01/2024: 1.095 hari.
- Total 2.740 hari.
Konversi 30/360: 2.740 / 360 = 7 tahun dengan sisa 220 hari. 220 / 30 = 7 bulan sisa 10 hari. Hasilnya: 7 tahun, 7 bulan, 10 hari. Hasil ini bergantung pada konvensi yang dipilih; dengan aturan lain angkanya bisa bergeser beberapa hari.
Skala tunjangan dan batas berikutnya
Banyak organisasi menambah tunjangan pada batas masa kerja tertentu. Simpan skala dalam tabel dua kolom: batas (tahun) dan persentase. Contoh ilustrasi (isi dengan skala Anda sendiri):
| Batas (tahun) | Tunjangan |
|---|---|
| 0 | 0% |
| 5 | 10% |
| 10 | 15% |
Persentase berlaku untuk karyawan:
=LOOKUP(TahunDesimal;Batas;Persen)
Batas berikutnya adalah nilai terkecil di skala yang lebih besar dari masa kerja saat ini. Tanggal tercapainya = tanggal perhitungan + (batas x 360 - hari saat ini). Sisa hari ke batas itu bisa diberi warna: kuning bila kurang dari 90 hari, merah bila kurang dari 30 hari.
Kesalahan yang sering terjadi
- Hari mulai tidak dihitung (lupa +1), sehingga setiap periode kurang sehari.
- Periode tumpang tindih: dua periode di tanggal yang sama menghitung hari dua kali. Tambahkan pemeriksaan.
- Tanggal selesai lebih awal dari mulai karena salah ketik.
- Pembulatan di tiap periode. Jumlahkan hari dulu, baru konversi.
- Skala dan koefisien disalin dari sumber lain tanpa dicek. Gunakan aturan resmi organisasi Anda.
Templat siap pakai
Templat Perhitungan Masa Kerja sudah memuat semua logika di atas. Ini templat berbayar. Isinya:
- «Pengaturan»: tanggal perhitungan, jenis periode dengan koefisien (1 untuk kalender, 1,5 atau 2 untuk preferensial menurut peraturan Anda sendiri), skala tunjangan, serta jendela «sebentar lagi» dan «mendesak».
- «Karyawan»: hingga 200 orang dengan masa kerja total dalam tahun, bulan, dan hari, persentase tunjangan, batas berikutnya, tanggal tercapainya, sisa waktu, dan lampu lalu lintas.
- «Periode»: hingga 2000 periode dengan hari dihitung dan pemeriksaan tanggal.
- «Ringkasan»: jumlah karyawan aktif pada tiap tingkat skala, daftar «siapa yang segera mencapai batas», dan dua grafik.
Fungsi DATEDIF tidak dipakai, sehingga file bekerja sama di Excel dan LibreOffice. Koefisien, batas, dan persentase di dalamnya hanya contoh dan tidak diambil dari peraturan mana pun; masukkan nilai Anda sendiri. Tanpa makro, untuk Excel 2007 ke atas, berbahasa Indonesia.
FAQ
Mengapa memakai konvensi 30/360?
Karena sederhana, konsisten, dan menghasilkan angka yang sama di berbagai aplikasi. Namun, pastikan sesuai dengan aturan yang berlaku bagi organisasi Anda.
Bagaimana jika ada jeda di antara periode kerja?
Catat setiap periode terpisah. Jeda tidak akan masuk hitungan karena hanya hari di dalam periode yang dijumlahkan.
Bagaimana menghitung koefisien khusus untuk periode tertentu?
Buat jenis periode dengan koefisiennya, lalu pilih jenis itu di baris periode yang bersangkutan. Hari yang dihitung akan dikalikan koefisien.
Bisakah tanggal acuan diubah?
Bisa. Mengganti tanggal perhitungan menunjukkan masa kerja dan tunjangan pada tanggal itu, misalnya untuk merencanakan akhir tahun.
