Жөндеу мен құрылыс объектісінің шығындарын Excel-де есепке алу

Жөндеу әрдайым дерлік жоспарланғаннан қымбатқа түседі. Себебі қарапайым: шығыстар чектерде, мессенджердегі хаттарда және «бір нәрсені қосып жіберейік» деген ауызша келісімдерде жоғалады. Ай соңында бюджеттің қанша жұмсалғанын, бригадаға қанша қарыз екенін және әлі қанша қажет екенін ешкім нақты айта алмайды.

Мақалада пәтерде, үйде немесе саяжайда жөндеу жасайтындарға арналған қарапайым есеп жүйесін қарастырамыз: бөлімдер бойынша бюджет, жұмыстар журналы, материалдар журналы және жоспар мен нақтыны салыстыратын жиынтық.

Алдымен бюджетті бөлімдерге бөліңіз

Жөндеуді бөлімдерге бөліңіз: «Бұзу жұмыстары», «Еден», «Сантехника», «Электр», «Қабырға мен төбе» және т.б. Әр бөлім үшін екі бөлек бюджет жазыңыз: жұмысқа және материалға. Сонда «бригада бағасы дұрыс, ал материал қымбат» немесе керісінше екені көрінеді.

Мысал бюджет:

Бөлімдерді сатып алу мен жұмыс жазбаларында ашылмалы тізімнен таңдаңыз (Data → Data Validation → List). Сонда бір бөлім әртүрлі жазылмайды.

Жұмыстар журналы

Бір жазба — бір жұмыс. Бағандар: күні, бөлім, жұмыс түрі, көлемі, өлшем бірлігі, бағасы, құны, төленгені.

Құны — көлем × баға: =D2*F2. Бригадаға қарыз қалдығы — құн минус төленгені:

=G2-H2

Бір жұмыс бойынша бірнеше төлем жасалса, төленгенін алдын ала бөлек жолдармен жазып, SUMIFS арқылы қосыңыз. Жалпы қарыз — барлық қалдықтардың қосындысы: =SUM(I2:I500).

Материалдар журналы

Материалдар журналы да солай: күні, бөлім, материал, саны, бағасы, сомасы, жеткізуші, чек нөмірі.

Сомасы — =C2*D2. Чек нөмірін жазып отыруды дағдыға айналдырыңыз: жөндеу соңында қайталанған чекті немесе қайтарылмаған тауарды табу оңайлайды. Қайтарылған материалды теріс санмен жазсаңыз, бөлім сомасы автоматты түрде азаяды.

Жоспар мен нақтыны салыстыру

Негізгі есеп — бөлім бойынша бюджет, нақты шығын және қалдық. Бөлім — A2, жұмыстың бюджеті — B2, материалдың бюджеті — C2 болса:

• жұмыс бойынша нақты: =SUMIFS(Жұмыстар!$G:$G;Жұмыстар!$B:$B;A2)
• материал бойынша нақты: =SUMIFS(Материалдар!$E:$E;Материалдар!$B:$B;A2)
• қалдық: =B2+C2-D2-E2

Қалдық теріс болса, ұяшықты қызылға бояңыз (Conditional Formatting → Less Than 0). Мысалы, «Еден» бөлімінде бюджет 650 000 ₸, ал жұмсалғаны 710 000 ₸: қалдық −60 000 ₸. Мұны жөндеу аяқталған соң емес, бөлімнің ортасында көрген дұрыс.

Қате жазылған бөлім

Ашылмалы тізімнен тыс бөлім жазылса немесе бөлім бос қалса, шығыс жиынтықта жоғалып кетпеуі керек. Бөлек жол қосыңыз: «Бөлімдерге бөлінбеген» = барлық шығыс − бөлімдер бойынша қосынды. Ол нөлден өзгеше болса, журналдарда қате жазба бар.

Қорытынды құнды болжау

Жөндеу аяқталмай тұрып, қорытынды құн қанша болатынын білгіңіз келеді. Қарапайым болжам: жұмыстардың нақты құнын бөлімнің дайындық пайызына бөлесіз, ал материалдарды нақты бойынша қосасыз.

Мысал: «Қабырға мен төбе» бөлімінде жұмысқа 240 000 ₸ жұмсалды, дайындық 60%. Болжамды құн = 240 000 / 0,6 = 400 000 ₸, бұл бюджетке тең. Материалға нақты 190 000 ₸ жұмсалса, бөлімнің болжамы 590 000 ₸ болады, бюджет 650 000 ₸. Формула:

=H2/J2

H2 — бөлімдегі жұмыстың нақты құны, J2 — дайындық (0-ден 1-ге дейін). Дайындық 0 болса, формулаға IF(J2=0;0;H2/J2) жазыңыз. Бұл — бағалау, нақты смета емес: дайындықты шынайы бағалаңыз, әйтпесе болжам жалған сенім береді.

Жиі кездесетін қателер

• Ауызша келісілген қосымша жұмыстарды журналға енгізбеу.
• Материалды бөлімсіз жазу.
• Бригадаға төленген аванстарды жеке дәптерде ұстау.
• Бюджетті жөндеу басталған соң бір рет қана жасап, жаңартпау.
• Өлшем бірліктерін араластыру (шаршы метр мен метр).

Дайын үлгі: жөндеу және құрылыс объектісін есепке алу

Формулаларды өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы және төрт парақтан тұрады.

«Параметрлер» парағында объект, күндер, бөлімдер бойынша бюджет (жұмыстарға және материалдарға бөлек) және бөлімдердің дайындығы беріледі. «Жұмыстар» парағы 500 жазбаға арналған журнал: күні, бөлім, жұмыс түрі, көлемі, бірлігі, бағасы, құны, төленгені және бригадаға қарыз қалдығы. «Материалдар» парағы 500 жазбаға арналған сатып алулар журналы: материал, саны, бағасы, сомасы, жеткізуші, чек нөмірі. «Жиынтық» парағында бөлімдер бойынша жоспар және нақты, бюджет қалдығы, бригадаға қарыз, қорытынды құн болжамы және екі диаграмма бар. Бөлім қате көрсетілсе, шығыс қызылмен ерекшеленіп, «Бөлімдерге бөлінбеген» жолында пайда болады.

Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Пәтерде немесе үйде жөндеу жасайтындарға, саяжай салып бригада жалдайтындарға, бірнеше объектіні жүргізетін прорабтар мен шеберлерге, сондай-ақ шағын жөндеу фирмаларына жарайды. Болжам — бағалау, нақты смета емес. Мөлшерлемелер мен басқа мәндерді жұмыс алдында қолданыстағы ережелермен салыстырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жөндеу бюджетіне қор қосу керек пе?

Күтпеген шығыстарға бюджеттің бір бөлігін қор ретінде қалдырған жөн. Қордың мөлшерін өзіңіз шешесіз, оны бөлек бөлім ретінде қосуға болады.

Бригада жұмысын қалай қабылдау керек?

Алдымен көлемді өлшеп, журналдағы көлеммен салыстырыңыз, содан кейін ғана соңғы төлемді жасаңыз. Төленген сомаларды әр жұмыс бойынша жазсаңыз, дау болмайды.

Бірнеше объектіні бір файлда жүргізуге бола ма?

Бір файл — бір объект. Басқа объект үшін файлдың көшірмесін сақтап, жаңа бюджет пен күндерді енгізіңіз.

Чектерді не істеу керек?

Чектің суретін түсіріп, журналдағы чек нөмірін жазыңыз. Қағаз түпнұсқаларды жөндеу аяқталғанша сақтап қойыңыз.