Ewidencja zleceń freelancera w Excelu: ile naprawdę zarabiasz na godzinę

Freelancer ma zwykle kilku klientów i dwa modele rozliczeń naraz: część pracy idzie na godziny, część za stałą kwotę. Do tego płatności przychodzą nieregularnie – jeden klient płaci w tydzień, inny po dwóch miesiącach, a o jednej fakturze zapomniałeś, bo zlecenie oddałeś w piątek wieczorem.

Bez ewidencji trudno odpowiedzieć na podstawowe pytania: ile zarobiłem w tym miesiącu, kto jest mi winien pieniądze i ile naprawdę zarabiam na godzinę? Poniżej pokazuję, jak zbudować w Excelu prosty system, który na nie odpowiada.

Krok 1: klienci i stawki

Zacznij od listy klientów z domyślną stawką godzinową. Różni klienci mogą płacić różnie – stała współpraca zwykle ma niższą stawkę niż jednorazowe pilne zlecenie.

Krok 2: praca godzinowa

Dziennik czasu: data, klient, zadanie, początek, koniec, godziny, stawka, kwota, zapłacono.

Godziny z początku i końca: =(E2-D2)*24. Jeśli nie mierzysz czasu na bieżąco, wpisuj godziny ręcznie w osobnej kolumnie i wybieraj: =JEŻELI(E2<>"";(E2-D2)*24;F2).

Stawka uzupełnia się według klienta, ale za pilne prace możesz ją nadpisać:

=JEŻELI(H2<>"";H2;WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;Klienci!A:B;2;FAŁSZ))

Kwota: godziny × stawka.

Krok 3: zlecenia ryczałtowe

Projekty za stałą kwotę zapisuj w osobnej tabeli: klient, opis, kwota, termin oddania, status (W realizacji / Oddane), zapłacono, pozostało. Do przychodu zlecenie wchodzi w miesiącu oddania.

Sygnał terminu:

=JEŻELI(E2="Oddane";"";JEŻELI(D2<DZIŚ();"Po terminie";JEŻELI(D2-DZIŚ()<=3;"Termin blisko";"")))

Krok 4: przychód i niezapłacone

Przychód miesiąca to suma kwot godzinowych z tego miesiąca plus kwoty zleceń oddanych w tym miesiącu. Niezapłacone to suma kwot bez znacznika „Zapłacono” plus pozostałe kwoty zleceń.

=SUMA.WARUNKÓW(Czas!I:I;Czas!J:J;"<>tak")

Ta liczba jest często największym zaskoczeniem: kilka tysięcy złotych „wiszących” u klientów to w świecie freelancerów nic nadzwyczajnego.

Krok 5: rzeczywista stawka godzinowa

Stawka „z cennika” i stawka rzeczywista to dwie różne rzeczy. Przykład miesiąca:

• praca godzinowa: 62 h, przychód 7 940 zł,
• średnia stawka godzinowa: 7 940 / 62 ≈ 128 zł.

Co z ryczałtami? Załóżmy, że logo za 2 500 zł zajęło Ci 30 godzin. To 83 zł za godzinę – wyraźnie mniej niż Twoja stawka. Jeśli chcesz sprawdzać opłacalność ryczałtów, zapisuj przy nich szacunkowy czas w osobnej kolumnie. Następnym razem wycenisz podobne zlecenie wyżej albo zawęzisz zakres poprawek.

Krok 6: „po podatku”

Żeby nie mylić przychodu z pieniędzmi do wydania, dodaj wiersz poglądowy: przychód × (1 − stawka podatku). Stawkę zależną od formy działalności wpisz samodzielnie i sprawdzaj według aktualnych przepisów – to tylko orientacja, nie rozliczenie podatkowe.

Najczęstsze błędy

• Liczenie tylko godzin płatnych. Maile, wyceny i spotkania też są pracą – bez nich stawka rzeczywista wychodzi zawyżona.
• Brak kontroli płatności. Bez listy niezapłaconych łatwo zapomnieć o przypomnieniu.
• Jedna stawka dla wszystkiego. Pilne prace weekendowe powinny kosztować więcej.
• Mieszanie przychodu z dochodem. Przed planowaniem wydatków odejmij podatek i składki.

Gotowy szablon: ewidencja zleceń i czasu freelancera

Nasz płatny szablon łączy obie formy pracy w jednym pliku:

• „Klienci”: lista klientów ze stawką za godzinę, parametr „dziś”, podatek w procentach (poglądowo), pierwszy miesiąc raportu i próg „termin blisko”.
• „Czas”: do 1000 wpisów – data, klient, zadanie, początek i koniec lub godziny ręcznie, własna stawka za pilne prace, kwota i znacznik „Zapłacono”.
• „Zlecenia”: do 500 zleceń ryczałtowych – kwota, termin oddania, status, zapłacono, pozostało i sygnalizacja terminu.
• „Podsumowanie”: przychód według miesięcy i klientów, godziny w tygodniu i miesiącu, średnia stawka godzinowa z pracy godzinowej, niezapłacone, „po podatku” i dwa wykresy.

Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Obliczenia mają charakter orientacyjny.

Pytania i odpowiedzi

Jak ustalić stawkę godzinową na start?

Policz, ile chcesz zarabiać miesięcznie na rękę, dodaj podatki, składki i koszty (sprzęt, programy, księgowość), a potem podziel przez realną liczbę płatnych godzin – zwykle znacznie mniejszą niż 160.

Czy warto zapisywać czas przy zleceniach ryczałtowych?

Tak, przynajmniej szacunkowo. Tylko w ten sposób dowiesz się, które typy zleceń są opłacalne, a które wyceniasz za nisko.

Jak często wystawiać faktury przy pracy godzinowej?

Najczęściej raz w miesiącu lub po zakończeniu etapu. Ustal to z klientem z góry – regularne faktury poprawiają przepływ gotówki.

Co zrobić z klientem, który zalega z płatnością?

Najpierw uprzejme przypomnienie kilka dni po terminie, potem telefon. Jeśli zaległość się powtarza, rozważ zaliczki lub płatność z góry za kolejne etapy.