Ewidencja podpisów elektronicznych i certyfikatów w Excelu: terminy i plan odnowień

Podpis elektroniczny, któremu skończyła się ważność, zwykle odkrywamy w chwili, gdy trzeba coś pilnie podpisać: umowę, wniosek, sprawozdanie. Wtedy zaczyna się wyścig z czasem, bo odnowienie wymaga wizyty, dokumentów i czekania na urząd certyfikacji.

Pokażę, jak w Excelu założyć rejestr podpisów i certyfikatów, który liczy dni do końca ważności, przypisuje statusy i układa plan odnowień od najpilniejszych. Zadbamy też o bezpieczeństwo: w takiej tabeli nie przechowujemy żadnych kluczy ani haseł. Na końcu opis gotowego szablonu.

Jak prowadzić rejestr podpisów

1. Co wolno wpisywać, a czego nie

W rejestrze trzymasz wyłącznie dane referencyjne: właściciela, stanowisko, rodzaj podpisu, urząd certyfikacji, numer seryjny certyfikatu, daty wydania i ważności, system, w którym podpis jest używany, numer tokena i osobę odpowiedzialną. Klucze prywatne, hasła i kody PIN nigdy nie trafiają do arkusza. Przechowuj je na zabezpieczonym nośniku.

2. Słowniki

Zrób listy: rodzaje podpisów, systemy (platforma zamówień, bankowość internetowa, portale usług publicznych), urzędy certyfikacji i osoby odpowiedzialne. Dzięki temu nazwy są jednolite, a podsumowania według systemów mają sens.

3. Dni do końca ważności

=G2-DZIŚ()

Wynik ujemny oznacza podpis po terminie.

4. Status

Próg ostrzeżenia, np. 30 dni, trzymaj w komórce ustawień:

=JEŻELI(H2<0;"Po terminie";JEŻELI(H2<=Ustawienia!$B$1;"Wygasa";"Ważny"))

5. Plan odnowień bez FILTER

Najpierw dla każdego podpisu klucz pomocniczy: data ważności plus numer wiersza podzielony przez 100 000. Dzięki dodatkowemu ułamkowi podpisy z tą samą datą nie zdublują się. Potem kolejne pozycje planu:

=MAŁE(klucze;wiersz_planu)

i dopasowanie:

=INDEKS(Podpisy!A:A;PODAJ.POZYCJĘ(klucz;Podpisy!klucze;0))

Taki zestaw działa w starszych wersjach Excela i w LibreOffice. W planie umieszczasz tylko podpisy po terminie i te, które wygasają w ciągu np. 90 dni.

6. Podpowiedź „co zrobić”

Prosta formuła JEŻELI może podpowiadać działanie: „Odnów natychmiast” dla podpisów po terminie, „Złóż wniosek” dla kończących się w ciągu 30 dni, „Zaplanuj odnowienie” dla pozostałych w planie.

Przykład z liczbami

Dziś jest 1 października. Próg 30 dni, horyzont planu 90 dni.

Plan odnowień pokaże kolejno Annę (zaległość), Piotra i Ewę. Jan nie pojawi się, bo termin wykracza poza horyzont 90 dni. Podsumowanie według systemów pokaże, że w bankowości jeden z dwóch podpisów wygasa w tym miesiącu.

Częste błędy

• Przechowywanie haseł w arkuszu. To najpoważniejszy błąd. Rejestr służy do terminów, nie do sekretów.
• Brak osoby odpowiedzialnej. Gdy za odnowienie odpowiada „ktoś”, nie robi tego nikt.
• Ostrzeżenie za późno. Odnowienie bywa wielotygodniowe, więc 30 dni to minimum.
• Brak numeru seryjnego. Przy kilku podobnych certyfikatach trudno zidentyfikować właściwy.
• Nieaktualna lista systemów. Gdy podpis jest używany w kilku miejscach, wszystkie trzeba powiadomić o odnowieniu.

Gotowy szablon ewidencji podpisów i certyfikatów

Szablon (płatny) jest gotowy do pracy:

• „Słowniki”: rodzaje podpisów i certyfikatów, systemy, osoby odpowiedzialne, urzędy certyfikacji, parametr „ostrzegaj z wyprzedzeniem N dni” i horyzont planu.
• „Podpisy”: do 300 podpisów z właścicielem, stanowiskiem, rodzajem, urzędem certyfikacji, numerem seryjnym, datami wydania i ważności, miejscem użycia, numerem tokena, osobą odpowiedzialną, sygnalizacją statusu i dniami do końca ważności.
• „Plan odnowień”: lista podpisów po terminie i wygasających w ciągu najbliższych 90 dni w kolejności rosnącej terminu, bez duplikatów, z podpowiedzią „co zrobić”. Budowana formułami, bez makr i bez FILTER.
• „Podsumowanie”: podpisy według statusów, miesięcy wygaśnięcia, osób odpowiedzialnych i systemów oraz dwa wykresy.

Domyślnie status „Wygasa” oznacza 30 dni lub mniej, a liczbę dni zmienisz w „Słownikach”. Terminy i zasady odnawiania weź z certyfikatu lub regulaminu swojego urzędu certyfikacji, bo w tabeli nie są zaszyte. Excel 2007 i nowszy lub LibreOffice. W zestawie pusty plik i przykład z fikcyjnymi danymi. Obliczenia są orientacyjne.

FAQ

Czy rejestr może zawierać kody PIN do tokenów?

Nie. Numer tokena pomaga go zidentyfikować, ale kody PIN i hasła przechowuj poza arkuszem, w bezpiecznym miejscu.

Kiedy zacząć odnawiać podpis?

Zwykle co najmniej na miesiąc przed końcem. Dokładny czas zależy od urzędu certyfikacji i od tego, czy odnowienie wymaga osobistej wizyty.

Co zrobić, gdy podpis wygasł w trakcie ważnego terminu?

Skontaktuj się z urzędem certyfikacji i sprawdź jego procedury. Dokumenty przesyłane w tym czasie trzeba wysłać w inny dopuszczalny sposób, więc lepiej do tego nie dopuszczać.

Czy rejestr dobrze działa w zespole?

Tak, jeśli aktualizuje go jedna osoba, a pozostali oglądają listę odnowień. Dobrze też wyznaczyć zastępcę na wypadek nieobecności.