KHIZHNYAKOV

← Wszystkie szablony

Dzienniki portierni w Excelu: ewidencja gości, wydawania kluczy i przepustek

Dziennik gości, wydawania kluczy i rejestr przepustek w Excelu: status «w budynku», podświetlanie niezwróconych kluczy i wygasających przepustek, wydruk dziennika.

Dzienniki portierni w Excelu: ewidencja gości, wydawania kluczy i przepustek
≈ 14,19 zł
290 ₽
Pusty szablon + wypełniony przykład · Excel 2007+, LibreOffice, Google Sheets
Płatność jest bezpiecznie obsługiwana przez YooKassa w rublach rosyjskich. Jeśli karta zostanie odrzucona, napisz na info@хижняков.рф, a ustalimy inny sposób płatności.

Do czego służy

Prowadź dzienniki posterunku ochrony w jednym pliku: kto przyszedł i wyszedł, kto ma teraz klucze do pokoi, które przepustki są ważne i kiedy wygasają. Excel sam liczy czas wizyty, pokazuje, kto jest teraz w budynku, podświetla niezwrócone klucze, przekroczenia czasu pobytu i przepustki z kończącym się terminem.

Co zawiera

  • «Instrukcja»: jak zacząć w 5 minut, znaczenie kolorów, zastrzeżenia i ostrzeżenie o danych osobowych.
  • «Ustawienia»: organizacja, posterunek, dopuszczalny czas pobytu gościa, koniec dnia pracy, czas wydania klucza, termin ostrzeżenia o wygasaniu przepustki; słowniki pomieszczeń, działów, dyżurnych, rodzajów przepustek, dokumentów i celów wizyt.
  • «Goście»: do 1000 wpisów — data, godzina wejścia, imię i nazwisko, dokument, do kogo i do którego działu, cel, przepustka nr, godzina wyjścia; automatycznie czas pobytu, status «w budynku / wyszedł» i kontrole.
  • «Klucze»: do 600 wpisów wydania i zwrotu kluczy, status «wydany / zwrócony», podświetlanie niezwróconych i ponownie wydanych kluczy, liczba kluczy wydanych obecnie.
  • «Przepustki»: rejestr do 300 przepustek (jednorazowych, tymczasowych, stałych) z terminem ważności, statusem i ostrzeżeniem N dni przed końcem ważności.
  • «Podsumowanie»: goście według dni i tygodni, najczęściej odwiedzane działy, wydane klucze, przepustki z kończącym się terminem, wykres.
  • «Wydruk dziennika»: dziennik gości z wybranego dnia w układzie do druku z rubrykami na podpisy dyżurnego.

Dla instytucji publicznych i dużych obiektów

W urzędzie, szkole, szpitalu czy budynku administracji dyżurny widzi, kto jest teraz w budynku, a szef ochrony otrzymuje gotowe podsumowanie gości i kluczy oraz listę przepustek, które trzeba przedłużyć lub odebrać. Wydruk z wybranego dnia sprawdza się przy zmianie dyżuru i kontrolach.

Dla kogo

Dla dyżurnych i szefów ochrony, pracowników działów kontroli dostępu, administratorów budynków i zarządców obiektów oraz kierowników szkół, szpitali, urzędów i innych organizacji, które prowadzą dziennik gości, dziennik wydawania kluczy i ewidencję przepustek.

Zgodność

Excel 2007 i nowszy, LibreOffice. Bez makr i połączeń zewnętrznych. Dopuszczalny czas, koniec dnia pracy, czas wydania klucza i termin ostrzeżenia w przykładzie są wartościami domyślnymi: sprawdź je z lokalnymi przepisami i własnym regulaminem kontroli dostępu. To robocza forma dziennika o typowej strukturze, a nie oficjalny druk. Plik jest w języku polskim. Zawiera dane osobowe gości: przechowuj je i przetwarzaj zgodnie z zasadami swojej organizacji.

📘 Dziennik gości, kluczy i przepustek w Excelu: ewidencja dla portierni

Pytania i odpowiedzi

Jak sprawdzić, kto jest teraz w budynku?
Arkusz «Goście» oznacza wiersze bez godziny wyjścia z bieżącego dnia statusem «W budynku», a ich liczba jest widoczna u góry arkusza i w «Podsumowaniu». Osoby, które nie wyszły w poprzednie dni, są zaznaczone na czerwono.
Czy można ustawić dopuszczalny czas pobytu gościa?
Tak, w arkuszu «Ustawienia» (domyślnie 120 minut). Jeśli gość przebywa dłużej, wiersz zmieni kolor na żółty z adnotacją o przekroczeniu. Wartość dostosuj do własnego regulaminu kontroli dostępu.
Jak śledzone są niezwrócone klucze?
Klucz bez godziny zwrotu otrzymuje status «Wydany»; jeśli nie zostanie zwrócony do końca dnia pracy lub jest wydany dłużej niż ustalona liczba godzin, wiersz jest podświetlany. Ponowne wydanie klucza do tego samego pokoju bez zwrotu również jest oznaczane.
Jak działa ostrzeżenie o wygasaniu przepustki?
Dla każdej przepustki ustawia się «Ważna do»; na N dni przed terminem (domyślnie 14) status zmienia się na «Wygasa za…», a po terminie na «Po terminie» — do czasu wpisania daty zwrotu. Lista takich przepustek znajduje się w «Podsumowaniu».
Czy to oficjalny druk dziennika?
Nie, to robocza forma o typowej strukturze dziennika; organizacja może używać własnego wzoru. Plik zawiera dane osobowe — przechowuj go zgodnie z zasadami swojej organizacji.