KHIZHNYAKOVEwidencja karnetów i wizyt w Excelu dla klubu fitness i studia
Ewidencja karnetów i wizyt w Excelu — szablon Excel — Zobacz szablon →
W studiu jogi, klubie fitness czy szkole tańca pytania wracają co tydzień: ile wejść zostało pani Annie, czy karnet pana Marka jeszcze obowiązuje, kto nie był od miesiąca. Zeszyt przy recepcji szybko staje się nieczytelny, a pomyłki kosztują pieniądze albo zaufanie klienta.
Poniżej opisuję, jak zbudować ewidencję karnetów i wizyt w Excelu: jakie tabele przygotować, jak odliczać zajęcia i jak wychwycić klientów, którym kończy się ważność karnetu.
Cztery tabele
- Typy karnetów: nazwa, liczba zajęć, okres ważności, cena.
- Klienci: imię, kontakt.
- Karnety: sprzedaż konkretnemu klientowi z datą.
- Wizyty: data i klient.
Najważniejsza zasada brzmi: liczba pozostałych zajęć nie jest wpisywana, tylko liczona z wizyt. Dzięki temu nikt nie musi pamiętać o odjęciu jedynki.
Typy karnetów
Przykład:
| Typ | Zajęcia | Okres | Cena |
|---|---|---|---|
| 8 wejść | 8 | 30 dni | 240 zł |
| Open | bez limitu | 30 dni | 180 zł |
| Jedno wejście | 1 | 1 dzień | 40 zł |
Jedno wejście na karnecie 8-wejściowym kosztuje 30 zł. Jeśli klient wykorzysta tylko 5 zajęć, realnie zapłaci 48 zł za wejście, więc przedłużenie i regularność są w interesie obu stron.
Koniec karnetu
Datę zakończenia liczysz jako sprzedaż plus okres, a ewentualne zamrożenie dodajesz w osobnej kolumnie dni dodatkowych:
=B2+D2+E2
Przy okresach miesięcznych użyj funkcji DATA.MIESIĄCA:
=DATA.MIESIĄCA(B2;1)+E2
Odliczanie zajęć
Wykorzystane zajęcia to liczba wizyt klienta między datą sprzedaży a zakończeniem karnetu:
=LICZ.WARUNKI(Wizyty!$B:$B;A2;Wizyty!$A:$A;">="&B2;Wizyty!$A:$A;"<="&C2)
Pozostałe zajęcia to limit minus wykorzystane. Dla karnetów bez limitu kontrolujesz tylko okres.
Przykład: karnet 8 wejść sprzedany 1 marca, ważny do 31 marca. W marcu klient był 5 razy, zostają 3 zajęcia. Jeśli 31 marca minie, a zostaną nadal 3, karnet wygasa z niewykorzystanymi wejściami, co warto uwzględnić w regulaminie.
Statusy
Prosta formuła ze statusem:
=JEŻELI(C2<DZIŚ();"Wygasł";JEŻELI(G2=0;"Wykorzystany";JEŻELI(C2-DZIŚ()<=7;"Wkrótce wygaśnie";"Aktywny")))
Próg siedmiu dni to wartość przykładowa. Formatowanie warunkowe podświetli „Wkrótce wygaśnie”, a recepcja zobaczy, komu zaproponować przedłużenie.
Zamrożenie karnetu
Klient jedzie na urlop albo choruje i prosi o wstrzymanie karnetu. Nie zmieniaj daty sprzedaży, bo zniekształcisz przychód i historię. Dopisz liczbę dni zamrożenia w osobnej kolumnie, a data zakończenia przesunie się o tyle dni. Dzięki temu widać, ile karnetów było zamrażanych i jak często.
Klienci, którzy zniknęli
Dla każdego klienta policz datę ostatniej wizyty (w nowszych wersjach Excela funkcją MAKS.WARUNKÓW) i odejmij od dziś. Osoby, które nie były od 30 dni, to dobra lista do krótkiej wiadomości z pytaniem, czy wszystko w porządku.
Przychód i frekwencja
Przychód z karnetów to suma cen sprzedanych w danym miesiącu. Frekwencję według grup policzysz funkcją LICZ.JEŻELI na wizytach. Porównanie miesięcy pokazuje sezonowość, na przykład spadek w wakacje.
Typowe błędy
- Wpisywanie liczby pozostałych zajęć ręcznie.
- Brak kontroli, czy wizyta mieści się w ważnym karnecie.
- Zamrożenie karnetu przez zmianę daty sprzedaży zamiast osobnej kolumny.
- Duplikaty klientów pod różnymi zapisami nazwiska.
- Sprzedaż karnetu bez wpisania daty, od której ma obowiązywać.
- Brak daty ostatniej wizyty, przez co nie wiadomo, kogo przypomnieć.
Gotowy szablon ewidencji karnetów
Szablon jest płatny, a cenę widzisz na stronie produktu. Arkusz „Typy” zawiera rodzaje karnetów: zajęcia, okres, cenę. „Klienci” przechowują kontakty, liczbę wizyt i dni bez wizyt. Arkusz „Karnety” przyjmuje do 1500 sprzedaży i liczy zakończenie, wykorzystano, pozostało oraz status.
„Wizyty” to do 8000 wpisów z kontrolą ważnego karnetu. Zamrożenie karnetu załatwisz kolumną „Dodatkowe dni”, a termin zakończenia się przesunie. Status „Wkrótce wygaśnie” jest podświetlony i uwzględniony w podsumowaniu. Arkusz „Podsumowanie” zawiera przychód, aktywne karnety i frekwencję według grup i miesięcy.
W pakiecie jest pusta tabela i wypełniony wzór z fikcyjnymi danymi. Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr.
FAQ
Jak rozliczać karnety, które wygasły z niewykorzystanymi wejściami?
To kwestia regulaminu. Zapisz zasady w widocznym miejscu i stosuj je konsekwentnie. Arkusz tylko pokaże, ile zajęć pozostało.
Czy można prowadzić zajęcia grupowe i indywidualne w jednym pliku?
Tak, jako osobne typy karnetów. Do podsumowań warto dodać grupę, żeby porównywać frekwencję.
Jak często warto sprawdzać listę kończących się karnetów?
Najlepiej raz w tygodniu. Jedna rozmowa z klientem przed końcem karnetu jest skuteczniejsza niż przypomnienie po fakcie.
Ile danych klientów można przechowywać?
Zbieraj tylko to, co potrzebne do kontaktu, i zadbaj o ochronę pliku zgodnie z obowiązującymi przepisami o danych osobowych.
