Monitoraggio degli indicatori dei reparti in Excel: piano, consuntivo e semaforo

Con più reparti e decine di indicatori, i numeri finiscono in file diversi, con formati diversi e aggiornamenti in giorni diversi. In riunione il dirigente chiede «come stiamo andando?» e nessuno ha una risposta d'insieme.

La soluzione è una tabella uniforme in cui ogni riga è una coppia «reparto – indicatore» e le formule fanno il resto. In questa guida vedi come calcolare il raggiungimento, gestire gli indicatori «più è meglio» e «meno è meglio», impostare il semaforo e costruire una classifica, con un esempio. In fondo c'è un modello pronto.

Come impostare il monitoraggio

1. Due tabelle gemelle: piano e consuntivo

Una riga per ogni coppia reparto–indicatore, con i dodici mesi in colonna. Una tabella per il piano, una per il consuntivo, con le stesse righe nello stesso ordine. Alcune informazioni stanno nell'elenco degli indicatori: unità di misura, direzione (più è meglio o meno è meglio), modalità di cumulo (somma o media) e peso da 1 a 5.

2. Il raggiungimento

Per un indicatore «più è meglio» (fatturato, pratiche chiuse) il raggiungimento è consuntivo diviso piano. Per uno «meno è meglio» (reclami, ritardi, tempi) è piano diviso consuntivo:

=SE(direzione="più";consuntivo/piano;piano/consuntivo)

Per evitare che un valore anomalo falsi la media, limita il risultato con un massimale, per esempio 150%:

=MIN(1,5;SE(...))

3. Il cumulo da gennaio al mese di riferimento

Per le somme (fatturato) si sommano i mesi fino a quello scelto; per percentuali e tempi medi si fa la media. Con il mese di riferimento in una cella (numero da 1 a 12):

=SE(cumulo="somma";SOMMA(INDICE(C2:N2;1):INDICE(C2:N2;mese));MEDIA(INDICE(C2:N2;1):INDICE(C2:N2;mese)))

4. Il semaforo

Due soglie nei parametri: «Raggiunto» (per esempio 95%) e «Rischio» (per esempio 80%).

=SE(R2>=Parametri!$B$1;"Verde";SE(R2>=Parametri!$B$2;"Giallo";"Rosso"))

Sono soglie interne tue: scegli valori che hanno senso per la tua organizzazione.

5. La classifica dei reparti

Il punteggio di un reparto è la media pesata dei raggiungimenti dei suoi indicatori: =SOMMA.PRODOTTO(raggiungimenti;pesi)/SOMMA(pesi), con la selezione dei soli indicatori del reparto. Poi si ordina con GRANDE e INDICE/CONFRONTA.

Un esempio con i numeri

Nei reclami meno è meglio: 10 / 14 = 71,4%. Se avessi diviso consuntivo per piano avresti ottenuto 140% e un reparto in difficoltà sarebbe risultato un successo.

Errori comuni

• Dimenticare la direzione dell'indicatore: è l'errore più grave.
• Sommare percentuali invece di farne la media.
• Dare lo stesso peso a indicatori che non hanno la stessa importanza.
• Cambiare il piano a metà anno senza tenere traccia.

Modello Excel pronto: monitoraggio degli indicatori

Il modello ha quattro fogli. In «Elenchi» imposti anno, mese di riferimento, soglie del semaforo, reparti (fino a 12) e indicatori (fino a 20) con unità, direzione, cumulo e peso. «Piano» e «Consuntivo» contengono fino a 200 righe «reparto – indicatore» con i mesi da gennaio a dicembre; nel «Consuntivo» i nomi si riportano da soli. Il foglio «Calcolo» fornisce raggiungimento cumulato, semaforo, andamento rispetto al mese scorso e raggiungimento di ciascun mese. Il «Riepilogo» mostra la classifica dei reparti, il numero di indicatori in zona verde, gialla e rossa, la tabella dell'andamento per mese e due grafici.

Va bene per dirigenti, addetti al controllo e responsabili di unità che vogliono un quadro chiaro senza sistemi complessi. Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro, in italiano, con una tabella vuota e un esempio con dati fittizi. È un modello a pagamento. Soglie e pesi sono riferimenti interni da verificare con i piani della tua organizzazione.

Domande frequenti

Quanti indicatori conviene seguire per reparto?

Pochi: 5-8 ben scelti battono 30 indicatori che nessuno legge. Il modello arriva a 20 in totale.

Come si tratta un indicatore senza piano in un mese?

Lascia vuota la cella del piano: il raggiungimento di quel mese non viene calcolato e non altera la media.

Che differenza c'è tra raggiungimento cumulato e mensile?

Il mensile fotografa un solo mese, il cumulato tutto il periodo dall'inizio dell'anno. Il cumulato è più stabile, il mensile mostra prima i cambiamenti.

Posso confrontare reparti molto diversi?

Con cautela. La classifica ha senso se i piani sono realistici per ciascuno: un piano facile premia un reparto che non sta facendo meglio.