Rejestr wizyt klientów w Excelu: zapisy bez nakładających się terminów

Dwie klientki umówione na tę samą godzinę do jednej stylistki. Zapis na kartce, której nikt nie może znaleźć. Wiadomość na komunikatorze, która utonęła pod stu innymi. Każdy, kto prowadzi gabinet, salon fryzjerski, studio paznokci czy pracownię fotograficzną, zna te sytuacje i ich koszt: zdenerwowany klient, stracony czas, czasem stracona wizyta.

Dobry rejestr wizyt w Excelu rozwiązuje większość tych kłopotów. Wystarczy jedna tabela, kilka list rozwijanych i formuła wykrywająca nakładanie się terminów. Poniżej kolejne kroki.

Słowniki: usługi i specjaliści

Zacznij od dwóch krótkich list. Usługi: nazwa, czas trwania w minutach, cena (np. strzyżenie damskie, 60 minut, 120 zł). Specjaliści: imiona osób, które przyjmują klientów. Dzięki listom wizytę wpisujesz, wybierając pozycje, a nie pisząc ręcznie, więc nie ma literówek i wszystko da się potem zsumować.

Tabela wizyt

Jedna wizyta to jeden wiersz: data, godzina, klient, telefon, usługa, specjalista, rabat, status i płatność. Wyliczane kolumny:

• Cena po rabacie: =WYSZUKAJ.PIONOWO(E2;Usługi!A:C;3;FAŁSZ)*(1-G2)
• Godzina zakończenia: =B2+WYSZUKAJ.PIONOWO(E2;Usługi!A:C;2;FAŁSZ)/1440

Dzielenie przez 1440 wynika z liczby minut w dobie: Excel przechowuje godziny jako ułamek doby. Dla wizyty o 10:00 trwającej 60 minut zakończenie to 11:00.

Wykrywanie nakładających się terminów

Najcenniejsza formuła: wizyty nakładają się, jeśli u tego samego specjalisty w tym samym dniu początek jednej jest przed końcem drugiej i odwrotnie. W Excelu:

=JEŻELI(LICZ.WARUNKI(F:F;F2;A:A;A2;B:B;"<"&I2;I:I;">"&B2)>1;"Nakładanie";"")

Tu A to data, B początek, F specjalista, I koniec. Wynik większy od 1 oznacza, że poza samą wizytą (która liczy się sama ze sobą) jest jeszcze jakaś inna. Dodaj formatowanie warunkowe: wiersz z napisem „Nakładanie” na czerwono. Pomyłka zwróci uwagę w momencie wpisywania, a nie w dniu wizyty.

Grafik dnia

Do pracy przydaje się widok jednego dnia: lista wizyt posortowana po godzinach z telefonami klientów. Ręcznie można to zrobić filtrem po dacie i sortowaniem po godzinie, a w nowszych wersjach Excela także funkcjami FILTRUJ i SORTUJ. Wydrukuj taki widok rano albo ustaw na tablecie przy recepcji.

Statusy i przychód

Użyj statusów: „Zaplanowana”, „Odbyta”, „Odwołana”, „Nieobecność”. Do przychodu wliczaj tylko wizyty odbyte:

=SUMA.WARUNKÓW(H:H;J:J;"Odbyta")

Odsetek nieobecności to =LICZ.JEŻELI(J:J;"Nieobecność")/LICZ.NIEPUSTE(J:J). Jeśli co dziesiąty klient nie przychodzi, warto wprowadzić przypomnienia SMS dzień wcześniej albo zasady zadatku.

Przykład z liczbami

W miesiącu: 120 wizyt zaplanowanych, 104 odbyte, 10 odwołanych, 6 nieobecności. Nieobecności to 5% wizyt. Średnia wartość wizyty wynosi 140 zł, więc przychód to 104 × 140 = 14 560 zł. Gdyby udało się zmniejszyć nieobecności o połowę, miesięcznie przybyłoby 3 wizyty, czyli około 420 zł.

Częste błędy

• Wpisywanie czasu trwania z głowy. Pobieraj go z listy usług.
• Brak telefonu klienta. Nie przypomnisz o wizycie.
• Wszystkie wizyty w przychodzie. Odwołane zawyżają wynik.
• Dwa pliki dla jednej osoby. Powstają rozbieżności.
• Brak kopii zapasowej. Plik z umówionymi klientami to Twój kalendarz pracy.

Gotowy szablon: rejestr wizyt klientów

Jeśli wolisz gotowy plik, jest płatny szablon Excel. Arkusz „Słowniki” zawiera usługi z czasem trwania i ceną oraz specjalistów (do 20 usług i 15 specjalistów). W „Wizyty” zapisujesz do 1500 wizyt: data, godzina, klient, telefon, usługa, specjalista, rabat, status i płatność. Cena i godzina zakończenia liczą się same, a nakładające się terminy u specjalisty są oznaczane i podświetlane na czerwono.

W arkuszu „Dzień” wpisujesz datę, a wizyty pojawiają się w kolejności godzin z telefonami klientów. „Podsumowanie” pokazuje przychód według specjalistów, usług i miesięcy, średnią wartość wizyty, odsetek nieobecności i wykres. Do przychodu wchodzą tylko wizyty o statusie „Odbyta”. Plik ma pustą tabelę i przykład z fikcyjnymi danymi, działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

Szablon jest dla specjalistów i właścicieli salonów piękności, barberów, studiów manicure i masażu, fotografów, korepetytorów i prywatnych specjalistów, którzy sami prowadzą rezerwacje.

FAQ

Czy Excel zastąpi rezerwacje online?

Nie, jeśli klienci mają rezerwować sami o dowolnej porze. Excel sprawdza się jako rejestr dla osoby, która przyjmuje zapisy telefonicznie lub w wiadomościach i chce nad nimi panować.

Jak ograniczyć nieobecności klientów?

Przypominaj o wizycie dzień wcześniej, jasno komunikuj zasady odwoływania i, jeśli to możliwe, pobieraj zadatek przy droższych usługach.

Jak zaplanować przerwy między wizytami?

Dodaj do czasu usługi niewielki zapas na sprzątanie lub przygotowanie, np. 10 minut. Wtedy kontrola nakładania uwzględni ten czas.

Czy mogę przechowywać dane klientów w Excelu?

Tak, ale zapisuj tylko to, co potrzebne, chroń plik hasłem i trzymaj kopie w bezpiecznym miejscu. Szczegółowe wymogi sprawdź w obowiązujących przepisach.