KHIZHNYAKOVRejestr płatności i wniosków o płatność z akceptacją w Excelu
Rejestr płatności i wnioski o płatność z akceptacją w Excelu – szablon — Zobacz szablon →
Wniosek o płatność przychodzi mailem, drugi przez komunikator, trzeci jako zdjęcie faktury z dopiskiem „pilne”. Księgowa albo kierownik finansowy próbuje ustalić, co jest zaakceptowane, co już opłacone, a co zapomniano. Efekt jest znany: podwójna płatność, spóźniony przelew lub wydatek, który przekroczył budżet kategorii.
Wystarczy jeden rejestr, w którym każdy wniosek to jeden wiersz. Poniżej opisuję, jak go zbudować w Excelu, jakie formuły do niego dodać i jak z danych zrobić kalendarz płatności. Potem pokazuję gotowy szablon, na wypadek gdybyś wolał nie zaczynać od pustego arkusza.
Budowa rejestru krok po kroku
1. Kolumny
Minimalny zestaw wygląda tak:
- dział zgłaszający i kontrahent,
- podstawa płatności (np. numer faktury lub umowy),
- kategoria wydatku,
- kwota brutto,
- termin płatności,
- osoba akceptująca,
- status: nowy, w akceptacji, zaakceptowany, odrzucony, opłacony, odroczony,
- data płatności i numer przelewu,
- priorytet.
Kategorie, działy i osoby akceptujące wybieraj z list rozwijanych z osobnego arkusza. Statusy też ustaw jako listę, bo wolny tekst oznacza niedokładne filtrowanie.
2. Semafor terminów
Prosta formuła pokazuje, w jakiej sytuacji jest wniosek:
=JEŻELI(H2="opłacony";"OK";JEŻELI(F2<DZIŚ();"Po terminie";JEŻELI(F2-DZIŚ()<=3;"Pilne";"W terminie")))
Dla czytelności dodaj formatowanie warunkowe: czerwony dla „Po terminie”, żółty dla „Pilne”.
3. Limity wydatków według kategorii
Dla każdej kategorii ustal miesięczny limit, np. 5 000 zł na „Materiały biurowe”. Wykorzystanie policzysz sumą opłaconych i zaplanowanych wniosków:
=SUMA.WARUNKÓW(D:D;C:C;"Materiały biurowe";H:H;"opłacony")
Pozostały limit to limit minus wykorzystanie. Gdy wynik jest ujemny, komórka robi się czerwona.
4. Kalendarz płatności na 14 dni
Wystarczy tabelka z kolejnymi datami (od DZIŚ() do DZIŚ()+13) i formuła SUMA.WARUNKÓW, która dla każdego dnia sumuje kwoty zaakceptowanych wniosków z tym terminem. Obok dodaj sumę zaległości, czyli wniosków z terminem w przeszłości, które nie są opłacone.
Przykład z liczbami
Limit kategorii „Usługi IT” wynosi 8 000 zł miesięcznie. Opłacono już 5 200 zł, a zaakceptowane, ale jeszcze niezapłacone wnioski opiewają na 3 100 zł. Razem 8 300 zł, więc przekroczenie to 300 zł. Taki sygnał warto zobaczyć przed przelewem, a nie na koniec miesiąca.
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Limit miesięczny | 8 000 zł |
| Opłacone | 5 200 zł |
| Zaakceptowane, do zapłaty | 3 100 zł |
| Pozostało | −300 zł |
Najczęstsze błędy
- Brak numeru podstawy płatności, przez co ta sama faktura wpada dwa razy. Dodaj kontrolę duplikatów (
LICZ.JEŻELIwiększe od 1). - Zmiana statusu bez daty płatności. Później nie wiadomo, kiedy pieniądze wyszły.
- Brak osobnego terminu i daty płatności.
- Limity trzymane w głowie, nie w arkuszu.
- Kilka wersji pliku w różnych działach. Rejestr powinien mieć jednego opiekuna.
Gotowy szablon rejestru płatności
Płatny szablon zawiera wszystko, co opisano wyżej, w gotowym układzie. Każdy wniosek wpisujesz w jednym wierszu, a tabela sama pokazuje płatności po terminie, buduje kalendarz płatności i liczy pozostały limit według kategorii.
Arkusze:
- «Słowniki»: kategorie wydatków z miesięcznymi limitami, działy, osoby akceptujące.
- «Wnioski o płatność»: do 1200 wniosków z kontrahentem, podstawą, kwotą, terminem, statusem, datą płatności, numerem przelewu, priorytetem i semaforem.
- «Kalendarz płatności»: co zapłacić w kolejnych dniach w ciągu najbliższych 14 dni oraz zaległości.
- «Podsumowanie»: kwoty według statusów, limity i wydatki według kategorii za miesiąc oraz wykresy.
Szablon przydaje się księgowym, menedżerom finansowym i kierownikom akceptującym płatności w małych organizacjach i firmach. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Dostajesz pustą tabelę i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. To arkusz na zwykłych formułach, a nie program księgowy, a obliczenia są orientacyjne.
FAQ
Czy rejestr płatności zastępuje system księgowy?
Nie. To narzędzie do pilnowania akceptacji, terminów i limitów. Księgowanie dokumentów odbywa się w twoim systemie lub zgodnie z lokalnymi zasadami rachunkowości.
Jak uniknąć podwójnej płatności?
Wpisuj numer faktury lub umowy w osobnej kolumnie i dodaj formułę liczącą powtórzenia. Gdy wynik jest większy niż 1, wiersz podświetl.
Co zrobić z wnioskiem odroczonym?
Zostaw status „odroczony” i wpisz nowy termin. Dzięki temu nie znika z kalendarza i nie wpada do zaległości bez uzasadnienia.
Jak często przeglądać kalendarz płatności?
Najlepiej na początku każdego tygodnia. Czternastodniowy horyzont pozwala zaplanować środki na koncie z wyprzedzeniem.
