KHIZHNYAKOVComo montar um funil de recrutamento e seleção no Excel
Funil de Recrutamento em Excel: vagas e candidatos — Planilha Excel — Ver a planilha →
Candidatos se perdem em e-mails, mensagens e currículos soltos. Quando surge uma pergunta simples, como quantos candidatos estão na etapa de entrevista ou há quanto tempo a vaga de vendas está aberta, a resposta exige uma busca em três lugares. Enquanto isso, um bom candidato espera quase uma semana sem resposta e aceita outra proposta.
Um funil em planilha resolve o essencial para uma pequena empresa ou para o RH que ainda não tem um sistema próprio. Veja o método.
O método: vagas, candidatos e funil
1. Tabela de vagas
Uma linha por vaga: cargo, área, número de pessoas necessárias, faixa salarial, data de abertura e status.
| Vaga | Área | Posições | Faixa salarial | Abertura | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Analista financeiro | Finanças | 1 | R$ 5.000,00 a R$ 6.500,00 | 01/10/2026 | Aberta |
| Vendedor | Comercial | 2 | R$ 2.800,00 a R$ 3.500,00 | 15/10/2026 | Aberta |
Os dias de vaga aberta saem de =HOJE()-E2 enquanto o status for “Aberta”.
2. Tabela de candidatos
Uma linha por candidatura: nome, vaga, origem (indicação, site de vagas, rede social), data da candidatura, etapa, data do último contato e pretensão salarial.
Defina as etapas em lista fixa: Candidatura, Ligação, Entrevista, Teste, Oferta, Contratado, Recusado. Lista fixa evita contagens quebradas por grafias diferentes.
3. Dias no funil e dias sem contato
=HOJE()-D2 mostra há quantos dias o candidato está no processo.
=HOJE()-G2 mostra há quantos dias ninguém fala com ele.
Aqui está o hábito que mais melhora a experiência do candidato: definir um limite (digamos, 5 dias) e listar quem passou dele.
=SE(HOJE()-G2>Limite;"Contatar";"")
Filtre por “Contatar” toda manhã. Um retorno rápido, mesmo que seja “ainda estamos avaliando”, preserva a imagem da empresa.
4. Conversão por etapa
Conte candidatos por etapa com CONT.SES e calcule quantos avançam. Exemplo: 40 candidaturas, 16 chegam à ligação (40%), 8 à entrevista (50% dos que ligaram), 3 recebem oferta e 2 são contratados. Esse quadro mostra onde o funil estreita: se muita gente cai entre ligação e entrevista, talvez a triagem esteja desalinhada com o perfil.
5. Origem que funciona
Conte candidaturas e contratados por origem. Se indicações são 10% das candidaturas e 50% das contratações, vale incentivar indicações em vez de pagar mais anúncios. Isso é decisão baseada em dados, e custa uma coluna.
6. Tempo até a contratação
A média de dias entre a candidatura e a entrada mostra o tamanho real do processo. Se for 40 dias e a concorrência contrata em 20, você já sabe por que perde candidatos.
Erros comuns
- Etapas escritas de formas diferentes. Padronize com lista.
- Não registrar a data do último contato. Sem ela, não há como saber quem esperar.
- Recusar sem registrar o motivo. Anote a razão da recusa para aprender e para um eventual banco de talentos.
- Guardar dados pessoais sem cuidado. Currículos têm dados sensíveis; limite o acesso ao arquivo e apague o que não for mais necessário, seguindo as regras de proteção de dados aplicáveis.
- Ignorar a pretensão salarial. Compare com a faixa da vaga desde o começo.
Modelo pronto de funil de recrutamento
O modelo “Funil de Recrutamento em Excel: vagas e candidatos” traz essa estrutura montada. É um arquivo pago, para Excel 2007 ou superior e LibreOffice, sem macros.
As abas:
- “Vagas”: cargo, área, pessoas necessárias, faixa salarial e status; candidatos, contratados e dias de vaga aberta calculados sozinhos;
- “Candidatos”: origem, data da candidatura, etapa, último contato e pretensão salarial; dias no funil, dias sem contato e uma dica do que fazer;
- “Contatar”: candidatos sem contato há mais tempo que o limite de “Parâmetros” (5 dias por padrão);
- “Funil”: candidatos por etapa, conversão, candidaturas e contratados por origem, tempo médio até a entrada e um gráfico.
Cabem até 30 vagas e 300 candidatos. Serve a profissionais de RH, gestores, donos de pequenas empresas e agências de recrutamento.
Perguntas frequentes
Um funil em planilha substitui um sistema de recrutamento?
Para volumes pequenos e médios, sim. Sistemas dedicados entram quando vários recrutadores precisam editar ao mesmo tempo ou quando há integração com sites de vagas.
Quantas etapas devo ter?
As que existem na prática. Etapas demais desmotivam quem preenche; com cinco a sete, o funil continua útil.
Como medir a qualidade da origem?
Compare, por origem, quantos candidatos chegaram à entrevista e quantos foram contratados. O volume sozinho engana.
E os candidatos recusados?
Mantenha a linha com a etapa “Recusado”. O histórico mostra por que não deu certo e permite retomar o contato numa vaga futura, se a pessoa concordar.
