KHIZHNYAKOVEwidencja książek i wypożyczeń w bibliotece w Excelu
Ewidencja zbiorów bibliotecznych i wypożyczeń książek w Excelu — szablon Excel — Zobacz szablon →
W małej bibliotece szkolnej, wiejskiej czy firmowej ewidencja bywa prowadzona w zeszycie albo na kartach. Dopóki książek jest sto, jakoś to działa. Gdy zbiór rośnie, nikt nie jest pewien, ile egzemplarzy jest na półce, a które są u czytelników. O zaległościach przypomina sobie ktoś przy końcu roku.
Poniżej pokazuję, jak w Excelu ułożyć trzy powiązane tabele: zbiory, czytelników i wypożyczenia. Dowiesz się, jakimi formułami liczyć termin zwrotu, dostępne egzemplarze i listę zalegających. Dalej opisuję gotowy szablon.
Trzy tabele zamiast jednej
Największy błąd to jedna wielka tabela, w której przy każdym wypożyczeniu powtarza się autor, tytuł i dane czytelnika. Lepiej rozdzielić dane.
Zbiory
Każda książka to jeden wiersz: numer, autor, tytuł, dział, liczba egzemplarzy. Numer musi być unikalny, bo to na niego będą wskazywały wypożyczenia.
Czytelnicy
Lista czytelników z klasą lub grupą. Również tu każdy ma własny numer lub nazwisko zapisane w jednej, stałej formie.
Wypożyczenia
Każde wypożyczenie to wiersz: książka, czytelnik, data wypożyczenia, termin zwrotu, data zwrotu. Książkę i czytelnika wybieraj z listy rozwijanej opartej na pierwszych dwóch tabelach.
Formuły, które robią całą robotę
Termin zwrotu to data wypożyczenia plus liczba dni z komórki parametru, np. 30:
=C2+Parametry!$B$1
Status wypożyczenia:
=JEŻELI(E2<>"";"Zwrócona";JEŻELI(DZIŚ()>D2;"Zaległa";"Wypożyczona"))
Liczba wypożyczonych egzemplarzy danej książki to LICZ.WARUNKI po numerze książki i pustej dacie zwrotu:
=LICZ.WARUNKI(Wypożyczenia!A:A;A2;Wypożyczenia!E:E;"")
Dostępne egzemplarze to liczba egzemplarzy minus wypożyczone. Szukanie autora i tytułu po numerze załatwia WYSZUKAJ.PIONOWO:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;Zbiory!A:C;3;FAŁSZ)
Przykład z liczbami
Biblioteka szkolna ma 800 tytułów i 1 050 egzemplarzy. Okres wypożyczenia to 30 dni. Czytelniczka bierze 3 książki 1 października. Termin zwrotu każdej z nich wypada 31 października. Jeśli do 1 listopada zwróci jedną, w statusie zostają dwie „Zaległe”. Lista zalegających to filtr po tym statusie, posortowany od najstarszego terminu.
| Książka | Wypożyczona | Termin | Zwrot | Status |
|---|---|---|---|---|
| A | 1.10 | 31.10 | 28.10 | Zwrócona |
| B | 1.10 | 31.10 | Zaległa | |
| C | 1.10 | 31.10 | Zaległa |
Jak odczytać zaległości w praktyce
Raz w tygodniu odfiltruj wypożyczenia ze statusem „Zaległa” i posortuj je od najstarszego terminu. Dla nauczyciela bibliotekarza wystarczy lista z nazwiskiem czytelnika, klasą, tytułem i liczbą dni po terminie, którą policzysz formułą =DZIŚ()-D2. Taką listę można wydrukować albo przesłać wychowawcom. Przy ewidencji w kilku egzemplarzach pamiętaj, że brak książki na półce nie zawsze oznacza zaległość: liczy się różnica między liczbą egzemplarzy a liczbą wypożyczeń bez daty zwrotu.
Warto też raz na jakiś czas porównać stan z półki ze stanem w arkuszu. Jeśli liczby się rozjeżdżają, najczęściej przyczyną jest zwrot, którego nikt nie odnotował, albo książka zapisana pod złym numerem.
Dobre praktyki
- Nadaj każdej książce unikalny numer i nie zmieniaj go.
- Okres wypożyczenia trzymaj w jednej komórce, nie w formułach.
- Zwrot odnotowuj datą w tym samym wierszu, w którym zapisano wypożyczenie. Nie usuwaj wierszy, bo znika historia.
- Dla książek w wielu egzemplarzach licz egzemplarze, nie tytuły.
- Raz w semestrze zrób przegląd zalegających i skontaktuj się z czytelnikami.
Gotowy szablon ewidencji zbiorów
Płatny szablon porządkuje to wszystko w gotowym pliku. Prowadzi zbiory, czytelników i wypożyczenia, liczy termin zwrotu i sam zbiera listę zalegających.
Arkusze:
- „Zbiory”: katalog książek z autorami, działem i liczbą egzemplarzy. Liczy też dostępne egzemplarze.
- „Czytelnicy”: lista czytelników i klasa lub grupa.
- „Wypożyczenia”: komu i kiedy wypożyczono książkę, termin i data zwrotu.
- „Zaległości”: automatyczna lista przetrzymanych wypożyczeń.
Książka zniknie z listy zalegających, gdy wpiszesz datę zwrotu. Termin liczy się jako data wypożyczenia plus liczba dni z arkusza „Parametry”, a jedną książkę mogą mieć jednocześnie różni czytelnicy, jeśli jest kilka egzemplarzy. Szablon przyda się bibliotekarzom szkolnym, bibliotekom wiejskim i firmowym oraz kółkom i klubom ze zbiorem książek. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, a plik jest po polsku. Okresy i inne parametry dostosuj przed pracą do swojej biblioteki.
FAQ
Czy Excel wystarczy do biblioteki z kilkoma tysiącami książek?
Do ewidencji i wypożyczeń w małej bibliotece tak. Przy bardzo dużych zbiorach i katalogach wielu użytkowników lepsze będą wyspecjalizowane programy.
Jak oznaczać zagubione książki?
Dodaj w tabeli wypożyczeń dopisek w kolumnie uwag lub osobny status i wyłącz taki wiersz z listy zalegających, ale nie kasuj go z historii.
Czy mogę drukować listę zalegających?
Tak, to zwykła tabela. Wystarczy ustawić obszar wydruku i orientację strony.
Jak ustalić termin zwrotu dla różnych typów książek?
Najprościej przyjąć jeden okres dla całej biblioteki. Jeśli potrzebujesz różnych, dodaj do katalogu kolumnę „dni” i odwołuj się do niej w formule terminu.
