KHIZHNYAKOVEwidencja wydawania odzieży roboczej i ŚOI w Excelu
Ewidencja wydawania ŚOI i odzieży roboczej w Excelu: karty osobiste, terminy wymiany, koszty — szablon Excel — Zobacz szablon →
Buty, rękawice, kombinezony, kaski, okulary. Odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej (ŚOI) wydaje się cały rok, a każda pozycja ma inny okres noszenia. Papierowa karta pracownika pokazuje, co wydano, ale nikt nie liczy na bieżąco, komu za miesiąc kończy się termin, ani ile pieniędzy pójdzie na zamówienie.
W tym poradniku pokazuję, jak w Excelu zbudować ewidencję wydań z automatycznym terminem wymiany, jak policzyć koszty według działów i jak oszacować zapotrzebowanie na najbliższe miesiące. Normy i okresy noszenia zawsze zależą od zawodu, warunków pracy i lokalnych przepisów, dlatego w przykładach wartości są poglądowe.
Trzy tabele
Słownik ŚOI
Dla każdej pozycji: nazwa, okres noszenia w miesiącach, koszt jednostkowy. Przykład: rękawice ochronne, 3 miesiące, 8 zł; buty robocze, 12 miesięcy, 120 zł.
Pracownicy
Imię i nazwisko, stanowisko, dział. Dzięki temu koszty da się grupować według działów.
Wydania
Wiersz to jedno wydanie: pracownik, ŚOI, data, ilość. Pozostałe kolumny liczą się formułami.
Formuły
Data następnej wymiany:
=DATA.MIESIĄCA(C2;WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Słowniki!$A$2:$C$30;2;FAŁSZ))
Koszt wydania:
=D2*WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Słowniki!$A$2:$C$30;3;FAŁSZ)
Sygnalizacja (z progiem ostrzeżenia, np. 30 dni):
=JEŻELI(E2<DZIŚ();"Wymiana";JEŻELI(E2-DZIŚ()<=$B$1;"Wkrótce";"OK"))
Koszty według działu w danym okresie to SUMA.WARUNKÓW po dziale pracownika i dacie wydania. Jeśli dział nie znajduje się w tabeli wydań, dodaj kolumnę pomocniczą, która go pobiera funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO.
Gdy to samo ŚOI wydano ponownie
To najczęstsza pułapka. Pracownik dostał rękawice w styczniu i w kwietniu, więc styczniowe wydanie dawno przestało być aktualne i nie powinno oznaczać „Wymiana”. Status trzeba liczyć według ostatniego wydania danej pozycji. Wcześniejsze wydania oznaczasz jako „wymienione”. Sprawdza się kolumna z formułą LICZ.WARUNKI, która zlicza późniejsze wydania tego samego ŚOI temu samemu pracownikowi.
Przykład z liczbami
Magazynier dostał 1 marca buty (12 miesięcy, 120 zł) i dwie pary rękawic (3 miesiące, 8 zł każda). Termin wymiany butów to 1 marca następnego roku, rękawic 1 czerwca. Koszt wydania: 120 + 2 × 8 = 136 zł. W czerwcu dostał nowe rękawice, więc marcowe wydanie rękawic przestaje świecić się na czerwono.
| ŚOI | Okres | Wydano | Następna wymiana | Koszt |
|---|---|---|---|---|
| Buty | 12 mies. | 1.03 | 1.03 przyszłego roku | 120 zł |
| Rękawice (2 szt.) | 3 mies. | 1.03 | 1.06 | 16 zł |
Zapotrzebowanie na kolejne miesiące
Zamów to, co trzeba wymienić już teraz lub w ciągu trzech miesięcy. Liczba sztuk z ostatnich wydań, których termin już nastał albo nastąpi w tym okresie, razy cena jednostkowa daje budżet zamówienia. Formuła opiera się na SUMA.WARUNKÓW z warunkiem terminu mniejszego lub równego DATA.MIESIĄCA(DZIŚ();3).
Najczęstsze błędy
- Okres noszenia wpisany na stałe w formule zamiast w słowniku.
- Traktowanie starych wydań jako nadal aktualnych.
- Brak działu, więc kosztów nie da się podzielić.
- Brak karty osobistej do druku i podpisu pracownika.
- Kopiowanie cudzych norm bez sprawdzenia ich w swoich przepisach.
Gotowy szablon ewidencji ŚOI i odzieży
Płatny szablon robi całą tę robotę. Tabela liczy datę następnej wymiany według okresu noszenia, podświetla, co trzeba wymienić, i pokazuje koszty według działów oraz zapotrzebowanie na najbliższe trzy miesiące.
Arkusze:
- „Parametry”: data obliczeń, ostrzeżenie na N dni, okres kosztów i działy.
- „Słowniki”: ŚOI z okresem noszenia i kosztem oraz pracownicy ze stanowiskami i działami.
- „Wydania”: do 500 wydań z datą następnej wymiany, sygnalizacją i kosztem.
- „Karta”: karta osobista wybranego pracownika do druku.
- „Podsumowanie”: koszty według działów, zapotrzebowanie na 3 miesiące i wykres.
Przy ponownym wydaniu tej samej pozycji status liczy się według ostatniego wydania, a wcześniejsze są oznaczane jako „Wymieniona”. Szablon przyda się specjalistom BHP, magazynierom, kierownikom gospodarczym i produkcji. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Okresy w przykładzie są poglądowe, więc sprawdź je z normami obowiązującymi w twoim zawodzie i warunkach pracy.
FAQ
Skąd wziąć okresy noszenia?
Z norm i regulaminów obowiązujących w twojej firmie oraz z lokalnych przepisów. Excel liczy tylko według wartości, które wpiszesz.
Czy karta pracownika wymaga podpisu?
Wydruk karty daje miejsce na potwierdzenie, ale to, czy i jak ma być prowadzona dokumentacja, wynika z lokalnych zasad. Sprawdź je u siebie.
Jak ewidencjonować zwroty?
Dopisz uwagę przy wierszu wydania lub osobną kolumnę zwrotu. Przy ponownym wydaniu poprzednie wydanie jest traktowane jako zastąpione.
Co z odzieżą wydawaną zbiorowo?
Wpisz ją na każdego pracownika w osobnym wierszu. Tylko wtedy kartę osobistą i koszt per osoba da się policzyć poprawnie.
