Gestione dei DPI e degli indumenti da lavoro in Excel

Guanti, scarpe antinfortunistiche, caschi, tute, giacche: in un magazzino, in una mensa o in un reparto produttivo i DPI e gli indumenti da lavoro si consegnano di continuo. Ogni articolo ha una durata d'uso, e se nessuno la segue si scopre troppo tardi che metà dei dipendenti ha un paio di scarpe da sostituire.

Con Excel si può tenere una scheda per ogni dipendente e calcolare in automatico la prossima sostituzione. Qui vedi come impostare le tabelle, le formule, un esempio numerico e gli errori comuni. In fondo c'è un modello pronto. Le durate e gli obblighi dipendono dalle norme del tuo paese e dalle mansioni: verifica sempre le regole applicabili.

Come impostare la gestione

1. L'elenco dei DPI

Una tabella con nome dell'articolo, durata d'uso in mesi e costo unitario:

I valori sono solo un esempio. La durata reale dipende dall'articolo, dalla mansione e dalle condizioni di lavoro.

2. L'elenco dei dipendenti

Nome, qualifica e reparto. Il reparto è la chiave per ottenere poi i costi per area.

3. Il registro delle consegne

Una riga per consegna: dipendente, articolo, data, quantità. Le colonne calcolate sono la data della prossima sostituzione e il costo:

=DATA.MESE(C2;CERCA.VERT(B2;DPI!$A$2:$C$50;2;FALSO))

=D2*CERCA.VERT(B2;DPI!$A$2:$C$50;3;FALSO)

4. Il semaforo di sostituzione

=SE(E2<OGGI();"Da sostituire";SE(E2-OGGI()<=30;"In scadenza";"In regola"))

5. Non contare la stessa consegna due volte

Se un dipendente riceve due volte le scarpe, solo l'ultima consegna conta. Una colonna di controllo:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(A:A;A2;B:B;B2;C:C;">"&C2)>0;"Sostituito";"Attuale")

Così la consegna precedente non genera falsi ritardi.

Il fabbisogno a tre mesi

Somma le quantità delle consegne attuali con data di sostituzione entro tre mesi da oggi, moltiplicate per il prezzo. Con SOMMA.PIÙ.SE e le condizioni ">="&OGGI() e "<="&DATA.MESE(OGGI();3) ottieni l'importo da mettere nell'ordine.

Un esempio con i numeri

Il costo medio per dipendente in magazzino è 1.250 / 12 = 104,17 €. Con questi dati si confrontano i reparti e si pianifica il budget dell'anno dopo.

Errori comuni

• Non far firmare la consegna: il foglio aiuta, ma la ricevuta resta necessaria secondo le regole locali.
• Usare la stessa durata per mansioni diverse.
• Dimenticare le taglie: in magazzino non si sa cosa ordinare.
• Cancellare le consegne vecchie, perdendo lo storico del singolo dipendente.

Modello Excel pronto: DPI e indumenti da lavoro

Il modello è costruito su queste tabelle. In «Parametri» imposti la data di calcolo, il preavviso di N giorni, il periodo dei costi e i reparti. «Elenchi» contiene i DPI con durata d'uso e costo e l'elenco dei dipendenti con qualifica e reparto. In «Consegne» registri fino a 500 consegne: dipendente, DPI, data, quantità; data della prossima sostituzione, semaforo e costo si calcolano da soli. La «Scheda personale» mostra tutte le consegne, le date di sostituzione e l'importo del dipendente scelto ed è pronta per la stampa. Il «Riepilogo» riporta i costi per reparto, il fabbisogno a tre mesi per gli ordini e un grafico.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro, in italiano. È un modello a pagamento. Le durate dell'esempio sono indicative: verificale con le norme che valgono per le tue mansioni prima dell'uso. Il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Chi decide la durata d'uso?

Di solito il responsabile della sicurezza, partendo dalle istruzioni del produttore, dalla valutazione dei rischi e dalle regole locali.

Come gestisco un articolo rovinato prima della scadenza?

Registra una nuova consegna con la data effettiva e una nota sul motivo. Lo stato dell'articolo precedente passa a «Sostituito».

Si può usare per i dipendenti stagionali?

Sì, basta aggiungere il nome e il reparto. Le consegne a fine stagione si chiudono con una nota di restituzione.

Come calcolo il fabbisogno per l'anno successivo?

Somma per articolo le sostituzioni previste nei prossimi dodici mesi e aggiungi una scorta per le nuove assunzioni.