KHIZHNYAKOVUzgodnienie sald z kontrahentem w Excelu: jak znaleźć rozbieżności
Uzgodnienie sald z kontrahentem w Excelu: obliczanie salda i formularz do druku — szablon Excel — Zobacz szablon →
Uzgodnienie rozrachunków z odbiorcą lub dostawcą to praca, której nikt nie lubi. Dostajesz od kontrahenta zestawienie, kładziesz obok własne, odhaczasz dokumenty długopisem i szukasz, gdzie kwoty się różnią. Często okazuje się, że chodzi o jedną fakturę, płatność zaksięgowaną w innym dniu albo dokument, którego druga strona w ogóle nie ma.
Excel pozwala tę pracę skrócić. Wystarczy jedna tabela z dwiema kolumnami kwot: twoją i kontrahenta. Poniżej opisuję, jak ją zbudować, jak policzyć saldo narastające, jak oznaczyć rozbieżności i co umieścić w dokumencie do podpisu.
Jedna tabela, dwie strony
Każdy dokument (faktura, płatność, korekta) wpisujesz w jednym wierszu. Obok siebie ustaw kolumny:
- data i numer dokumentu,
- twoja kwota naliczenia i twoja kwota płatności,
- kwota naliczenia i płatności według danych kontrahenta,
- różnica,
- wynik uzgodnienia.
Dokument, który występuje tylko u jednej ze stron, ma kwotę po jednej stronie i puste pole po drugiej. Właśnie taki przypadek jest najczęstszą przyczyną rozbieżności.
Formuły
Różnica dla naliczenia:
=D2-F2
Wynik uzgodnienia, z tolerancją (np. 1 zł na zaokrąglenia):
=JEŻELI(ORAZ(D2=0;F2<>0);"Brak u nas";JEŻELI(ORAZ(D2<>0;F2=0);"Brak u kontrahenta";JEŻELI(MODUŁ.LICZBY(D2-F2)>$B$1;"Rozbieżność";"OK")))
Tolerancję trzymaj w osobnej komórce. Saldo narastające dla swoich danych: saldo początkowe plus naliczenia minus płatności, sumowane wiersz po wierszu:
=G1+D2-E2
Taką samą kolumnę zrób dla danych kontrahenta.
Przykład z liczbami
Saldo początkowe wynosi 0. W tabeli są trzy dokumenty.
| Dokument | Twoja kwota | Kwota kontrahenta | Wynik |
|---|---|---|---|
| Faktura 12/10 | 10 000 zł | 10 000 zł | OK |
| Faktura 15/10 | 4 500 zł | 4 050 zł | Rozbieżność (450 zł) |
| Płatność 20.10 | −8 000 zł | brak | Brak u kontrahenta |
Po twojej stronie saldo końcowe to 10 000 + 4 500 − 8 000 = 6 500 zł. Po stronie kontrahenta 10 000 + 4 050 = 14 050 zł. Różnica 7 550 zł ma dwie przyczyny: literówka w kwocie faktury (450 zł) i płatność, której kontrahent nie zaksięgował (8 000 zł). Znasz więc od razu, o co zapytać.
Co zawiera dokument do uzgodnienia
Zwykle jest to nazwa obu stron, numer umowy lub okres, saldo końcowe z jasną informacją, kto jest dłużnikiem, oraz miejsca na podpisy. Dokument tworzysz z tabeli, a nie ręcznie, żeby kwoty się zgadzały. Treść i wymogi formalne sprawdź w swojej firmie oraz w lokalnych przepisach.
Najczęstsze błędy
- Porównywanie sum zamiast dokumentów. Dwie różnice mogą się znosić.
- Brak tolerancji, przez co każdy grosz zaokrąglenia jest rozbieżnością.
- Mieszanie walut w jednej kolumnie.
- Pominięcie korekt i not.
- Uzgadnianie przed podpisem dokumentu bez sprawdzenia salda początkowego.
Gotowy szablon uzgodnienia sald
Płatny szablon robi to wszystko za ciebie. Wpisujesz dokumenty do jednej tabeli: po lewej swoje kwoty, po prawej kwoty kontrahenta. Tabela znajduje rozbieżności, liczy saldo narastające i tworzy uzgodnienie z sformułowaniem o zadłużeniu i wierszami podpisów.
Arkusze:
- „Dane stron”: twoja organizacja, kontrahent, umowa, okres, salda początkowe po obu stronach, wybór dostawcy, tolerancja porównania i osoby podpisujące.
- „Operacje”: do 500 dokumentów z kwotami po obu stronach, różnicami, wynikiem i saldem narastającym.
- „Rozbieżności”: lista dokumentów z różnicą i podpowiedzią, co sprawdzić.
- „Uzgodnienie”: formularz do druku A4 z saldem końcowym, sformułowaniem o zadłużeniu, wierszami podpisów i rejestrem operacji.
- „Podsumowanie”: obroty i salda po obu stronach, liczba rozbieżności, obroty według miesięcy i dwa wykresy.
Wynik dokumentu to „Rozbieżność”, „Brak u kontrahenta” lub „Brak u nas”. Jeśli jesteś kupującym, wybierasz na arkuszu „Dane stron”, kto jest dostawcą. Szablon przyda się księgowym, działom zakupów i małym firmom. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. To arkusz na zwykłych formułach, nie program księgowy, a obliczenia są orientacyjne.
FAQ
Jak często uzgadniać salda?
Zazwyczaj raz na kwartał lub na koniec roku, a z kluczowymi kontrahentami częściej. Szczegóły zależą od umów i zasad twojej firmy.
Co zrobić, gdy kontrahent nie zgadza się z rozbieżnością?
Poproś o kopie dokumentów, których dotyczy różnica. Tabela wskaże dokładnie te wiersze, więc rozmowa jest krótka i konkretna.
Czy uzgodnienie ma moc prawną?
To zależy od lokalnych przepisów i treści dokumentu. Zapytaj księgowego lub prawnika, jak traktuje się takie dokumenty w twoim kraju.
Czy mogę uzgadniać salda w walutach obcych?
Jeśli wszystkie dokumenty są w jednej walucie, tak. Przy kilku walutach prowadź osobne arkusze, aby nie mieszać kwot.
