Plan pracy działu na rok i sprawozdanie z realizacji w Excelu

Roczny plan pracy działu ma zwykle dwa życia. Pierwsze trwa kilka dni w styczniu, kiedy wszyscy ustalają zadania. Drugie zaczyna się w grudniu, gdy trzeba napisać sprawozdanie i nikt nie pamięta, co zostało zrobione, co przesunięto, a co po cichu porzucono.

Da się tego uniknąć, jeśli plan od początku jest tabelą, a nie dokumentem tekstowym. Poniżej opisuję, jak taką tabelę ułożyć w Excelu, jak policzyć status i procent realizacji oraz jak z tego wyciągnąć sprawozdanie. Na końcu znajdziesz gotowy szablon, ale sama metoda działa także bez niego.

Jak ułożyć plan, żeby dało się go rozliczyć

Podstawowa zasada: każde zadanie ma jednego odpowiedzialnego, konkretny termin i sprawdzalny rezultat. Zapis „poprawa współpracy z klientami” nie nadaje się do rozliczenia. „Wdrożenie ankiety satysfakcji do 30 czerwca” już tak.

Kolumny planu

• numer i kategoria zadania (np. „Procesy”, „Szkolenia”, „Raporty”),
• sformułowanie zadania,
• osoba odpowiedzialna,
• termin,
• data wykonania albo procent zaawansowania,
• kwartał, status i opóźnienie (liczone formułami).

Kategorie i osoby odpowiedzialne trzymaj na osobnym arkuszu i wybieraj z listy. Wtedy sprawozdanie według kategorii nie rozpadnie się przez literówki.

Formuły dla kwartału i statusu

Kwartał z terminu:

=ZAOKR.W.GÓRĘ(MIESIĄC(D2)/3;0)

Status zadania w trzech krokach logicznych:

=JEŻELI(E2<>"";"Wykonane";JEŻELI(D2<DZIŚ();"Zaległe";JEŻELI(D2-DZIŚ()<=14;"Termin pilny";"W toku")))

Opóźnienie w dniach, jeśli zadanie zakończono po terminie:

=JEŻELI(E2>D2;E2-D2;0)

Progu „pilne” nie wpisuj na sztywno do formuły. Daj mu osobną komórkę na arkuszu ustawień.

Przykład z liczbami

Dział ma 20 zadań na rok. W pierwszym kwartale terminy mają 6 zadań: 5 wykonano, jedno jest zaległe. Realizacja kwartału wynosi 5 / 6, czyli około 83%. Jeśli ocenisz też zadania w toku, dodaj kolumnę procentu zaawansowania. Procent ogólny to wtedy średnia ze wszystkich zadań: zadanie wykonane liczy się jako 100%, pozostałe według wpisanego zaawansowania.

Średnia po grupach to funkcja ŚREDNIA.WARUNKÓW, a liczbę zadań o danym statusie da LICZ.WARUNKI.

Sprawozdanie bez przepisywania

Sprawozdanie ma trzy części: wynik ogólny, rozbicie według kategorii lub osób oraz lista zaległych zadań z uzasadnieniem. Jeśli plan jest tabelą, wszystkie trzy części są prostymi podsumowaniami. Listę zaległych wyciągniesz filtrem po statusie, a wynik kategorii policzysz formułą ŚREDNIA.WARUNKÓW.

Typowe błędy

1. Zadania zbyt ogólne, bez terminu i rezultatu.
2. Brak osoby odpowiedzialnej. „Dział” nie jest osobą.
3. Nadpisywanie terminu po opóźnieniu. Lepiej zachować termin pierwotny i dopisać nowy w osobnej kolumnie albo w uwagach.
4. Wpisywanie statusów ręcznie. Po dwóch miesiącach statusy nie zgadzają się z datami.
5. Jedna tabela dla całej organizacji. Plan działu powinien być osobnym plikiem.

Gotowy szablon: plan pracy działu i sprawozdanie

Szablon jest płatny i działa według opisanej wyżej logiki. Wpisujesz zadanie, a kwartał, status i opóźnienie liczą się same. Widać od razu zadania zaległe i „palące”.

Zawartość pliku:

• „Słowniki”: organizacja, rok, „termin pilny”, kategorie planu i osoby odpowiedzialne (do 8 kategorii i 10 osób).
• „Plan”: do 500 zadań z terminem, datą wykonania lub procentem zaawansowania.
• „Podsumowanie”: wyniki, realizacja według kwartałów i osób odpowiedzialnych, statusy i dwa wykresy.
• „Raport”: realizacja według kategorii, wykaz zaległych zadań i wiersze na podpisy.

W komplecie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. Arkusz działa na zwykłych formułach, bez makr, w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, a plik jest po polsku. To narzędzie robocze, nie zatwierdzony formularz, więc sformułowania i tryb zatwierdzania sprawdź z zasadami swojej organizacji.

FAQ

Ile zadań powinien mieć roczny plan działu?

Tyle, ile da się realnie rozliczyć. Dla kilkuosobowego działu zwykle wystarczy kilkanaście do kilkudziesięciu zadań. Przy większej liczbie sprawozdanie staje się nieczytelne.

Czy zadania cykliczne wpisywać osobno?

Jeśli zadanie powtarza się co miesiąc lub kwartał, wpisz je jako osobne wiersze z własnymi terminami. Wtedy każde wykonanie da się odhaczyć i policzyć.

Jak liczyć zadanie wykonane po terminie?

Jako wykonane, ale z opóźnieniem. W statystykach warto rozdzielać zadania wykonane w terminie od wykonanych z opóźnieniem, bo daje to uczciwszy obraz pracy.

Co robić ze zmianą priorytetów w trakcie roku?

Dopisz nowe zadania, a te, z których rezygnujesz, oznacz osobnym statusem lub usuń z planu po uzgodnieniu z kierownikiem. Ważne, by zmiany były zapisane, a nie zrobione po cichu.