Registro visitatori in Excel: ingressi, chiavi e pass in un unico file

Alla portineria di un ufficio, di una scuola o di un ospedale il registro cartaceo funziona finché tutto va bene. Quando serve sapere chi è ancora nell'edificio, chi ha le chiavi dell'archivio o quali pass scadono a fine mese, bisogna sfogliare pagine scritte a mano da persone diverse.

Un registro in Excel risolve gran parte del problema, a patto di strutturarlo bene. Qui vedi come organizzare i tre registri, le formule per durata e stato, un esempio e gli errori da evitare. In fondo c'è un modello pronto. Il registro contiene dati personali: tratta il file secondo le regole locali e quelle della tua organizzazione.

Come impostare i registri

1. Il registro dei visitatori

Una riga per visita: data, ora di ingresso, nome e cognome, documento, persona visitata e reparto, motivo, numero del pass, ora di uscita. Le ore devono essere vere ore di Excel (09:15), non testo.

La durata della visita, con ingresso in B2 e uscita in C2:

=SE(C2="";"";C2-B2)

formattata come [h]:mm. Lo stato:

=SE(C2="";"Nell'edificio";"Uscito")

Per sapere chi è dentro adesso: =CONTA.SE(stato;"Nell'edificio"). Se qualcuno risulta ancora dentro da ieri, probabilmente ha dimenticato di firmare l'uscita: meglio evidenziarlo.

2. Tempo massimo di permanenza

Imposta il limite in minuti in una cella (per esempio 120). La riga diventa gialla quando =(C2-B2)*1440>limite. Il valore è una scelta della tua organizzazione, da verificare con il regolamento di accesso.

3. Il registro delle chiavi

Una riga per ogni consegna: chiave o locale, persona, data e ora di consegna, ora di restituzione. Lo stato «In consegna» vale finché la restituzione è vuota. Una chiave non restituita a fine orario si evidenzia con una formattazione condizionale basata sull'ora di fine lavoro scritta nei parametri. Se lo stesso locale viene consegnato due volte senza restituzione, è un segnale da controllare:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(A:A;A2;E:E;"")>1;"Doppia consegna";"")

4. Il registro dei pass

Per ogni pass: numero, tipo (monouso, temporaneo, permanente), intestatario, validità. L'avviso di scadenza con preavviso di 14 giorni:

=SE(F2<OGGI();"Scaduto";SE(F2-OGGI()<=14;"In scadenza tra "&(F2-OGGI())&" giorni";"Valido"))

Un esempio con i numeri

Con un limite di 120 minuti, la visita di Verdi è evidenziata: 190 minuti sono 70 oltre il tempo massimo.

Errori comuni

• Registrare solo l'ingresso e dimenticare l'uscita: non si sa mai chi è dentro.
• Scrivere l'ora come testo («9.15 circa»).
• Tenere nello stesso file dati personali senza limitare l'accesso.
• Non conservare i registri secondo il periodo previsto dalle regole interne.

Modello Excel pronto: portineria

Il modello comprende sette fogli. «Istruzioni» spiega come iniziare in 5 minuti, il significato dei colori e le avvertenze sui dati personali. In «Parametri» imposti organizzazione, postazione, tempo massimo del visitatore, fine dell'orario di lavoro, tempo massimo con la chiave in consegna, preavviso di scadenza del pass, e gli elenchi di locali, reparti, addetti, tipi di pass, documenti e motivi. «Visitatori» ospita fino a 1000 registrazioni con durata, stato «nell'edificio / uscito» e controlli automatici. «Chiavi» gestisce fino a 600 consegne e restituzioni e segnala quelle non restituite e riconsegnate più volte. «Pass» tiene fino a 300 pass con validità, stato e avviso prima della scadenza. Il «Riepilogo» mostra visitatori per giorno e settimana, reparti più visitati, chiavi in consegna, pass in scadenza e un grafico. «Stampa registro» produce il registro dei visitatori della data scelta, con gli spazi per la firma dell'addetto di turno.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro né collegamenti esterni, in italiano. È un modello a pagamento. È un registro di lavoro, non un modulo ufficiale: valori predefiniti e regole vanno verificati con le norme locali.

Domande frequenti

Quanto tempo vanno conservati i registri?

Dipende dalle regole locali e interne: chiedi al responsabile della sicurezza o della protezione dei dati. Il file non decide per te.

Cosa scrivere come documento?

Il tipo di documento (carta d'identità, patente) e, se le regole lo consentono, solo le ultime cifre del numero. Meno dati registri, meno ne devi proteggere.

Come si gestisce un visitatore che resta più giorni?

Una riga per ogni giorno, con ingresso e uscita di quel giorno. Il conteggio dei presenti resta corretto.

Posso stampare il registro del giorno?

Sì, con un foglio di stampa che richiama le righe della data scelta e lascia lo spazio per la firma dell'addetto.