Oferta handlowa w Excelu: cennik, pozycje, rabaty i rejestr ofert

Każdy, kto wysyła oferty, zna ten scenariusz: kopiujesz poprzednią, zmieniasz nazwę klienta, poprawiasz kilka pozycji i dopiero po tygodniu orientujesz się, że w jednej linijce została stara cena. Albo że oferta sprzed miesiąca wciąż „wisi” bez odpowiedzi, a nikt się nie odezwał.

Te dwa problemy, błędy w cenach i brak śledzenia ofert, da się rozwiązać w Excelu. Potrzebujesz trzech elementów: cennika, formularza oferty i rejestru. Poniżej opisuję, jak je połączyć.

Krok 1: jeden cennik, jedno źródło prawdy

Zrób arkusz z cennikiem: kod, nazwa, jednostka, cena netto. Każda pozycja ma unikalny kod. Ceny wpisujesz tylko tutaj. Dzięki temu zmiana ceny w jednym miejscu aktualizuje wszystkie przyszłe oferty. Dla porządku dodaj kolumnę z kategorią i krótkim opisem.

Podobnie zrób listę klientów: nazwa, osoba kontaktowa, adres, NIP lub inne dane identyfikacyjne, e-mail.

Krok 2: pozycje oferty wybierane po kodzie

Tabela pozycji ma kolumny: numer oferty, kod, ilość, rabat. Nazwę, jednostkę i cenę formuła pobiera z cennika:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Cennik!$A$2:$D$200;2;FAŁSZ)

Wartość pozycji po rabacie: =ilość*cena*(1-rabat). Przykład: 10 szt. po 85 zł z rabatem 5% daje 10 × 85 × 0,95 = 807,50 zł. Dodatkowo możesz przewidzieć rabat na całą ofertę. Zabezpiecz formułę przed błędem, gdy kod jest pusty: =JEŻELI.BŁĄD(...;"").

Krok 3: formularz oferty do druku

Na osobnym arkuszu przygotuj stronę A4. W jednej komórce wpisujesz numer oferty, a pozostałe pola uzupełniają się same: klient, data, termin ważności, lista pozycji i suma. Pozycje pobierasz z tabeli pozycji dla wskazanego numeru, na przykład kolejnymi wystąpieniami numeru za pomocą funkcji MAŁE i JEŻELI (w nowszym Excelu łatwiej użyć funkcji FILTRUJ). Nad listą umieść dane firmy, pod nią warunki płatności, termin realizacji i podstawę VAT. Ustaw obszar wydruku i gotowe: PDF do klienta powstaje w kilka sekund.

Krok 4: termin ważności

Oferta bez terminu ważności ciągnie się w nieskończoność. Termin to data oferty plus liczba dni (np. 14): =B2+14. Przechowuj domyślną liczbę dni w parametrach, ale dopuść własną wartość dla konkretnej oferty. Status „po terminie” ustaw dla ofert wysłanych, których termin minął: =ORAZ(status="Wysłano";termin<DZIŚ()).

Krok 5: rejestr i konwersja

Rejestr to lista wszystkich ofert: numer, data, klient, kwota, status (Szkic, Wysłano, Przyjęto, Odrzucono). Z niego policzysz najważniejsze liczby:

• ile ofert czeka na odpowiedź: =LICZ.JEŻELI(status;"Wysłano"),
• konwersję: przyjęte / (przyjęte + odrzucone),
• średnią wartość oferty: =ŚREDNIA(kwoty).

Przykład: wysłano 40 ofert, 14 przyjęto, 10 odrzucono, 16 czeka. Konwersja z rozstrzygniętych to 14 / 24 ≈ 58%. Jeśli zamierzasz zrobić follow-up, wystarczy przefiltrować oferty po terminie i zadzwonić.

Najczęstsze błędy

• Ceny wpisywane ręcznie do każdej oferty zamiast pobierania z cennika.
• Brak numeracji ofert, przez co trudno je odnaleźć.
• Brak terminu ważności, a więc ryzyko, że klient wróci po pół roku z żądaniem starej ceny.
• Brak śledzenia statusów: zainteresowany klient bez follow-upu odpływa do konkurencji.
• Mieszanie cen netto i brutto.

Gotowy szablon: oferta handlowa i cennik

Jeśli nie chcesz składać tego sam, jest gotowy szablon. Jest płatny, oparty na zwykłych formułach, działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, a plik jest po polsku. Poprawki i nowe wersje dostajesz bezpłatnie.

W „Danych firmy” wpisujesz firmę, kontakty, warunki płatności, terminy i VAT. „Cennik” mieści do 200 pozycji, a „Klienci” do 100 klientów. W „Rejestrze” i „Pozycjach” prowadzisz do 300 ofert i 1500 pozycji ze statusami Szkic, Wysłano, Przyjęto, Odrzucono; rabaty można udzielać na pozycję i na całą ofertę. Arkusz „Oferta” to formularz do druku na A4 według numeru. „Podsumowanie” pokazuje oferty i kwoty według statusów, konwersję, oferty po terminie i średnią wartość. W pakiecie jest pusta tabela oraz wypełniony wzór z fikcyjnymi danymi. Przyda się handlowcom, jednoosobowym działalnościom, małym firmom, freelancerom i agencjom.

FAQ

Co powinna zawierać oferta handlowa?

Dane sprzedawcy i klienta, numer i datę oferty, opis pozycji z ilościami i cenami, sumę, warunki płatności i realizacji oraz termin ważności. Całość najlepiej zmieścić na jednej–dwóch stronach.

Jak długo oferta powinna być ważna?

Zwykle 7-30 dni. Krócej, gdy ceny surowców szybko się zmieniają, dłużej przy dużych, złożonych zamówieniach.

Jak wysyłać ofertę?

Po uzupełnieniu wszystkich pozycji sprawdź jeszcze raz sumy i dane klienta. Najwygodniej jako PDF zapisany z formularza. Dzięki temu klient nie zmieni żadnej liczby, a Ty masz kopię.

Kiedy robić follow-up?

Po kilku dniach od wysłania, a potem przed upływem terminu ważności. Rejestr z filtrem po statusie „Wysłano” podpowie, do kogo zadzwonić.