Porównanie ofert dostawców w Excelu: ranking punktowy krok po kroku

Trzy oferty na ten sam zakup, a każda wygląda inaczej. Pierwszy dostawca ma najniższą cenę, drugi dowiezie towar w tydzień, trzeci daje dłuższą gwarancję. Wybór „na oko” kończy się zwykle tym, że decyduje ostatnia rozmowa albo sympatia do handlowca, a nie liczby.

Można to uporządkować prostą metodą punktową w Excelu. Poniżej pokazuję, jak zestawić ceny pozycji, policzyć sumy i oceny kryteriów oraz wybrać zwycięzcę, którego da się uzasadnić przed przełożonym lub wspólnikami.

Krok 1: porównuj to samo

Zanim zaczniesz liczyć, upewnij się, że wszystkie oferty dotyczą identycznego zakresu: tych samych pozycji, ilości i jednostek, ceny netto albo wszędzie brutto. Różnica w zakresie fałszuje cały ranking. Jeśli dostawca nie wycenił kilku pozycji, oznacz jego ofertę jako niekompletną, zamiast porównywać ją z pełnymi.

Krok 2: tabela pozycji

W wierszach wpisz pozycje (nazwa, jednostka, ilość), w kolumnach ceny jednostkowe poszczególnych dostawców. Wartość dostawcy to suma iloczynów ilości i cen:

=SUMA.ILOCZYNÓW($C$2:$C$20;D2:D20)

Najniższą cenę dla pozycji znajdziesz funkcją MIN, a nazwę dostawcy, który ją oferuje, funkcjami INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ:

=INDEKS($D$1:$H$1;PODAJ.POZYCJĘ(MIN(D2:H2);D2:H2;0))

Dzięki temu widzisz, ile można by zaoszczędzić, gdyby kupować każdą pozycję u najtańszego dostawcy. Pamiętaj, że rozdzielenie zamówienia kosztuje czas i transport.

Krok 3: punkty za kryteria

Każde kryterium zamień na liczbę od 0 do 1, żeby można je było sumować:

• cena: minimalna suma podzielona przez sumę dostawcy,
• termin dostawy: minimalny termin podzielony przez termin dostawcy,
• gwarancja: wartość dostawcy podzielona przez maksymalną,
• odroczenie płatności: wartość dostawcy podzielona przez maksymalną.

Następnie nadaj kryteriom wagi, których suma wynosi 100%, i policz wynik jako sumę iloczynów punktów i wag. Miejsca nadasz funkcją POZYCJA.

Przykład

Trzech dostawców, wagi: cena 50%, termin 20%, gwarancja 15%, odroczenie 15%.

Najtańszy jest dostawca C, ale zajmuje ostatnie miejsce, bo dostarcza najwolniej i nie daje odroczenia. Wygrywa B, mimo że jego oferta jest najdroższa o 700 zł. Przy wagach zmienionych na korzyść ceny ranking mógłby wyglądać inaczej, dlatego wagi ustal przed otwarciem ofert, a nie po.

Co zrobić po rankingu

Wynik tabeli to dopiero punkt wyjścia. Zadzwoń do dwóch pierwszych dostawców, dopytaj o warunki, które nie weszły do arkusza, i zapytaj, czy przy większym zamówieniu zejdą z ceny. Wyniki negocjacji wpisz do tej samej tabeli, a ranking przeliczy się sam. Zachowaj plik jako uzasadnienie wyboru.

Typowe błędy

• Dobieranie wag po fakcie, żeby wyszedł „właściwy” dostawca.
• Porównywanie cen netto z brutto.
• Pominięcie kosztów dostawy i montażu.
• Ignorowanie niekompletnych ofert zamiast ich wyraźnego oznaczenia.
• Zbyt wiele kryteriów. Cztery lub pięć wystarczy, a każde następne rozmywa wynik.

Gotowy szablon porównania ofert

Szablon jest płatny, a cenę znajdziesz na stronie produktu. W arkuszu „Parametry” wpisujesz nazwę zakupu, do 5 dostawców z warunkami (termin dostawy, gwarancja, odroczenie płatności) i wagi kryteriów.

Arkusz „Pozycje” mieści do 40 pozycji: nazwa, jednostka, ilość i cena u każdego dostawcy, a także najlepsza cena i najlepszy dostawca dla każdej pozycji. „Porównanie” liczy sumę według dostawców, odchylenie od minimum, punkty za cztery kryteria, końcowy ranking, miejsce i zwycięzcę, a także rysuje wykres. Gdy dostawca nie podał cen wszystkich pozycji, jego suma nie jest porównywana z pozostałymi, a w tabeli widnieje „niekompletna”. „Instrukcja” wyjaśnia, jak wypełniać arkusz i jak liczone są punkty.

W zestawie jest pusta tabela i wypełniony wzór z fikcyjnymi danymi. Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.

FAQ

Czy ranking punktowy wystarczy do podjęcia decyzji?

To pomoc, nie wyrok. Uzupełnij ją rozmową z dostawcą, referencjami i oceną ryzyka, zwłaszcza przy większych zakupach.

Jak ustalić wagi?

Zapytaj, co jest najważniejsze dla firmy w tym konkretnym zakupie. Przy sprzęcie na lata większą wagę dostanie gwarancja, przy pilnym zamówieniu termin.

Co zrobić, gdy dwie oferty mają prawie ten sam wynik?

Sprawdź, jak zmienia się ranking po drobnej zmianie wag. Jeśli wynik jest niestabilny, o wyborze zdecydują czynniki spoza tabeli.

Czy tabela nadaje się do zamówień publicznych?

Pomaga porównać oferty i przygotować uzasadnienie, ale procedurę i kryteria oceny ustal według własnego regulaminu i obowiązujących przepisów.