ЖҚҚ мен арнаулы киім беруді Excel-де қалай есепке алуға болады

Арнаулы киім мен жеке қорғану құралдары (ЖҚҚ) үнемі беріліп тұрады, ал әр позицияның тозу мерзімі әртүрлі: қолғап бір айға, етік бір жылға, каска бірнеше жылға жетеді. Қолмен жүргенде «кімге не қашан берілді, қашан ауыстыру керек» деген сұрақ қағаз карточкалардың арасында жоғалады, ал қоймашы тапсырыс бергенде әдетте «барынша қауіпсіз болу үшін» көбірек алады.

Excel журналы осы екі мәселені шешеді: келесі ауыстыру күнін өзі есептейді, ал тапсырысты алдағы мерзімге қажеттілік бойынша жоспарлауға мүмкіндік береді. Мақалада журнал құрылымы мен негізгі формулалар көрсетілген.

Үш тізім: ЖҚҚ, қызметкерлер, беру

ЖҚҚ анықтамалығы. Әр позиция бір жол: атауы, тозу мерзімі (айлармен), бір данасының құны.

Қызметкерлер. Аты-жөні, лауазымы, бөлімшесі.

Беру журналы. Бір беру — бір жол: қызметкер, ЖҚҚ, берілген күні, саны, келесі ауыстыру күні, құны.

Мәндер шынайы болуы үшін қызметкер мен ЖҚҚ ашылмалы тізімнен таңдалуы тиіс (Data → Data Validation → List). Тозу мерзімдері мен құнын бір рет анықтамалыққа жазасыз. Тозу мерзімдері нормалар бойынша белгіленеді: Excel-де берілген мәндерді мамандықтарыңыз бен еңбек жағдайыңыздағы қолданыстағы нормалармен салыстырыңыз.

Келесі ауыстыру күнін есептеу

Беру күні C2, ЖҚҚ атауы B2 болса:

=EDATE(C2;VLOOKUP(B2;ЖҚҚ!$A:$C;2;FALSE))

EDATE беру күніне тозу мерзімінің айларын қосады. Құнын да анықтамалықтан аласыз: =D2*VLOOKUP(B2;ЖҚҚ!$A:$C;3;FALSE), мұндағы D2 — саны.

Күй және бағдаршам

Қанша күн қалғанын көрсету үшін ескерту күнін (мысалы, 30) бір параметр ұяшығына шығарыңыз ($K$1). Күй:

=IF(E2<TODAY();"Ауыстыру керек";IF(E2-TODAY()<=$K$1;"Жақында ауыстыру";"Жарамды"))

Conditional Formatting арқылы «Ауыстыру керек» жолын қызылға, «Жақында ауыстыру» жолын сарыға бояңыз.

Қайта берілгенде не болады

Жиі қате: бір қызметкерге бір ЖҚҚ қайта берілгенде ескі жол «кешікті» деп қала береді. Ауыстырылған берудің күйін ескермеу үшін тек соңғы беру есептелуі тиіс. Беру журналында соңғы берудің күн санын салыстыру жеткілікті:

=IF(MAXIFS(C:C;A:A;A2;B:B;B2)=C2;"Соңғы";"Ауыстырылды")

Қызметкер — A, ЖҚҚ — B, күні — C. MAXIFS Excel 2019-дан бастап бар; ескі нұсқада =IF(COUNTIFS(A:A;A2;B:B;B2;C:C;">"&C2)=0;"Соңғы";"Ауыстырылды") жазыңыз. Содан кейін күй формуласына «Ауыстырылды» жолдарын қосыңыз: олар жалған кешіктіруді шығармайды.

Жеке карточка

Әр қызметкерге не берілгенін көрсететін карточка керек болады. Қағаз карточканың орнына таңдалған қызметкер бойынша беру журналынан жолдарды тартасыз: ЖҚҚ, берілген күні, ауыстыру күні, сомасы. Қызметкерді ашылмалы тізімнен таңдайсыз да, парақты басып шығарасыз. Тізбеде жиынтық сома да болады: =SUMIFS(F:F;A:A;K1).

Шығындар және қажеттілік

Бөлімшелер бойынша шығындар кезең ішіндегі берулердің сомасы:

=SUMIFS(F:F;G:G;"Қойма";C:C;">="&$K$2;C:C;"<="&$K$3)

Мұндағы G — бөлімше, K2 және K3 — кезең шегі. Мысал: қойма бөлімшесінде үш айда 18 қолғап жұбы (350 ₸) және 4 етік (12 000 ₸) берілді. Шығын = 18 × 350 + 4 × 12 000 = 54 300 ₸.

Тапсырыс үшін алдағы үш айдағы қажеттілікті санау керек: ауыстыру күні осы кезеңге түсетін ең соңғы берулердің бірліктері, құнға көбейтілген.

=SUMIFS(D:D;E:E;"<="&EDATE(TODAY();3);H:H;"Соңғы")

Бұл тек бағалау: қоймада қалған қалдықты қосымша ескеру керек.

Жиі кездесетін қателер

• Мерзімді «бір жыл» деп жалпы қою, ал шын мәнінде әр позицияның тозу мерзімі әртүрлі.
• Қайта беруді ескермеу.
• Қызметкер бөлімшесін ауыстырғанда журналды жаңартпау.
• Ақпаратты қағаз карточкада да, Excel-де де қатар жүргізіп, екі жақта әртүрлі нәтиже алу.

Дайын үлгі: ЖҚҚ және арнаулы киім беру есебі

Формулаларды өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы және бірнеше парақтан тұрады.

«Параметрлер» парағында есептік күн, N күн бұрын ескерту, шығындар кезеңі және бөлімшелер беріледі. «Анықтамалықтар» парағында тозу мерзімі мен құны бар ЖҚҚ және лауазымдары мен бөлімшелері бар қызметкерлер тізімі тұрады. «Беру» парағы 500 берудің журналы: қызметкер, ЖҚҚ, күні, саны, келесі ауыстыру күні, бағдаршам және құны. «Карточка» парағында таңдалған қызметкердің басып шығаруға арналған жеке карточкасы өзі пайда болады. «Жиынтық» парағында бөлімшелер бойынша шығындар және 3 айға қажеттілік бар, диаграммамен.

Бір ЖҚҚ қайта берілгенде күй соңғы беру бойынша есептеледі, ал бұрынғы берулер «Ауыстырылды» деп белгіленеді және жалған кешігулер тудырмайды. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Бұл бухгалтерлік бағдарлама емес, қарапайым формулалардағы Excel кестесі. Мерзімдер мен мөлшерлемелерді жұмыс алдында қолданыстағы ережелермен салыстырыңыз. Үлгіні сатып алған соң жобаның барлық түзетулері мен жаңа нұсқаларын тегін аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Тозу мерзімін қайдан алу керек?

Өндірушінің нұсқаулығынан және еңбекті қорғау жөніндегі қолданыстағы нормалардан. Мерзімді бір рет анықтамалыққа енгізесіз, ал кесте онымен өзі есептейді.

Қызметкер жұмыстан кетсе, оның жазбасын не істеу керек?

Беру жазбаларын өшірмеңіз: оларды мұрағаттау үшін қалдырыңыз. Қызметкерлер тізімінен ол шықса да, шығындар есебі сақталады.

Үш айға қажеттілік қалай есептеледі?

Ауыстыру мерзімі келген немесе алдағы үш айда келетін соңғы берулердегі бірліктер саны, анықтамалықтағы бағаға көбейтіледі. Қоймадағы қалдықты өзіңіз шегересіз.

Карточканы қалай басып шығаруға болады?

Карточка парағында тізімнен қызметкерді таңдаңыз: оның барлық берулері, ауыстыру мерзімдері және сомасы өзі пайда болады, парақты басып шығару ыңғайлы.