KHIZHNYAKOVLista obecności w przedszkolu w Excelu z naliczaniem opłat
Lista obecności w przedszkolu i opłata rodziców w Excelu — szablon — Zobacz szablon →
Koniec miesiąca w grupie przedszkolnej wygląda podobnie wszędzie. Wychowawczyni przelicza krzyżyki na kartce, odlicza weekendy i święta, sprawdza, kto chorował, a kto miał urlop, i dopiero potem rodzice dostają informację o opłacie. Jedna pomyłka w liczeniu dni i trzeba robić korektę.
Excel dobrze radzi sobie z takim rachunkiem, pod warunkiem że lista jest ułożona z głową. Poniżej opisuję, jak przygotować listę obecności na miesiąc, jakie oznaczenia przyjąć, jakich formuł użyć i jak policzyć opłatę z uwzględnieniem ulg.
Jak ułożyć listę obecności
W pierwszej kolumnie wpisz dzieci, w kolejnych wierszu nagłówka dni miesiąca od 1 do 31. Dla każdego dnia w komórce zaznaczasz oznaczenie. Przydaje się krótki, stały zestaw:
| Oznaczenie | Znaczenie |
|---|---|
| + | obecny |
| C | chorował |
| U | urlop |
| N | nieobecny z innego powodu |
Oznaczenia wybieraj z listy rozwijanej, a nie wpisuj ręcznie. Wtedy formuły liczące mają do czynienia z czterema wartościami, a nie z całą kolekcją odmian.
Weekendy i święta
Aby lista nie liczyła dni wolnych jako nieobecności, trzeba je wyłączyć. W nagłówku miesiąca wpisz datę pierwszego dnia, a pozostałe dni policz formułą =B1+1. Weekend rozpoznasz funkcją DZIEŃ.TYG:
=JEŻELI(DZIEŃ.TYG(B1;2)>5;"wolny";"")
Święta wpisz w osobnej liście i sprawdzaj formułą LICZ.JEŻELI. Liczbę dni roboczych w miesiącu da funkcja DNI.ROBOCZE(początek;koniec;święta), gdzie trzecim argumentem jest zakres z listą świąt.
Formuły podsumowujące
Dni obecności jednego dziecka:
=LICZ.JEŻELI(B2:AF2;"+")
Dni choroby i urlopu liczysz tak samo, zmieniając znak. Frekwencja to dni obecności podzielone przez dni robocze:
=D2/$B$40
gdzie B40 zawiera liczbę dni roboczych miesiąca.
Opłata rodziców: przykład
Przyjmijmy koszt wyżywienia 15 zł za dzień. W miesiącu jest 21 dni roboczych. Dziecko było obecne 17 dni, 3 dni chorowało i 1 miało urlop.
- Opłata za obecność: 17 × 15 zł = 255 zł.
- Dla dziecka z ulgą 50%: 255 zł × 0,5 = 127,50 zł.
- Dla dziecka z ulgą 100%: 0 zł.
- Alternatywnie, przy stałej opłacie za wszystkie dni robocze: 21 × 15 zł = 315 zł, bez odliczania nieobecności.
Formuła z ulgą: =D2*$B$3*(1-E2), gdzie D2 to dni obecności, B3 koszt za dzień, a E2 ulga zapisana jako 0, 0,5 lub 1. Zasady odliczania nieobecności różnią się w zależności od placówki i miejscowych przepisów, więc najpierw sprawdź, co obowiązuje u ciebie.
Typowe błędy
- Liczenie weekendów jako dni nieobecności.
- Brak osobnej listy świąt na dany miesiąc.
- Wpisywanie dni „na oko” zamiast jednego oznaczenia z listy.
- Zapominanie o ulgach przy liczeniu zbiorczym.
- Kopiowanie pliku z poprzedniego miesiąca bez zmiany daty pierwszego dnia.
Gotowy szablon listy obecności
Płatny szablon robi z listy kompletny miesięczny rozrachunek. Zaznaczasz dzień w komórce, a tabela sama liczy dni robocze, frekwencję, dni do opłaty i kwotę opłaty dla każdego dziecka i dla całej grupy.
Zawartość:
- „Grupa”: placówka, grupa, wychowawca, miesiąc, koszt wyżywienia, tryb naliczania opłaty i dni świąteczne.
- „Dzieci”: lista dzieci, rok urodzenia i ulga w opłacie (nie, 50%, 100%).
- „Lista obecności”: do 40 dzieci na 31 dni z oznaczeniami +, C, U, N, z zamalowanymi weekendami i świętami oraz podsumowaniami i opłatą po prawej.
- „Podsumowanie”: frekwencja według dni, średnia frekwencja, kwota opłat i wykres.
Są dwa tryby naliczania: według dni obecności albo za wszystkie dni robocze. Miesiąc zmieniasz jedną datą na arkuszu „Grupa”. Szablon przyda się wychowawcom i dyrektorom przedszkoli, administratorom prywatnych centrów dziecięcych i organizatorom grup świetlicowych. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. To arkusz na zwykłych formułach, a obliczenia są orientacyjne.
FAQ
Czy lista w Excelu zastępuje dziennik przedszkolny?
Nie. To narzędzie do liczenia frekwencji i opłat. Obowiązującą dokumentację prowadzisz zgodnie z zasadami swojej placówki.
Jak liczyć opłatę, gdy dziecko przyszło tylko na część dnia?
Wybierz jedną zasadę i trzymaj się jej, np. że obecność liczy się przy zgłoszonym posiłku. Excel policzy tylko to, co jest oznaczone.
Co zrobić z dzieckiem, które dołączyło w połowie miesiąca?
Zostaw puste komórki przed pierwszym dniem obecności i policz opłatę z tych dni, które faktycznie przypadają na okres pobytu, a nie ze wszystkich dni roboczych.
Czy mogę prowadzić kilka grup w jednym pliku?
Wygodniej mieć osobny plik na każdą grupę. Podsumowania zbiorcze zrobisz potem, przepisując kilka wartości do osobnego zestawienia.
