Dziennik gaśnic w Excelu: terminy kontroli, napełnienia i semafor

Gaśnice wiszą na korytarzach, w magazynach i sklepach, a każda ma własną historię: kiedy była napełniona, kiedy kontrolowana, kiedy minie jej termin. Zwykle wszystko zapisane jest na etykiecie i w segregatorze. Wystarczy, że opiekun zmieni pracę, a nikt nie wie, które gaśnice czekają na przegląd.

Poniżej opisuję, jak w Excelu zbudować dziennik, który sam liczy najbliższy termin, pokazuje, ile dni zostało, i zaznacza zaległości. Konkretne okresy kontroli i napełniania zależą od typu gaśnicy, instrukcji producenta i lokalnych przepisów, dlatego w przykładach używam wartości poglądowych.

Co powinien zawierać dziennik

Jedna gaśnica to jeden wiersz. Kolumny:

• numer inwentarzowy,
• typ gaśnicy,
• pomieszczenie i miejsce zamontowania,
• osoba odpowiedzialna,
• data ostatniego napełnienia,
• data ostatniej kontroli,
• termin następnej kontroli i termin następnego napełnienia (liczone),
• najbliższy termin, pozostałe dni i status.

Typy gaśnic i pomieszczenia wpisz na osobnym arkuszu. W tabeli typów dla każdego typu podaj okres kontroli i okres napełnienia w miesiącach, wzięty z dokumentacji, instrukcji producenta i obowiązujących u ciebie przepisów.

Formuły

Termin następnej kontroli to data ostatniej kontroli plus okres z tabeli typów, wyrażony w miesiącach:

=DATA.MIESIĄCA(F2;WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Ustawienia!$A$2:$C$10;2;FAŁSZ))

Analogicznie termin napełnienia z okresem z trzeciej kolumny tabeli. Najbliższy termin:

=MIN(G2;H2)

Pozostałe dni:

=I2-DZIŚ()

Status z uwzględnieniem progu ostrzeżenia (np. 30 dni z komórki ustawień):

=JEŻELI(I2<DZIŚ();"Po terminie";JEŻELI(I2-DZIŚ()<=Ustawienia!$B$1;"Wkrótce termin";"W normie"))

Dobrze jest też porównywać z komórką „data obliczeń”, aby móc zajrzeć w przyszłość: co będzie do przeglądu za dwa miesiące.

Przykład z liczbami

Biuro ma 18 gaśnic. Kontrola co 12 miesięcy, napełnienie co 60 miesięcy to wartości poglądowe, które musisz zweryfikować. Dziś jest 1 listopada.

Na liście „do zrobienia w pierwszej kolejności” gaśnica 003 stoi na górze, bo jest najbardziej przeterminowana, tuż przed 001.

Podsumowanie dla kierownika

Poza dziennikiem przydaje się zestawienie: ile gaśnic jest w normie, ile wkrótce wymaga przeglądu, ile jest po terminie, i to w rozbiciu na typy i pomieszczenia. Liczy się to funkcją LICZ.WARUNKI, np. =LICZ.WARUNKI(J:J;"Po terminie";D:D;"Magazyn").

Najczęstsze błędy

1. Terminy wpisywane ręcznie z etykiet. Nikt ich potem nie aktualizuje.
2. Jeden okres dla wszystkich typów gaśnic.
3. Data kontroli nadpisywana bez śladu, więc nie ma historii. Warto dopisywać notatkę w osobnej kolumnie.
4. Brak numeru inwentarzowego, przez co trudno rozpoznać gaśnicę w terenie.
5. Brak osoby odpowiedzialnej za pomieszczenie.

Gotowy szablon dziennika gaśnic

Płatny szablon liczy termin według typu gaśnicy, pokazuje pozostałe dni i zaznacza przeterminowane na czerwono. Osobny arkusz zbiera listę rzeczy do zrobienia w pierwszej kolejności.

Arkusze:

• «Ustawienia»: data obliczeń, na ile dni przed terminem ostrzegać, częstotliwość kontroli i napełnienia według typów (GP-4, GS-3 i inne) oraz lista pomieszczeń.
• «Dziennik»: do 200 gaśnic z numerem inwentarzowym, typem, pomieszczeniem, miejscem zamontowania, osobą odpowiedzialną, datami napełnienia i kontroli, terminami i semaforem.
• «Wymagają uwagi»: gaśnice po terminie i bliskie terminu w kolejności od najbardziej przeterminowanych.
• «Podsumowanie»: liczba według typów i pomieszczeń, po terminie, wkrótce termin i w normie, wykres.

Własny typ gaśnicy dopiszesz w wolnym wierszu tabeli typów. Szablon przyda się osobom odpowiedzialnym za ochronę przeciwpożarową, zarządcom obiektów, kierownikom biur, magazynów i sklepów oraz szefom małych organizacji. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. Terminy w ustawieniach są orientacyjne: sprawdź je z dokumentacją gaśnicy i lokalnymi przepisami.

FAQ

Czy dziennik w Excelu zastępuje protokoły przeglądu?

Nie. Pomaga pilnować terminów, ale przeglądy i dokumentację wykonuje się zgodnie z lokalnymi wymogami i instrukcją producenta.

Jak oznaczyć gaśnicę wycofaną z użytku?

Dopisz uwagę w osobnej kolumnie i usuń wiersz z aktywnego dziennika po ustaleniu, gdzie trzymasz archiwum, aby nie tracić historii.

Jak często przeglądać listę gaśnic wymagających uwagi?

Raz w tygodniu lub co miesiąc. Próg ostrzeżenia ustaw tak, aby zostawał czas na zamówienie usługi serwisowej.

Czy mogę prowadzić inne urządzenia w tym samym pliku?

Mechanika jest podobna, ale lepiej prowadzić osobny plik. Mieszanie urządzeń z różnymi okresami komplikuje tabelę typów.