Dziennik gości, kluczy i przepustek w Excelu: ewidencja dla portierni

Przy recepcji czy na posterunku ochrony zwykle leży zeszyt. Goście wpisują się odręcznie, klucze wydaje się „na słowo”, a przepustki tymczasowe mają termin ważności zapisany gdzieś na kartce. Na koniec dnia nikt nie wie, czy ostatni gość wyszedł, a klucz do serwerowni wrócił na hak.

Poniżej pokazuję, jak w Excelu zbudować trzy powiązane dzienniki: gości, kluczy i przepustek. Dowiesz się, jak liczyć czas wizyty, sprawdzać, kto jest w budynku, i jak podświetlać zaległości. Dane osobowe wymagają ostrożności, więc dopisałem też uwagę o tym, jak je traktować.

Dziennik gości

Jedna wizyta to jeden wiersz. Przydadzą się kolumny: data, godzina wejścia, imię i nazwisko, dokument, do kogo i do którego działu, cel wizyty, numer przepustki, godzina wyjścia.

Formuły

Czas pobytu w minutach, gdy gość już wyszedł:

=JEŻELI(I2="";"";(I2-B2)*1440)

Status:

=JEŻELI(I2="";"W budynku";"Wyszedł")

Liczba osób w budynku to LICZ.WARUNKI po dzisiejszej dacie i pustej godzinie wyjścia:

=LICZ.WARUNKI(A:A;DZIŚ();I:I;"")

Przekroczenie dopuszczalnego czasu pobytu, np. 120 minut wpisanych w komórce ustawień:

=JEŻELI(ORAZ(I2="";(TERAZ()-A2-B2)*1440>$B$1);"Przekroczenie";"")

Osoby, które nie wyszły w poprzednich dniach, warto zaznaczać na czerwono, bo to zwykle brak wpisu o wyjściu.

Dziennik kluczy

Osobna tabela: data, godzina wydania, klucz lub pomieszczenie, komu wydano, godzina zwrotu. Status „wydany” lub „zwrócony” liczysz podobnie jak status gościa. Klucz wydany ponownie bez zwrotu poprzedniego wskazuje, że ktoś zapomniał odnotować zwrot, dlatego taką sytuację też warto podświetlać. Liczba kluczy aktualnie poza hakiem to prosty LICZ.JEŻELI na statusie.

Rejestr przepustek

Przepustki jednorazowe, tymczasowe i stałe: numer, rodzaj, właściciel, termin ważności, status. Ostrzeżenie przed wygaśnięciem to różnica dat:

=JEŻELI(E2-DZIŚ()<=$B$2;"Wygasa wkrótce";"Ważna")

gdzie B2 to liczba dni na ostrzeżenie, np. 14.

Przykład z liczbami

W ciągu dnia przyszło 42 gości, 40 wyszło. Dwie osoby mają status „W budynku”. Jedna weszła o 16:40, więc to normalne. Druga przyszła o 9:10 i po południu jej nadal brak wyjścia, co sugeruje pominięty wpis. Z 6 wydanych kluczy 5 wróciło. Jeden jest poza hakiem od 8:00, więc rano od razu wiadomo, kogo zapytać.

Dane osobowe

Dziennik gości zawiera imiona, nazwiska i dane dokumentów. Przechowuj plik tam, gdzie mają do niego dostęp tylko uprawnione osoby, nie zapisuj więcej danych, niż potrzeba, i stosuj się do zasad swojej organizacji oraz lokalnych przepisów o ochronie danych.

Najczęstsze błędy

1. Brak wpisu godziny wyjścia, przez co „w budynku” przebywają duchy.
2. Wolny tekst w polach działu i pomieszczenia zamiast list.
3. Ewidencja kluczy w tym samym arkuszu co goście, co utrudnia filtrowanie.
4. Brak ostrzeżenia o wygasających przepustkach.
5. Zbyt długie przechowywanie danych bez zasad.

Gotowy szablon dzienników portierni

Płatny szablon łączy trzy dzienniki w jednym pliku. Excel liczy czas wizyty, pokazuje, kto jest teraz w budynku, i podświetla niezwrócone klucze, przekroczenia czasu pobytu oraz przepustki z kończącym się terminem.

Arkusze:

• «Instrukcja»: jak zacząć w 5 minut, znaczenie kolorów i ostrzeżenie o danych osobowych.
• «Ustawienia»: organizacja, posterunek, dopuszczalny czas pobytu, koniec dnia pracy, czas wydania klucza, termin ostrzeżenia o wygasaniu przepustki oraz słowniki.
• «Goście»: do 1000 wpisów z automatycznym czasem pobytu i statusem «w budynku / wyszedł».
• «Klucze»: do 600 wpisów wydania i zwrotu z liczbą kluczy wydanych obecnie.
• «Przepustki»: rejestr do 300 przepustek z terminem ważności i ostrzeżeniem.
• «Podsumowanie»: goście według dni i tygodni, najczęściej odwiedzane działy, wydane klucze i przepustki z kończącym się terminem.
• «Wydruk dziennika»: dziennik gości z wybranego dnia, z rubrykami na podpisy dyżurnego.

Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Wartości takie jak czas pobytu są domyślne, więc dostosuj je do własnego regulaminu. To robocza forma dziennika, a nie oficjalny druk. Plik zawiera dane osobowe, które musisz przechowywać zgodnie z zasadami swojej organizacji.

FAQ

Jak długo przechowywać dziennik gości?

To zależy od zasad twojej organizacji i lokalnych przepisów. Ustal okres w regulaminie i raz na jakiś czas archiwizuj lub usuwaj stare dane.

Czy goście mogą wpisywać się sami?

W Excelu lepiej, by wpisywał dyżurny. Dzięki temu dane są spójne i nie trzeba udostępniać pliku osobom z zewnątrz.

Co zrobić, gdy gość zapomniał się wypisać?

Dyżurny uzupełnia godzinę wyjścia na podstawie własnej wiedzy lub nagrań, jeśli takie istnieją, i dopisuje uwagę.

Czy można drukować dziennik?

Tak. Wystarczy ustawić obszar wydruku dla wybranego dnia i zostawić miejsce na podpis dyżurnego.