KHIZHNYAKOVRegistro delle richieste di pagamento in Excel con approvazione
Registro pagamenti e richieste di pagamento con approvazione in Excel — Vedi il modello →
Quando le richieste di pagamento arrivano da più reparti, via email, chat o foglietti, succedono sempre le stesse tre cose: si perde quella urgente, si paga due volte la stessa fattura e a fine mese si scopre di aver superato il budget di una voce.
Un registro unico risolve la maggior parte di questi problemi. In questa guida vedi quali colonne servono, come costruire con le formule il controllo dei limiti e il calendario dei pagamenti, un esempio con numeri in euro e gli errori da evitare. Alla fine c'è un modello pronto.
Come impostare il registro
1. Una riga per ogni richiesta
Colonne consigliate: numero progressivo, reparto, controparte, causale, voce di spesa, importo, scadenza, approvatore, stato, data di pagamento, priorità. Lo stato dovrebbe essere un elenco chiuso: Nuova, In approvazione, Approvata, Respinta, Pagata, Rinviata. Con stati liberi i conteggi non tornano mai.
2. Evitare i doppi pagamenti
Prima di inserire una richiesta controlla se esiste già la stessa controparte con lo stesso importo. Una colonna di controllo (con la controparte in D e l'importo in F):
=SE(CONTA.PIÙ.SE(D:D;D2;F:F;F2)>1;"Possibile doppione";"")
3. Quanto resta del limite mensile
Per ogni voce di spesa fissa un limite mensile in una tabella a parte. Poi, con la voce in colonna E, lo stato in I e la data di scadenza in G:
=SOMMA.PIÙ.SE(F:F;E:E;"Trasporti";I:I;"Pagata";G:G;">="&DATA(2026;3;1);G:G;"<"&DATA(2026;4;1))
Aggiungi anche le richieste approvate ma non ancora pagate: sono impegni reali. Il residuo è limite meno speso e pianificato.
4. Le richieste scadute
=SE(E(I2<>"Pagata";I2<>"Respinta";G2<OGGI());"Scaduta";"")
Un esempio con i numeri
| Voce | Limite mensile | Pagato | Approvato da pagare | Residuo |
|---|---|---|---|---|
| Cancelleria | 800 € | 450 € | 200 € | 150 € |
| Trasporti | 1.500 € | 1.100 € | 600 € | -200 € |
| Consulenze | 3.000 € | 1.800 € | 0 € | 1.200 € |
I «Trasporti» hanno già superato il limite di 200 € quando si approva la prossima richiesta: è proprio il momento in cui il registro deve diventare rosso, prima di pagare.
Il calendario dei pagamenti
Per decidere cosa pagare e quando, serve una vista per giorno sui prossimi 14 giorni: per ogni data somma gli importi delle richieste approvate con quella scadenza, con SOMMA.PIÙ.SE. Una riga a parte raccoglie tutto ciò che è già scaduto. Così la liquidità si pianifica sui fatti.
Errori comuni
- Non annotare chi ha approvato e quando: in caso di contestazione non si ricostruisce nulla.
- Lasciare le richieste respinte fuori dal registro: tornano a presentarsi dopo qualche settimana.
- Confondere la data di scadenza con la data della fattura.
- Controllare i limiti solo a fine mese, a danno ormai fatto.
Modello Excel pronto: registro pagamenti
Il modello organizza tutto questo in quattro fogli. In «Elenchi» definisci le voci di spesa con i limiti mensili, i reparti e gli approvatori. In «Richieste» registri fino a 1200 richieste con reparto, controparte, causale, voce di spesa, importo, scadenza, approvatore, stato, data di pagamento, numero dell'ordine di pagamento, priorità e semaforo. Il «Calendario pagamenti» mostra cosa pagare giorno per giorno nei prossimi 14 giorni e cosa è scaduto. Il «Riepilogo» riporta gli importi per stato, limiti e spesa per voce nel mese e i grafici.
Gli stati sono fissi, ma l'iter di approvazione lo decidi tu; reparti, voci e approvatori si possono modificare. Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro, in italiano. È un modello a pagamento. Soglie e valori vanno verificati con le regole locali prima dell'uso.
Domande frequenti
Chi dovrebbe poter modificare il registro?
Idealmente una o due persone, di solito in amministrazione. Chi chiede il pagamento compila un modulo o scrive alla persona incaricata, che inserisce la riga.
Come gestisco i pagamenti rateali?
Una riga per rata, con la stessa causale e un numero di rata nella descrizione. Così scadenze e limiti mensili restano corretti.
Come distinguo urgente e normale?
Con una colonna «Priorità» (Alta, Media, Bassa) e un filtro. Meglio tre livelli: con cinque nessuno li usa in modo coerente.
Il registro basta come contabilità?
No: serve a gestire il flusso di approvazione e pagamento. La registrazione contabile resta nel tuo sistema ufficiale.
