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Registri di portineria in Excel: visitatori, consegna chiavi e pass

Registro visitatori, consegna chiavi e registro pass in Excel: stato «nell'edificio», evidenziazione delle chiavi non restituite e dei pass in scadenza, stampa del registro.

Registri di portineria in Excel: visitatori, consegna chiavi e pass
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A cosa serve

Tieni i registri della postazione di sicurezza in un unico file: chi è entrato e uscito, chi ha in consegna le chiavi dei locali, quali pass sono validi e quando scadono. Excel calcola da solo la durata della visita, mostra chi è nell'edificio in questo momento ed evidenzia le chiavi non restituite, i tempi superati e i pass in scadenza.

Cosa contiene

  • «Istruzioni»: come iniziare in 5 minuti, significato dei colori, avvertenze e promemoria sui dati personali.
  • «Parametri»: organizzazione, postazione, tempo massimo di permanenza del visitatore, fine dell'orario di lavoro, tempo massimo con la chiave in consegna, preavviso di scadenza del pass; elenchi di locali, reparti, addetti di turno, tipi di pass, documenti e motivi della visita.
  • «Visitatori»: fino a 1000 registrazioni: data, ora di ingresso, nome e cognome, documento, persona visitata e reparto, motivo, pass n., ora di uscita; durata, stato «nell'edificio / uscito» e controlli sono automatici.
  • «Chiavi»: fino a 600 registrazioni di consegna e restituzione, stato «in consegna / restituita», evidenziazione delle chiavi non restituite e riconsegnate più volte, numero di chiavi in consegna adesso.
  • «Pass»: registro di fino a 300 pass (monouso, temporanei, permanenti) con validità, stato e avviso N giorni prima della scadenza.
  • «Riepilogo»: visitatori per giorno e settimana, reparti più visitati, chiavi in consegna, pass in scadenza, grafico.
  • «Stampa registro»: il registro dei visitatori della data scelta in formato di stampa, con gli spazi per la firma dell'addetto di turno.

Per enti pubblici e grandi sedi

In un ente pubblico, una scuola, un ospedale o un'amministrazione l'addetto di turno vede chi si trova nell'edificio, mentre il responsabile della sicurezza ottiene un riepilogo pronto di visitatori e chiavi e l'elenco dei pass da rinnovare o ritirare. Il modulo di stampa del giorno scelto è utile per i cambi turno e i controlli.

A chi è utile

Agli addetti di turno e ai responsabili della sicurezza, al personale del controllo accessi, ai responsabili dei servizi generali e agli amministratori di edifici, ai dirigenti di scuole, ospedali, uffici e altre organizzazioni che tengono un registro dei visitatori, un registro di consegna delle chiavi e un registro dei pass.

Compatibilità

Excel 2007 e successivi, LibreOffice. Senza macro né collegamenti esterni. Il tempo massimo, la fine dell'orario di lavoro, il tempo con la chiave in consegna e il preavviso nell'esempio sono valori predefiniti: verificali con le norme locali e il tuo regolamento di accesso. È un registro di lavoro basato sulla struttura abituale, non un modulo ufficiale. Il file è in italiano. Contiene dati personali dei visitatori: conservalo e trattalo secondo le regole della tua organizzazione.

📘 Registro visitatori in Excel: ingressi, chiavi e pass in un unico file

Domande e risposte

Come vedo chi è nell'edificio adesso?
Il foglio «Visitatori» contrassegna con lo stato «Nell'edificio» le righe del giorno corrente senza ora di uscita; il numero è mostrato in alto nel foglio e nel «Riepilogo». Chi non è uscito nei giorni precedenti è evidenziato in rosso.
Posso impostare il tempo massimo di permanenza del visitatore?
Sì, nel foglio «Parametri» (120 minuti di default). Se il visitatore resta più a lungo, la riga diventa gialla con l'indicazione del superamento. Verifica il valore con il tuo regolamento di accesso.
Come vengono monitorate le chiavi non restituite?
Una chiave senza ora di restituzione ottiene lo stato «In consegna»; se non viene restituita entro la fine dell'orario di lavoro o resta fuori più delle ore impostate, la riga viene evidenziata. Anche una nuova consegna della chiave dello stesso ufficio senza restituzione viene segnalata.
Come funziona l'avviso di scadenza del pass?
Per ogni pass si indica «Valido fino al»; N giorni prima (14 di default) lo stato diventa «In scadenza tra…» e dopo la scadenza «Scaduto», finché non viene inserita la data di restituzione. L'elenco di questi pass è nel «Riepilogo».
È un modulo ufficiale di registro?
No, è un modulo di lavoro basato sulla struttura abituale di un registro; l'organizzazione può usare il proprio modulo. Il file contiene dati personali: conservalo secondo le regole della tua organizzazione.