Kontrola poleceń kierownika w Excelu: terminy, przedłużenia i przeterminowania

Po naradzie powstaje dziesięć ustaleń. Za tydzień pamięta się trzy, a po miesiącu okazuje się, że termin jednego z poleceń został po cichu przesunięty trzeci raz. Bez prostego rejestru trudno stwierdzić, kto faktycznie wykonuje zadania w terminie, a kto często prosi o więcej czasu.

W tym poradniku pokazuję, jak w Excelu prowadzić rejestr poleceń: co zapisywać, jak liczyć status, opóźnienie i przedłużenia oraz jak obliczyć odsetek wykonania w terminie dla każdej osoby odpowiedzialnej. Na końcu opis gotowego szablonu.

Jak prowadzić rejestr poleceń

1. Co zapisywać

Jedno polecenie to jeden wiersz. Kolumny: źródło (narada, adnotacja, e-mail), dane źródła, data, treść, osoba odpowiedzialna, termin, przedłużenia, data faktycznego wykonania. Treść formułuj konkretnie: „przygotować zestawienie kosztów za kwartał” zamiast „zająć się kosztami”.

2. Słowniki

Osoby odpowiedzialne i źródła poleceń wybieraj z listy rozwijanej, żeby nazwiska zapisywały się jednakowo. Bez tego podsumowanie po osobach zlicza „Kowalski” i „Kowalski J.” osobno.

3. Obowiązujący termin

Gdy termin zostaje przedłużony, nie nadpisujesz starej daty. Dopisujesz nową w kolumnie „Przedłużono do”. Obowiązuje najpóźniejsza data:

=MAX(F2;G2;H2)

W kolumnach przedłużeń puste komórki nie zaszkodzą, bo MAX je pomija. Pierwotny termin zostaje w tabeli, dzięki czemu widać, ile razy go przesuwano.

4. Status

=JEŻELI(I2<>"";JEŻELI(I2<=MAX(F2;G2;H2);"Wykonane w terminie";"Wykonane z opóźnieniem");JEŻELI(MAX(F2;G2;H2)<DZIŚ();"Przeterminowane";"W realizacji"))

I2 to data faktycznego wykonania.

5. Opóźnienie i liczba przedłużeń

Opóźnienie dla wykonanego polecenia to różnica dat, o ile jest dodatnia: =MAX(0;I2-MAX(F2;G2;H2)). Dla niewykonanego liczysz od dzisiaj. Liczbę przedłużeń zwraca =LICZ.NIEPUSTE(G2:H2).

6. Odsetek wykonania w terminie

Dzielisz wykonane w terminie przez sumę wykonanych i przeterminowanych. Polecenia „w realizacji” z nieupłyniętym terminem nie wchodzą do obliczeń, bo ich wynik nie jest jeszcze znany:

=LICZ.WARUNKI(Polecenia!$E:$E;A2;Polecenia!$J:$J;"Wykonane w terminie")/(LICZ.WARUNKI(Polecenia!$E:$E;A2;Polecenia!$J:$J;"Wykonane*")+LICZ.WARUNKI(Polecenia!$E:$E;A2;Polecenia!$J:$J;"Przeterminowane"))

Zabezpiecz wynik funkcją JEŻELI.BŁĄD na wypadek dzielenia przez zero.

7. Lista przeterminowanych

Osobny arkusz z poleceniami po terminie, najstarsze na górze, pozwala w pięć minut przejrzeć zaległości przed spotkaniem.

Przykład z liczbami

Anna ma 10 poleceń z kwartału. 6 wykonała w terminie, 2 z opóźnieniem, 1 jest przeterminowane, 1 jeszcze w realizacji w terminie.

• Wykonane razem: 6 + 2 = 8.
• Przeterminowane: 1.
• Odsetek w terminie: 6 / (8 + 1) = 6 / 9 = 67%.
• Polecenie w realizacji nie wchodzi do rachunku.

Gdyby dwa z tych sześciu wykonań nastąpiły dopiero po jednym przedłużeniu, wskaźnik „w pierwotnym terminie” wyniósłby 4 / 9 = 44%. Różnica między 67% a 44% mówi, jak często przedłużenia ratują wynik.

Częste błędy

• Nadpisywanie terminu. Znika historia przesunięć.
• Polecenia bez osoby odpowiedzialnej. „Zespół” nie wykonuje zadań, robią to ludzie.
• Mieszanie wykonanych z „w realizacji”. Zaniża lub zawyża odsetek.
• Brak daty wykonania. Bez niej status nie zadziała.
• Rejestr bez przeglądu. Nawet najlepszy plik nic nie da, jeśli nikt co tydzień nie sprawdza listy zaległości.

Gotowy szablon kontroli poleceń

Szablon (płatny) zawiera cztery arkusze:

• „Słowniki”: osoby odpowiedzialne, źródła poleceń, data bieżąca i rok do podziału na miesiące.
• „Polecenia”: do 500 poleceń ze źródłem, danymi źródła, datą, treścią, osobą odpowiedzialną, terminem, dwoma przedłużeniami, faktycznym wykonaniem, statusem, opóźnieniem i liczbą przedłużeń.
• „Przeterminowane”: automatyczna lista niewykonanych poleceń po terminie, najstarsze na górze.
• „Podsumowanie”: odsetek wykonania w terminie według osób odpowiedzialnych i miesięcy, z przedłużeniami i bez, oraz wykresy.

Obowiązującym terminem jest najpóźniejsza data (obsługiwane są dwa przedłużenia). Aby zobaczyć stan na konkretny dzień, wpisz datę w parametrze „Data bieżąca” w „Słownikach”. Wszystkie statusy przeliczą się na ten dzień. Excel 2007 i nowszy lub LibreOffice, bez makr. W komplecie pusty plik i przykład z fikcyjnymi danymi. Obliczenia są orientacyjne.

FAQ

Jak często aktualizować rejestr?

Najlepiej zaraz po naradzie dopisać nowe polecenia, a raz w tygodniu odnotować wykonania i przesunięcia. Wtedy lista zaległości jest zawsze aktualna.

Ile przedłużeń to za dużo?

To zależy od organizacji. Dobrą praktyką jest przyjęcie reguły, np. że drugie przedłużenie wymaga zgody kierownika. Wskaźnik „w pierwotnym terminie” pokazuje, czy przedłużenia stają się normą.

Czy można śledzić polecenia z kilku źródeł?

Tak, w jednym rejestrze z kolumną „źródło”. Dzięki temu porównasz obciążenie wynikające z narad, adnotacji i e-maili.

Co zrobić z poleceniem, które stało się nieaktualne?

Zamknij je z adnotacją w kolumnie treści lub uwag i nie licz jako przeterminowane. Warto ustalić jedną zasadę dla anulowanych poleceń.