Punkt ponownego zamówienia: kiedy i ile zamawiać towaru

W małym sklepie czy hurtowni zakupy często robi się „na oko”: właściciel przechodzi między regałami i zapisuje, czego jest mało. Efekt jest znany – bestsellerów brakuje akurat wtedy, gdy klienci o nie pytają, a w magazynie zalegają kartony, które miały się „kiedyś sprzedać”.

Punkt ponownego zamówienia (ang. reorder point, ROP) to prosta zasada, która mówi, przy jakim stanie trzeba złożyć zamówienie, żeby nowa dostawa dotarła, zanim towar się skończy. W tym artykule pokazuję wzór, przykład i jak zbudować w Excelu listę „co zamówić dziś”.

Trzy dane, których potrzebujesz

1. Średnia sprzedaż dzienna – sprzedaż z okresu analizy podzielona przez liczbę dni. Okres powinien być reprezentatywny: zwykle 30–90 dni.
2. Czas dostawy – ile dni mija od złożenia zamówienia do towaru na półce. Licz realnie, z weekendami i czasem na przyjęcie.
3. Zapas bezpieczeństwa – ile dni sprzedaży chcesz mieć „w zapasie” na wypadek opóźnienia dostawy lub wzrostu popytu.

Wzór na punkt zamówienia

Punkt zamówienia = średnia sprzedaż dzienna × (czas dostawy + zapas bezpieczeństwa w dniach)

Przykład: filtry do ekspresu.

• sprzedaż w ostatnich 30 dniach: 90 sztuk → 3 szt. dziennie,
• czas dostawy: 7 dni,
• zapas bezpieczeństwa: 5 dni.

3 × (7 + 5) = 36 sztuk. Gdy stan spadnie do 36 sztuk lub niżej, czas zamówić.

W Excelu (sprzedaż w C2, okres analizy w $B$1, czas dostawy w D2, zapas bezpieczeństwa w $B$2):

=C2/$B$1*(D2+$B$2)

Ile zamówić

Zamówienie powinno wystarczyć na okres do następnego zamówienia. Jeśli zamawiasz u dostawcy co 14 dni, docelowy stan po dostawie to sprzedaż z 14 dni plus to, co zejdzie w czasie dostawy, plus zapas bezpieczeństwa:

3 × (7 + 5 + 14) = 78 sztuk. Na stanie jest 30 sztuk, więc zamawiasz 48 sztuk.

=ZAOKR.GÓRA(MAX(0;Cel-Stan);0)

Jeśli dostawca sprzedaje w opakowaniach zbiorczych (np. po 12 szt.), zaokrąglij do pełnych opakowań: =ZAOKR.W.GÓRĘ(MAX(0;Cel-Stan);12) → 48 to akurat 4 kartony.

Lista „zamów dziś”

Gdy masz kolumnę z punktem zamówienia, sygnał jest prosty:

=JEŻELI(B2<=F2;"Zamów";"")

gdzie B to stan, a F punkt zamówienia. Filtr na tej kolumnie daje gotową listę pozycji do zamówienia. Wartość zamówienia: ilość × cena zakupu. Sumę według dostawców policzysz funkcją SUMA.JEŻELI – i od razu wiesz, ile przelewów i na jaką kwotę przygotować.

Jak dobrać zapas bezpieczeństwa

Nie ma jednej liczby dla całego magazynu. Większy zapas warto trzymać dla:

• towarów, których brak oznacza utratę klienta (bestsellery, produkty grupy A z analizy ABC),
• dostawców, którzy często się spóźniają,
• produktów o nierównej sprzedaży.

Mniejszy – dla towarów drogich, wolno rotujących lub z krótkim terminem ważności.

Najczęstsze błędy

• Okres analizy z dziurą w sprzedaży. Jeśli towaru przez tydzień nie było, średnia sprzedaż wyjdzie zaniżona. Policz średnią tylko z dni, gdy towar był dostępny.
• Towary sezonowe liczone ze złego okresu. Sprzedaż sanek z sierpnia nie mówi nic o grudniu. Okres analizy dobieraj ręcznie.
• Nieaktualny stan. Punkt zamówienia działa tylko wtedy, gdy stan w arkuszu odpowiada rzeczywistości.
• Ignorowanie minimum logistycznego. Dostawca może mieć minimalną wartość zamówienia – sprawdzaj sumę według dostawców.

Gotowy szablon: punkt zamówienia i plan zakupów

Nasz płatny szablon zamienia te obliczenia w codzienne narzędzie:

• „Parametry”: zapas bezpieczeństwa w dniach i okres analizy.
• „Towary”: stan, sprzedaż, czas dostawy, cena zakupu i dostawca – punkt zamówienia liczy się według średniej sprzedaży dziennej × (czas dostawy + zapas bezpieczeństwa).
• „Zamów dziś”: lista pozycji do zamówienia z ilością i kwotą.
• „Plan zakupów”: podsumowanie zamówienia według dostawców i wartość zakupów.

Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.

Pytania i odpowiedzi

Jak często aktualizować stany?

Najlepiej codziennie lub przy każdym przyjęciu dostawy i inwentaryzacji. Jeśli stany pobierasz z programu sprzedażowego, wystarczy wkleić eksport do arkusza.

Czym punkt zamówienia różni się od minimum magazynowego?

Minimum to po prostu ustalona na stałe liczba. Punkt zamówienia wynika ze sprzedaży i czasu dostawy, więc sam się dopasowuje, gdy produkt zaczyna sprzedawać się szybciej lub wolniej.

Co z nowymi produktami bez historii sprzedaży?

Przyjmij ostrożny szacunek na podstawie podobnego produktu i po 3–4 tygodniach zastąp go rzeczywistą sprzedażą.

Czy metoda nadaje się do produktów sezonowych?

Tak, ale okres analizy dobieraj ręcznie: przed sezonem bierz dane z tego samego okresu w poprzednim roku, a nie z ostatnich tygodni.