Plan zajęć i obciążenie prowadzących w Excelu: konflikty, siatka, godziny

Plan zajęć w szkole, ośrodku szkoleniowym czy szkole językowej bywa rozrzucony po kilku plikach. Jeden zawiera salę 12, drugi grupy, trzeci godziny pracy lektorów. Kolizję, czyli dwie grupy w jednej sali albo nauczyciela w dwóch miejscach naraz, widać zwykle dopiero wtedy, gdy ktoś stoi pod drzwiami.

Lepiej mieć jeden dziennik zajęć i pozwolić Excelowi pilnować konfliktów. Poniżej opisuję, jak taki dziennik zbudować, jak wykrywać kolizje formułą i jak policzyć obciążenie względem pensum. Na końcu opisuję gotowy szablon.

Dziennik zajęć zamiast kilku tabel

Podstawą jest lista, w której jedno zajęcia to jeden wiersz. Siatkę tygodniową da się potem zbudować z tej listy, a nie odwrotnie. Układanie planu bezpośrednio w siatce jest wygodne wizualnie, ale uniemożliwia liczenie i kontrolę.

Kolumny

• dzień tygodnia i slot (numer lekcji lub blok godzinowy),
• grupa,
• przedmiot,
• prowadzący,
• sala.

Godziny slotów wpisz na osobnym arkuszu, np. slot 1 to 8:00–9:30, slot 2 to 9:45–11:15. Dzięki temu zmiana dzwonków wymaga poprawki w jednym miejscu. Grupy, prowadzących, sale i przedmioty wybieraj z list rozwijanych.

Wykrywanie konfliktów

Konflikt zachodzi, gdy w tym samym dniu i slocie powtarza się prowadzący, sala albo grupa. W polskim Excelu załatwia to funkcja LICZ.WARUNKI:

=LICZ.WARUNKI(A:A;A2;B:B;B2;E:E;E2)

Powyższa formuła zlicza, ile wierszy ma ten sam dzień (A), slot (B) i prowadzącego (E). Jeśli wynik jest większy niż 1, prowadzący jest zajęty w dwóch miejscach. Ten sam wzór z kolumną sali lub grupy w miejsce kolumny E sprawdzi pozostałe kolizje. Połącz trzy kontrole w jednej kolumnie:

=JEŻELI(LICZ.WARUNKI(A:A;A2;B:B;B2;E:E;E2)>1;"Prowadzący zajęty";JEŻELI(LICZ.WARUNKI(A:A;A2;B:B;B2;F:F;F2)>1;"Sala zajęta";JEŻELI(LICZ.WARUNKI(A:A;A2;B:B;B2;C:C;C2)>1;"Grupa zajęta";"OK")))

Do tego formatowanie warunkowe: wiersz z komunikatem innym niż „OK” robi się czerwony.

Obciążenie względem pensum

Pensum to liczba godzin tygodniowo, którą prowadzący ma wypracować. Obciążenie liczysz tak: liczba zajęć prowadzącego w tygodniu razy liczba godzin w jednych zajęciach.

Przykład: nauczycielka ma pensum 18 godzin tygodniowo. W dzienniku ma 8 zajęć po 2 godziny lekcyjne, czyli 16 godzin. Obciążenie to 16 / 18, około 89%. Gdyby miała 10 zajęć, wyszłoby 20 godzin, czyli 111%, co oznacza przeciążenie.

Godziny sumuj funkcją LICZ.JEŻELI pomnożoną przez długość zajęć. Jeśli długości są różne, użyj kolumny z liczbą godzin i funkcji SUMA.JEŻELI.

Siatka tygodniowa do druku

Gdy dziennik jest gotowy, siatkę zbudujesz formułą wyszukującą przedmiot dla wybranej grupy: na przecięciu dnia i slotu. Najprościej dodać w dzienniku kolumnę pomocniczą z kluczem, np. „dzień|slot|grupa”, a w siatce wyszukać przedmiot funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO. To rozwiązanie działa we wszystkich wersjach Excela. Jeśli grupa ma w tym samym slocie dwa zajęcia, siatka pokaże tylko pierwsze, dlatego najpierw usuń konflikty.

Najczęstsze błędy

1. Układanie planu od razu w siatce, bez listy zajęć.
2. Wpisywanie sal i nazwisk ręcznie, przez co jedna sala występuje pod trzema nazwami.
3. Brak kontroli konfliktów tylko dla prowadzących. Sala i grupa też potrafią się zdublować.
4. Nieuwzględnienie przerw i różnej długości zajęć.
5. Liczenie obciążenia „na oko”.

Gotowy szablon planu zajęć

Płatny szablon robi to wszystko za ciebie. Zajęcia wpisujesz w wierszu z list rozwijanych, a tabela pokazuje, że prowadzący, sala lub grupa są zajęci, i opisuje, co dokładnie koliduje.

Arkusze:

• «Słowniki»: prowadzący z pensum, grupy, sale, przedmioty, godziny slotów i parametry obciążenia.
• «Zajęcia»: do 800 zajęć z dniem, slotem, grupą, przedmiotem, prowadzącym, salą i kontrolą konfliktów.
• «Siatka»: siatka tygodniowa wybranej grupy lub prowadzącego, gotowa do druku.
• «Obciążenie»: godziny tygodniowo wobec pensum, procent obciążenia, przeciążenie, zajęcia według dni i dwa wykresy.

Szablon przyda się wicedyrektorom, administratorom szkół językowych, studiów i centrów korepetycji. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, a w zestawie jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Domyślnie jedne zajęcia to 2 godziny lekcyjne, co zmienisz w parametrach, a obliczenia są orientacyjne.

FAQ

Czy plan z kolizjami da się naprawić bez układania od nowa?

Tak. Filtruj dziennik po komunikacie konfliktu i przesuwaj tylko oznaczone zajęcia. Reszta planu zostaje nietknięta.

Jak uwzględnić zajęcia co dwa tygodnie?

Najprościej dodać kolumnę „tydzień” (A, B, parzysty, nieparzysty) i uwzględnić ją w warunkach wykrywania konfliktów.

Co z prowadzącym pracującym w kilku placówkach?

Plik pokazuje tylko jego obciążenie u ciebie. Jeśli ma pensum gdzie indziej, wpisz tu tylko tę część, która dotyczy twojej placówki.

Ile godzin to przeciążenie?

To zależy od zasad twojej placówki i lokalnych przepisów. W arkuszu ustaw własne progi, zamiast przyjmować cudze.