Kontrola terminów kadrowych w Excelu: okres próbny, umowy na czas określony i badania

Okres próbny kończy się w piątek, a decyzji nikt nie podjął. Umowa na czas określony wygasa, bo kalendarz leżał w czyjejś głowie. Badania lekarskie wygasły trzy tygodnie temu. Takie historie nie wynikają ze złej woli, tylko z rozproszenia dat po różnych dokumentach.

Pokażę, jak zebrać wszystkie terminy w jednym rejestrze, policzyć koniec okresu próbnego, dni do każdego terminu i ustawić kolorowe ostrzeżenia. Dodamy też listę „co zrobić”, która pokazuje tylko pilne sprawy. Na końcu opis gotowego szablonu.

Jak zbudować rejestr terminów kadrowych

1. Jeden wiersz na pracownika

Kolumny z datami: przyjęcie do pracy, długość okresu próbnego w miesiącach, koniec umowy na czas określony, termin badań lekarskich, termin szkolenia lub certyfikacji. Pola, które nie dotyczą danej osoby, zostaw puste.

2. Koniec okresu próbnego

Koniec to data przyjęcia plus liczba miesięcy minus jeden dzień:

=JEŻELI(LUB(B2="";C2="");"";NR.SER.DATY(B2;C2)-1)

Rzeczywiste zasady liczenia okresu próbnego sprawdź w lokalnych przepisach i w umowie.

3. Dni do terminu

=JEŻELI(D2="";"";D2-DZIŚ())

Wartość ujemna oznacza zaległość. Gdy okres próbny już minął, nie traktuj go jako terminu: inaczej każdy pracownik po okresie próbnym będzie dawał fałszywy alarm. Użyj warunku, że termin liczy się tylko wtedy, gdy nie ma wpisanej decyzji.

4. Najbliższy termin

Dla każdego pracownika wyciągasz najmniejszą z liczb dni (pomijając puste): =MIN(F2;H2;J2;L2). Funkcja MIN pomija puste komórki, ale uważaj na zera.

5. Status

=JEŻELI(najbliższy<0;"Po terminie";JEŻELI(najbliższy<=30;"Wkrótce";"W porządku"))

Próg 30 dni umieść w ustawieniach. Formatowanie warunkowe koloruje wiersze na czerwono, żółto i zielono.

6. Lista „co zrobić”

Na osobnym arkuszu zbierz tylko osoby ze statusem „Po terminie” lub „Wkrótce”, najpilniejsze na górze. Bez FILTER można to zrobić funkcjami MAŁE i PODAJ.POZYCJĘ na kluczu pomocniczym: dni do terminu plus numer wiersza podzielony przez tysiąc, żeby uniknąć powtórzeń.

Przykład z liczbami

Pracownik przyjęty 15 stycznia 2025, okres próbny 3 miesiące, umowa na czas określony do 14 lipca 2025, badania ważne do 20 września 2025. Dziś jest 25 marca 2025.

Najbliższy termin: 20 dni, status „Wkrótce”. Taka osoba trafia na górę listy „co zrobić”, a przełożony ma czas na decyzję o dalszej współpracy.

Częste błędy

• Brak daty przyjęcia w tabeli. Bez niej nie policzy się okresu próbnego.
• Okres próbny bez końca. Gdy już się skończył, powinien przestać alarmować.
• Zbyt krótki horyzont ostrzeżeń. 7 dni to za mało na decyzję lub umówienie badań.
• Zdublowane rejestry. Osobny plik dla umów i osobny dla badań to gwarancja rozbieżności.
• Ręczna aktualizacja daty „dziś”. Użyj funkcji DZIŚ, żeby wskaźniki odświeżały się same.

Gotowy szablon kontroli terminów kadrowych

Szablon (płatny) zbiera wszystkie daty w jednym rejestrze:

• „Ustawienia”: organizacja, data raportu (aktualizuje się sama) i liczba dni, na ile przed terminem ostrzegać (domyślnie 30).
• „Rejestr”: do 60 pracowników z przyjęciem, okresem próbnym, umową na czas określony, badaniami lekarskimi oraz szkoleniem lub certyfikacją, dniami do terminów, najbliższym terminem i statusem.
• „Co zrobić”: automatyczna lista pracowników ze statusem „Po terminie” lub „Wkrótce”, najpilniejsi na górze.
• „Podsumowanie”: ile terminów jest po terminie i wkrótce wygasa według rodzajów i działów oraz wykres.

Gdy okres próbny się skończył, przestaje być terminem. Po przedłużeniu terminu wpisz nową datę w tej samej komórce, a czerwone lub żółte wypełnienie zniknie samo. Pusty szablon pokazuje dzisiejszą datę, a w przykładzie data jest ustalona. Excel 2007 i nowszy lub LibreOffice, bez makr. To arkusz na zwykłych formułach, a nie program kadrowo-płacowy. Progi sprawdź z lokalnymi przepisami.

FAQ

Ile dni przed terminem ostrzegać?

Dla okresu próbnego wystarczy zwykle 14 do 30 dni, dla badań lekarskich lepiej 30 do 45, bo trzeba umówić wizytę. Ustaw próg wspólny albo osobne dla każdego rodzaju.

Jak liczyć okres próbny, gdy ktoś przyjmuje się w środku miesiąca?

Zasada „data plus miesiące minus jeden dzień” działa niezależnie od dnia miesiąca. Excel sam przesunie datę na koniec krótszego miesiąca, gdy to konieczne.

Czy rejestr zastępuje system kadrowy?

Nie. Pilnuje terminów, ale dokumentacji kadrowej, wynagrodzeń i obowiązków sprawozdawczych nie prowadzi.

Co z pracownikami bez końca umowy?

Zostaw pole puste. Pusty termin nie generuje alarmu i nie wpływa na status.