Magazzino in Excel: giacenze, inventario e verbale di cancellazione dei beni

In molti uffici, scuole e piccole organizzazioni il «magazzino» è un armadio e un quaderno. Funziona finché qualcuno non chiede quanti toner restano, quando è stato cancellato quel monitor rotto o perché l'inventario non torna. A quel punto si ricostruisce tutto a ritroso, con fatica.

Il rimedio non è un software costoso: è un registro dei movimenti ben fatto. Qui vediamo come impostarlo in Excel, come ricavare giacenze e scorte minime, come confrontare la contabilità con la conta fisica e come preparare un verbale di cancellazione dei beni. In fondo trovi il modello pronto.

Il principio: tutto parte dai movimenti

Non si scrive mai la giacenza a mano. La giacenza è il risultato di una somma: giacenza iniziale più entrate, meno uscite e cancellazioni. Se la scrivi a mano, al primo errore la perdi per sempre; se la calcoli dai movimenti, puoi sempre ricostruirla e trovare l'errore.

Servono quindi tre tabelle:

1. Anagrafica articoli: codice univoco, descrizione, unità di misura, categoria, prezzo contabile, scorta minima, giacenza iniziale.
2. Registro movimenti: una riga per ogni movimento, con data, codice articolo, tipo (entrata, uscita, cancellazione, trasferimento), quantità, prezzo, magazzino.
3. Giacenze: una riga per articolo, tutta calcolata.

Le formule che servono

Con il registro in un intervallo (per esempio Movimenti!B:B per i codici, Movimenti!D:D per i tipi, Movimenti!E:E per le quantità), le entrate di un articolo sono:

=SOMMA.PIÙ.SE(Movimenti!E:E; Movimenti!B:B; A2; Movimenti!D:D; "Entrata")

Le uscite si calcolano allo stesso modo con «Uscita» e le cancellazioni con «Cancellazione». La giacenza attuale è:

=giacenza_iniziale + entrate - uscite - cancellazioni

Il valore in magazzino è giacenza per prezzo contabile. Per segnalare cosa riordinare: =SE(giacenza<scorta_minima; scorta_minima-giacenza; 0).

Usa una formattazione condizionale per colorare le righe sotto scorta minima e quelle con giacenza negativa: una giacenza negativa è sempre il segnale di un errore di registrazione, di solito un'uscita senza la relativa entrata.

Un esempio

Articolo «Carta A4, risma»: giacenza iniziale 40, scorta minima 20, prezzo contabile 4,20 €.

La giacenza di 25 è sopra il minimo di 20, valore 105,00 €. Alla prossima uscita di 6 risme scatterebbe il riordino.

Inventario fisico: confrontare libro e realtà

Almeno una volta l'anno conta i beni e confronta. In una tabella a parte metti, per ogni articolo, la quantità contabile (presa dalle giacenze) e quella effettiva (contata). Le differenze sono: eccedenza se la effettiva supera la contabile, ammanco in caso contrario. Moltiplicando per il prezzo contabile ottieni il valore delle differenze, utile per la relazione finale.

Il verbale di cancellazione

Quando un bene è rotto, obsoleto o inutilizzabile, la cancellazione deve lasciare traccia. Un buon verbale contiene: numero e data, elenco dei beni con quantità e valore, motivo, totale, spazio per l'approvazione e le firme della commissione. Il trucco per non scriverlo a mano è assegnare un numero di verbale alle righe di cancellazione nel registro e poi riprendere automaticamente le righe con quel numero, per esempio con INDICE e CONFRONTA o con SOMMA.SE per i totali.

Procedura di cancellazione, vita utile dei beni e composizione della commissione dipendono dalla politica contabile della tua organizzazione e dalle norme locali: verificale e non dare per scontato che un modulo preso da internet sia valido per te.

Errori frequenti

• Codici duplicati o con lacune: due articoli con lo stesso codice falsano ogni somma. Controlla i duplicati con CONTA.SE.
• Uscite maggiori della giacenza: impedisci o segnala la registrazione.
• Cancellazioni senza motivo: un motivo vuoto rende il verbale indifendibile.
• Prezzo mancante: il valore del magazzino risulta sbagliato senza che nessuno se ne accorga.

Modello Excel già pronto

Il modello «Contabilità dei beni materiali e verbali di cancellazione» riunisce tutto questo. «Parametri» contiene organizzazione, magazzini, consegnatari, motivi di cancellazione, categorie, commissione e soglia «in esaurimento». «Anagrafica articoli» gestisce fino a 300 articoli, con controllo di duplicati e lacune. «Registro movimenti» accoglie fino a 1500 righe tra entrate, uscite, cancellazioni e trasferimenti, con giacenza dopo ogni movimento e controlli su uscite superiori alla giacenza, prezzo mancante e motivo mancante.

«Giacenze» evidenzia i valori sotto il minimo e negativi e indica quanto riordinare. «Verbale di cancellazione» è un modulo di stampa: scegli il numero e le righe vengono riprese dal registro, con totali, spazio per l'«Approvato» e firme. Ci sono poi «Immobilizzazioni» (fino a 200 beni, ammortamento lineare), «Scheda cespite», «Inventario fisico» con eccedenze e ammanchi e un «Riepilogo» con indicatori di controllo.

Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro. È a pagamento. I moduli sono di lavoro, non modulistica ufficiale.

FAQ

Qual è la differenza tra scorta minima e punto di riordino?

La scorta minima è la quantità sotto cui non vuoi scendere; il punto di riordino tiene conto anche dei tempi di consegna. Per un piccolo magazzino spesso basta la scorta minima, fissata su base d'uso: consumo medio per i giorni di attesa del fornitore.

Ogni quanto conviene fare l'inventario?

Almeno una volta l'anno, e a campione più spesso per gli articoli di valore o di maggior rotazione. Un controllo mensile su pochi articoli scopre gli errori prima che si accumulino.

Come registro un trasferimento tra due magazzini?

Come un movimento con tipo «Trasferimento», indicando magazzino di partenza e di arrivo. Il totale generale non cambia; cambia la ripartizione per luogo.

Cancellare un bene significa gettarlo?

Non necessariamente: significa toglierlo dalla contabilità. Smaltimento, vendita o donazione seguono le regole della tua organizzazione.