KHIZHNYAKOVEwidencja czasu pracy w projektach: jak prowadzić time tracker w Excelu
Ewidencja czasu pracy według projektów i klientów — szablon Excel (time tracker) — Zobacz szablon →
Freelancerzy, małe studia i agencje sprzedają czas. Mimo to wiele z nich nie zapisuje godzin dokładnie – „to był krótki projekt”, „wpiszę na koniec tygodnia”. Potem okazuje się, że projekt wyceniony na 40 godzin zajął 65, a połowa poprawek nigdy nie trafiła na fakturę.
Ewidencja czasu pracy w projektach rozwiązuje ten problem. W tym poradniku pokazuję, jak zbudować w Excelu prosty time tracker: zapis godzin, wycena według stawki projektu, kontrola budżetu godzin i rozliczenie, co jest do zafakturowania.
Krok 1: lista projektów
Na osobnym arkuszu zapisz projekty: nazwa, klient, stawka godzinowa, budżet godzin (jeśli jest uzgodniony). Projekty z jednego źródła sprawiają, że w dzienniku czasu wybierasz je z listy, a nie wpisujesz za każdym razem inaczej.
| Projekt | Klient | Stawka | Budżet godzin |
|---|---|---|---|
| Strona dla piekarni | Piekarnia Kłos | 150 zł | 60 h |
| Kampania jesienna | Sklep Rowerowy | 130 zł | 40 h |
| Abonament wsparcia | Biuro Rachunkowe | 120 zł | – |
Krok 2: dziennik czasu
Jeden wiersz to jeden blok pracy: data, wykonawca, projekt, zadanie, liczba godzin, czy płatne (tak / nie), status płatności (niezafakturowane / zafakturowano / zapłacono).
Jeśli wolisz zapisywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia, liczbę godzin policzysz tak:
=(E2-D2)*24
Excel przechowuje czas jako ułamek doby, dlatego mnożymy przez 24. Wynik sformatuj jako liczbę z dwoma miejscami po przecinku – 1,5 h jest łatwiejsze do mnożenia niż „1:30”.
Krok 3: kwota
Stawkę pobierasz z listy projektów:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Projekty!A:C;3;FAŁSZ)
Kwota tylko dla godzin płatnych:
=JEŻELI(G2="tak";F2*H2;0)
Godziny niepłatne (np. poprawki z Twojej winy, spotkania wewnętrzne) też zapisuj. Nie trafią na fakturę, ale pokażą prawdziwy koszt projektu.
Krok 4: wykorzystanie budżetu
Na liście projektów policz wykorzystane godziny:
=SUMA.JEŻELI(Czas!C:C;A2;Czas!F:F)
i procent budżetu: =E2/D2. Formatowanie warunkowe na czerwono powyżej 100% i na żółto powyżej 80% ostrzeże Cię, zanim projekt wymknie się spod kontroli.
Przykład: „Strona dla piekarni” – zapisane 48 h z 60 h, czyli 80%. Płatnych godzin jest 44, co daje 44 × 150 = 6 600 zł. Do końca budżetu zostało 12 godzin, a w planie są jeszcze testy i wdrożenie. To dobry moment na rozmowę z klientem, a nie po fakcie.
Krok 5: co do zafakturowania
Zestawienie według projektów i statusów:
=SUMA.WARUNKÓW(Czas!I:I;Czas!C:C;A2;Czas!J:J;"niezafakturowane")
Trzy kolumny – niezafakturowane, zafakturowano, zapłacono – pokazują od razu, gdzie leżą pieniądze. Po wystawieniu faktury zmień status godzin na „zafakturowano”, po wpływie – na „zapłacono”.
Krok 6: podsumowanie tygodnia i miesiąca
Dodaj kolumny pomocnicze z tygodniem (=NUM.TYG(A2;2)) i miesiącem (=MIESIĄC(A2)). Dzięki nim łatwo zobaczysz, ile godzin pracujesz tygodniowo i który miesiąc był najbardziej obciążony.
Najczęstsze błędy
- Zapisywanie godzin z pamięci na koniec tygodnia. Zawsze wychodzi mniej, niż było naprawdę.
- Zaokrąglanie w dół „żeby nie wyszło za drogo”. Jeśli stawka jest uczciwa, godziny też powinny być.
- Brak budżetu godzin. Bez punktu odniesienia nie wiesz, kiedy projekt staje się nieopłacalny.
- Pomijanie godzin niepłatnych. Bez nich nie policzysz realnej rentowności klienta.
Gotowy szablon: ewidencja czasu pracy według projektów i klientów
Nasz płatny time tracker ma te mechanizmy gotowe:
- „Projekty”: projekty, klienci, stawka godzinowa, budżet godzin i wykonawcy; wykorzystane godziny i procent budżetu liczą się same, a po przekroczeniu 100% wiersz zmienia kolor na czerwony.
- „Czas”: do 3000 wpisów – data, wykonawca, projekt, zadanie, godziny, czy godziny są płatne, status płatności; stawka, kwota, tydzień i miesiąc liczą się same.
- „Do zapłaty”: dla każdego projektu – ile jest niezafakturowane, zafakturowane i zapłacone.
- „Podsumowanie”: godziny i pieniądze według projektów i miesięcy, wykorzystanie budżetu i wykresy.
Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.
Pytania i odpowiedzi
Z jaką dokładnością zapisywać czas?
Najczęściej wystarcza 15 minut (0,25 h). Dokładniejsze zapisy rzadko są potrzebne, a mniej dokładne – np. do pełnych godzin – przy krótkich zadaniach mocno zniekształcają obraz.
Czy zapisywać czas na maile i telefony?
Tak, jeśli dotyczą projektu. Komunikacja z klientem potrafi zająć 10–20% czasu, a bez zapisu znika z rozliczeń.
Jak prowadzić ewidencję dla kilku osób w zespole?
Dodaj kolumnę „wykonawca” i wybieraj osobę z listy. Każdy może wpisywać swoje godziny w tym samym pliku albo przesyłać je raz w tygodniu do wklejenia.
Co zrobić, gdy klient pyta o raport godzin?
Przefiltruj dziennik po projekcie i okresie, a następnie skopiuj lub wydrukuj widok z datami, zadaniami i godzinami. Przejrzysty raport buduje zaufanie i ułatwia akceptację faktury.
