Wynagrodzenie prowizyjne w salonie: ewidencja usług i wypłat w Excelu

W wielu salonach fryzjerskich, kosmetycznych i barber shopach wizyty zapisuje się w zeszycie albo w komunikatorze, a koniec miesiąca oznacza żmudne liczenie wypłat. Wystarczy jeden zapomniany rabat albo usługa wpisana na złą osobę, by pojawiły się nieporozumienia ze stylistami.

Prowizyjny system wynagrodzeń jest prosty w teorii: stylista dostaje procent od swoich usług. W praktyce trzeba ustalić, od jakiej kwoty liczyć procent, co z materiałami i prowizjami za płatność kartą. Poniżej pokazuję, jak zbudować w Excelu ewidencję, która policzy to wszystko automatycznie.

Krok 1: słowniki

Zanim zaczniesz zapisywać wizyty, przygotuj trzy listy:

• usługi: nazwa, cena, koszt materiałów na jeden zabieg (farba, oksydant, lakier hybrydowy, jednorazówki);
• styliści: imię, procent od przychodu, ewentualna pensja stała;
• metody płatności: gotówka, karta, BLIK, bon – z prowizją, jeśli ją płacisz.

Krok 2: dziennik usług

Jeden wiersz to jedna usługa: data, klient, usługa, stylista, rabat, metoda płatności. Wszystko inne liczą formuły:

• cena: =WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Usługi!A:C;2;FAŁSZ)
• cena po rabacie: =F2*(1-E2)
• procent dla stylisty: =G2*WYSZUKAJ.PIONOWO(D2;Styliści!A:C;2;FAŁSZ)
• materiały: =WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Usługi!A:C;3;FAŁSZ)
• prowizja płatności: =G2*WYSZUKAJ.PIONOWO(Płatność;Płatności!A:B;2;FAŁSZ)
• zysk salonu: =G2-H2-I2-J2

Przykład jednej usługi

Koloryzacja u Oli, cena 250 zł, rabat 10% dla stałej klientki, płatność kartą z prowizją 1%.

Ważna decyzja: czy procent liczyć przed rabatem, czy po nim? Uczciwiej po rabacie – od faktycznie zapłaconej kwoty. Jeśli procent liczysz od ceny katalogowej, każdy rabat w całości obciąża salon. Niezależnie od wyboru, zasada musi być jasna i spisana.

Krok 3: wypłaty za miesiąc

Wynagrodzenie stylisty to suma procentów z jego usług w danym miesiącu plus pensja stała:

=SUMA.WARUNKÓW(Dziennik!H:H;Dziennik!D:D;A2;Dziennik!M:M;$B$1)+C2

gdzie kolumna M w dzienniku to miesiąc (=TEKST(A2;"rrrr-mm")), a B1 – wybrany miesiąc. Obok warto pokazać liczbę klientów (LICZ.WARUNKI) i średni rachunek (przychód / liczba klientów). Średni rachunek dużo mówi o tym, kto proponuje klientom dodatkowe usługi.

Krok 4: analiza

Gdy dziennik działa od kilku tygodni, zaczyna odpowiadać na pytania, które trudno ocenić „na oko”:

• które dni tygodnia przynoszą największy przychód – funkcja DZIEŃ.TYG w kolumnie pomocniczej i SUMA.JEŻELI;
• które usługi są najbardziej zyskowne, a nie tylko najpopularniejsze;
• jaki jest udział materiałów w przychodzie.

Często okazuje się, że usługa z wysoką ceną daje mniej zysku niż prostsza, bo zużywa drogie materiały i dużo czasu.

Najczęstsze błędy

• Brak materiałów w kalkulacji. Procent dla stylisty plus materiały mogą zjeść większość ceny usługi.
• Niejasne zasady rabatów. Stylista daje rabat znajomej, a koszt ponosi tylko salon – albo odwrotnie. Spisz zasady.
• Wpisywanie danych raz w tygodniu. Usługi zapisuj od razu albo na koniec każdego dnia.
• Różne nazwy tej samej usługi. „Strzyżenie damskie” i „strzyżenie D” to dla Excela dwie różne pozycje – używaj list rozwijanych.

Gotowy szablon: ewidencja usług salonu i wynagrodzenia stylistów

Nasz płatny szablon zastępuje zeszyt i kalkulator:

• „Słowniki”: usługi z ceną i materiałami, styliści z procentem od przychodu i pensją stałą, metody płatności z prowizją.
• „Dziennik”: do 1000 usług – data, klient, usługa, stylista, rabat, płatność; liczone są cena po rabacie, procent dla stylisty (od ceny po rabacie), materiały, prowizja i zysk salonu.
• „Wynagrodzenia”: wybierasz rok i miesiąc, a dla każdego stylisty widzisz przychód, procent, pensję stałą, kwotę do wypłaty, liczbę klientów i średni rachunek.
• „Podsumowanie”: przychód według dni tygodnia, stylistów i usług za dowolny okres, top 5 usług i trzy wykresy.

Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.

Pytania i odpowiedzi

Jaki procent dla stylisty jest typowy?

Zależy od miasta, renomy salonu i tego, kto kupuje materiały. Najlepiej policzyć od drugiej strony: ile salon musi zatrzymać z każdej usługi, żeby pokryć czynsz, materiały i inne koszty, i dopiero wtedy ustalić procent.

Jak rozliczać stylistę wynajmującego stanowisko?

Wtedy salon zwykle pobiera stałą opłatę za stanowisko albo procent od przychodu stylisty. W ewidencji możesz potraktować to jak odwrotny model: przychód salonu to opłata lub procent, a nie cena usługi.

Czy sprzedaż kosmetyków też wpisywać do dziennika?

Można, jako osobną „usługę” z ceną i kosztem zakupu jako materiałami. Procent od sprzedaży produktów ustal osobno – często jest niższy niż od usług.

Jak liczyć wynagrodzenie, gdy usługę robią dwie osoby?

Najprościej rozbić ją na dwa wiersze, np. „koloryzacja” i „modelowanie”, i przypisać każdą część właściwej osobie.