KHIZHNYAKOVKontrola terminów ważności towarów w Excelu: partie, progi i rabaty
Kontrola terminów ważności towarów w Excelu: partie i rabaty — szablon Excel — Zobacz szablon →
W sklepie spożywczym, aptece, kawiarni czy hurtowni problem jest ten sam: ktoś musi pilnować dat na opakowaniach. Najczęściej robi się to „obchodem półek”, czyli sprawdzaniem losowych produktów. Efekt jest łatwy do przewidzenia: część towaru ląduje w koszu, a o części dowiadujemy się dopiero od klienta.
System kontroli nie musi być skomplikowany. Wystarczy zapisywać partie z terminem ważności i pozwolić arkuszowi liczyć, ile dni zostało. Poniżej opisuję, jak to ułożyć w Excelu.
Krok 1: ewidencja partii
Podstawą jest tabela, w której jeden wiersz to jedna partia (dostawa) danego towaru. Kolumny:
| Towar | Kategoria | Dostawa | Termin ważności | Ilość | Cena |
|---|---|---|---|---|---|
| Jogurt naturalny | Nabiał | FV 112 | 20.03.2026 | 48 | 2,50 zł |
| Szynka plasterki | Wędliny | FV 118 | 12.03.2026 | 20 | 7,90 zł |
| Sok pomarańczowy | Napoje | FV 109 | 30.06.2026 | 60 | 4,20 zł |
Dlaczego partie, a nie samo nazwy towarów? Bo ten sam produkt z dwóch dostaw ma dwa różne terminy i jeden z nich wygaśnie wcześniej. Kod kreskowy nie jest potrzebny: wystarczy nazwa i numer dostawy.
Krok 2: dni do końca terminu
Liczba dni pozostałych to różnica dat: =D2-DZIŚ(). Jeśli wynik jest ujemny, towar jest przeterminowany. Dodaj kolumnę z kwotą ryzyka, czyli ilością razy ceną: =E2*F2.
Krok 3: progi i status
Zdefiniuj dwa progi w osobnych komórkach, np. „Krytycznie” = 7 dni i „Wkrótce” = 21 dni. Progi zależą od towaru i rotacji, więc dostosuj je do swojego asortymentu: świeże mięso potrzebuje innych progów niż konserwy. Status:
=JEŻELI(G2<0;"Przeterminowane";JEŻELI(G2<=$J$1;"Krytycznie";JEŻELI(G2<=$J$2;"Wkrótce";"OK")))
Formatowanie warunkowe zrobi z kolumny „sygnalizację”: czerwony, żółty, zielony. Brak progu w formule to częsty błąd, bo po zmianie progów trzeba poprawiać każdą komórkę.
Krok 4: podpowiedź działania
Status to dopiero połowa. Ludzie potrzebują decyzji: co zrobić? Prosta zasada:
- „OK”: sprzedawaj normalnie,
- „Wkrótce”: wyeksponuj lub zrób promocję,
- „Krytycznie”: przecen o ustalony procent,
- „Przeterminowane”: wycofaj.
Przykład: sok pomarańczowy za 4,20 zł, 60 szt. Zostało 6 dni do terminu. Przecena 30% obniża cenę do 2,94 zł. Sprzedaż po tej cenie daje 176 zł, a wyrzucenie całej partii to 252 zł straty. Rachunek zwykle opłaca się przy przecenie, bo odzyskujesz część wartości. Rabaty zapisz w parametrach, aby łatwo je zmieniać.
Krok 5: lista „na dziś”
Najcenniejsze jest zestawienie pozycji wymagających reakcji. Przefiltruj tabelę po statusach „Krytycznie” i „Przeterminowane” i posortuj rosnąco według liczby dni. Pracownik rano drukuje listę i wie, co wyjąć z półki lub przecenić. W nowszych wersjach Excela pomoże funkcja FILTRUJ z SORTUJ.
Krok 6: podsumowanie strat
Zsumuj kwotę zagrożonego i przeterminowanego towaru według kategorii funkcją SUMA.JEŻELI. Po miesiącu widać, które kategorie generują największe straty: może zamawiasz zbyt dużo nabiału, a za mało zmieniasz układ półek.
Najczęstsze błędy
- Kontrola tylko „na oko”.
- Brak rozdzielenia partii.
- Stałe progi dla wszystkich towarów.
- Brak dyscypliny przy przyjęciu dostawy: partia nie trafia do arkusza.
Gotowy szablon: kontrola terminów ważności
Jeśli wolisz gotowy arkusz, jest płatny szablon na zwykłych formułach. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, w języku polskim. Poprawki i nowe wersje dostajesz bezpłatnie.
W „Parametrach” ustawiasz progi w dniach do końca terminu dla statusów „Krytycznie” i „Wkrótce” oraz rabaty. Arkusz „Partie” mieści do 300 partii: towar, dostawa, termin ważności, ilość, cena. „Działać dziś” to automatyczna lista partii do przeceny lub wycofania, z najpilniejszymi na górze. „Podsumowanie” pokazuje wartość ryzyka i strat według kategorii oraz wykres. Dołączony jest przykład z fikcyjnymi danymi. Szablon przyda się właścicielom sklepów, kierownikom magazynów, sprzedawcom spożywczym, kawiarniom i aptekom.
FAQ
Jak często sprawdzać terminy ważności?
Najlepiej codziennie rano, przy użyciu listy „na dziś”. Dla towarów o długim terminie wystarczy kontrola tygodniowa.
Co zrobić z towarem blisko końca terminu?
Najpierw sprzedaż: lepsza ekspozycja, promocja lub zestaw. Jeśli to nie działa, przecena. Wycofanie to ostateczność. Przepisy dotyczące postępowania z przeterminowaną żywnością i lekami sprawdź w aktualnych regulacjach.
Jak ustalić progi dla statusów?
Zacznij od zasady, że próg „Krytycznie” to czas potrzebny, by jeszcze sprzedać towar, a „Wkrótce” to czas na zaplanowanie promocji. Dopasuj po kilku tygodniach obserwacji.
Czy da się to prowadzić bez kodów kreskowych?
Tak, to nie jest konieczne. Wystarczy nazwa towaru i numer dostawy, dzięki którym odróżnisz partie.
