KHIZHNYAKOVEwidencja remontu i budowy w Excelu: prace, materiały, budżet
Ewidencja remontu i budowy w Excelu: prace ekipy, materiały, płatności, pozostały budżet — szablon — Zobacz szablon →
Wiele osób, które remontują mieszkanie lub budują dom, zaczyna od jednej kwoty w głowie. Po miesiącu są paragony w kieszeni kurtki, wiadomości od majstra z cenami i ustna zaliczka dla ekipy. Gdy ktoś pyta, ile już wydano i ile jeszcze zostało, trudno odpowiedzieć bez godziny liczenia.
Wystarczą dwa dzienniki i jedno podsumowanie. Poniżej opisuję, jak je ułożyć w Excelu, jakie formuły zastosować i jak policzyć prognozę kosztu końcowego. Ten sam układ sprawdza się przy małych firmach remontowych prowadzących kilka obiektów.
Budżet według kategorii
Zacznij od listy kategorii: np. burzenie, instalacje, tynki, podłogi, malowanie, kuchnia, łazienka. Dla każdej wpisz planowany budżet osobno na prace i osobno na materiały. Rozdzielenie ma sens, bo prace płaci się ekipie, a materiały dostawcom, i oba strumienie rozliczają się inaczej.
Dwa dzienniki
Dziennik prac ekipy
Wiersz to jedna praca: data, kategoria, rodzaj prac, ilość, jednostka, stawka, koszt, kwota zapłacona. Formuły:
Koszt: =E2*G2
Zadłużenie wobec ekipy dla danej pracy: =H2-I2
Dziennik zakupów
Wiersz to jeden zakup: data, kategoria, materiał, ilość, cena, kwota, dostawca, numer paragonu. Kwota to ilość razy cena. Numer paragonu pozwala potem odnaleźć dokument.
Podsumowanie: plan a rzeczywistość
Dla każdej kategorii sumuj wydatki funkcją SUMA.JEŻELI:
=SUMA.JEŻELI(Prace!$B:$B;A2;Prace!$H:$H)+SUMA.JEŻELI(Materiały!$B:$B;A2;Materiały!$F:$F)
Pozostały budżet to plan minus wydatki. Wartość ujemna oznacza przekroczenie i warto podświetlić ją na czerwono. Łączne zadłużenie wobec ekipy to suma kolumny „pozostałe” z dziennika prac.
Prognoza kosztu końcowego
Koszt prac na bieżąco niewiele mówi, jeśli kategoria jest zrobiona w 30%. Prosta prognoza to koszt prac podzielony przez zaawansowanie (w procentach) plus koszt materiałów. Przykład: tynki, wydano na prace 3 000 zł przy zaawansowaniu 60%. Prognozowany koszt prac to 3 000 / 0,6 = 5 000 zł. Jeśli budżet na prace tej kategorii wynosi 4 500 zł, wiadomo już teraz, że zabraknie 500 zł.
| Kategoria | Budżet prac | Wydano | Zaawansowanie | Prognoza | Różnica |
|---|---|---|---|---|---|
| Tynki | 4 500 zł | 3 000 zł | 60% | 5 000 zł | −500 zł |
| Podłogi | 6 000 zł | 1 800 zł | 30% | 6 000 zł | 0 zł |
Prognoza jest przybliżeniem i zakłada, że reszta pracy będzie kosztować tyle samo na procent zaawansowania, co dotychczasowa.
Najczęstsze błędy
- Brak rozdziału prac i materiałów.
- Zaliczki dla ekipy zapisane „w pamięci”.
- Paragony bez numeru i kategorii.
- Zaawansowanie wpisywane optymistycznie, a nie na podstawie zrobionej pracy.
- Zakładanie, że budżet to cena końcowa. Zostaw rezerwę na niespodzianki.
Gotowy szablon ewidencji remontu
Płatny szablon prowadzi te dzienniki za ciebie. Podsumowanie samo porównuje plan z rzeczywistością w każdej kategorii, pokazuje zadłużenie wobec ekipy i ostrzega o przekroczeniu jeszcze przed końcem remontu.
Arkusze:
- „Parametry”: obiekt, daty, budżet według kategorii osobno na prace i na materiały oraz zaawansowanie kategorii.
- „Prace”: dziennik na 500 wpisów z ilością, jednostką, stawką, kosztem, zapłaconą kwotą i zadłużeniem wobec ekipy.
- „Materiały”: dziennik zakupów na 500 wpisów z ilością, ceną, kwotą, dostawcą i numerem paragonu.
- „Podsumowanie”: plan i rzeczywistość według kategorii, pozostały budżet, zadłużenie wobec ekipy, prognoza kosztu końcowego i dwa wykresy.
Szablon przyda się osobom remontującym mieszkanie lub dom, budującym domek z zatrudnioną ekipą, majstrom prowadzącym kilka obiektów oraz małym firmom remontowym. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. To arkusz na zwykłych formułach, nie program księgowy, a obliczenia są orientacyjne.
FAQ
Czy ewidencja zastępuje kosztorys?
Nie. Kosztorys powstaje przed remontem i określa plan. Ewidencja pokazuje, co faktycznie wydano i jak to ma się do planu.
Jak zapisywać zaliczki dla ekipy?
Wpisz je jako kwotę zapłaconą przy odpowiedniej pracy. Różnica między kosztem a zapłatą pokaże, ile zostało do wypłaty.
Co zrobić z pracami dodatkowymi?
Dopisz je jako nowe wiersze w odpowiedniej kategorii. Jeśli nie było dla nich budżetu, wzrost kosztu od razu będzie widoczny.
Jak często aktualizować zaawansowanie?
Raz na tydzień lub po zakończeniu etapu. Częstsze zmiany niewiele dadzą, a rzadsze zaburzą prognozę.
