Cari Hesap Mutabakat Tutanağı Excel'de Nasıl Hazırlanır?

Dönem sonunda alıcı ya da satıcıyla hesapları karşılaştırırken aynı sahne yaşanır: sizin defterinizde 10 fatura, karşı tarafın listesinde 9 fatura var; toplamlar tutmuyor ve nedenini bulmak için iki listeyi satır satır gözle taramak gerekiyor. Üstelik sonuçta imzalanacak bir mutabakat tutanağı da hazırlanmalı.

Bu iş için özel bir program şart değil. İki tarafın tutarlarını aynı satırda yan yana tutan bir Excel tablosu, farkları kendisi bulur ve bakiyeyi hesaplar. Adım adım gösteriyorum.

Adım 1: Başlangıç bilgilerini toplayın

Tutanağın üst kısmı sabittir: kendi kurumunuz, karşı taraf, sözleşme (varsa), dönem ve her iki tarafın dönem başı bakiyesi. Bir de kendi konumunuzu bilmelisiniz: satıcı mısınız, alıcı mı? Bu, tutanaktaki "borç ... lehine" ifadesini belirler. Ayrıca küçük bir karşılaştırma toleransı belirleyin (örneğin 1 TL); kuruş yuvarlama farklarını uyuşmazlık saymak istemezsiniz.

Adım 2: İşlemleri yan yana girin

Her belge tek satır olsun. Solda sizin kayıtlarınız, sağda karşı tarafın kayıtları:

Belge numarasını mutlaka bir sütunda tutun; uyuşmayan satırı bulmanın en kısa yolu numaradır. Bir tarafta olup diğerinde olmayan belgeleri de aynı satıra yazın, boş bırakılan hücre eksikliğin kendisidir.

Adım 3: Farkı ve sonucu hesaplayın

Her satırda iki tarafın net tutarı farkı:

=(C2-D2)-(E2-F2)

Fiyat farkını tolerans hücresiyle yorumlayın (tolerans $B$1):

=EĞER(VE(C2+D2>0;E2+F2=0);"Karşı tarafta yok";EĞER(VE(C2+D2=0;E2+F2>0);"Bizde yok";EĞER(MUTLAK(G2)>$B$1;"Uyuşmazlık";"Uyumlu")))

Örnekte Fatura 108'de fark 8.500 − 8.050 = 450 TL olduğu için "Uyuşmazlık", Fatura 115'te karşı taraf tutarı hiç yazılmadığı için "Karşı tarafta yok" çıkar. Bunlar tutanaktan önce çözülmesi gereken iki kalemdir; muhtemel nedenler indirim, iade, farklı kur ya da kayıt tarihi farkıdır.

Adım 4: Kümülatif bakiye

Bakiye, dönem başı bakiyeye tahakkuk eklenip ödeme düşülerek ilerler. Dönem başı bakiye 5.000 TL ise kendi tarafınız için:

=H1+C2-D2

H sütununda aşağı doğru sürüklenir; her satırın yanında o güne kadarki bakiyeyi görürsünüz. Karşı taraf için aynı formül E ve F ile ayrıca yazılır. Örnekte sizde 5.000 + 12.000 + 8.500 − 10.000 + 4.200 = 19.700 TL, karşı tarafta 5.000 + 12.000 + 8.050 − 10.000 = 15.050 TL bakiye çıkar; fark 4.650 TL'dir (450 TL fiyat farkı ve 4.200 TL eksik fatura). Bu ayrıştırma mutabakatın özüdür.

Adım 5: Tutanağı yazdırılabilir hâle getirin

Tutanak sayfasında şunlar olsun: taraf bilgileri, dönem, nihai bakiye ve "borç ... lehine" ifadesi, imza satırları ve işlem listesi. Yazdırma alanını A4'e göre ayarlayın. İfade için bakiyenin işaretine bakın:

=EĞER(H20>0;"Borç bizim lehimize: ";"Borç karşı tarafın lehine: ")&METNEÇEVİR(MUTLAK(H20);"#.##0,00")&" TL"

İfadenin hangi tarafın lehine yazılacağı satıcı veya alıcı olmanıza bağlıdır; buna uygun kuralı baştan belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Belge numarasını yazmamak. Numara olmadan farkın hangi faturadan geldiğini bulamazsınız.
• Tutarları farklı dönemlere yazmak. Ay sonuna yakın faturalar bir tarafta mart, diğerinde nisan kaydedilmiş olabilir.
• KDV'li ve KDV'siz tutarı karıştırmak. Her iki taraf da aynı bazı kullanmalı.
• Ödemeleri tek kalemde toplamak. Karşı tarafın kaydıyla tek tek eşleşmeleri için ödemeleri tarih ve tutarla ayrı satırlara girin.

Hazır şablon: Cari Mutabakat Tutanağı

Bu yapıyı hazır isterseniz ücretli bir Excel şablonu mevcut. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• “Taraf bilgileri” sayfasında kurumunuz, karşı taraf, sözleşme, dönem, her iki tarafın dönem başı bakiyesi, satıcı seçimi, karşılaştırma toleransı ve imza yetkilileri tanımlanır.
• “İşlemler” sayfası 500 belgeye kadar alır: sizin tahakkuk ve ödeme tutarlarınız, karşı tarafın verilerine göre tutarlar, farklar, mutabakat sonucu ve kümülatif bakiye. Belge bir tarafta yoksa “Karşı tarafta yok” veya “Bizde yok” yazar.
• “Uyuşmazlıklar” sayfası farklı belgeleri ve neyin kontrol edileceğine dair ipucunu listeler.
• “Tutanak” sayfası nihai bakiyeyi, “borç ... lehine” ifadesini, imza satırlarını ve işlem listesini A4 yazdırma formu olarak verir.
• “Özet” sayfasında her iki tarafın cirosu ve bakiyesi, uyuşmazlık sayısı, aylara göre ciro ve iki grafik bulunur.

Alıcıysanız “Taraf bilgileri” sayfasında satıcı seçimini değiştirirsiniz; hesap aynı kalır, yalnızca tutanaktaki ifade değişir. Dosya Türkçedir ve boş tablonun yanında kurgusal verili bir örnek içerir. Eşikleri ve tolerans gibi değerleri yürürlükteki kurallarla karşılaştırın; hesaplama yaklaşık niteliktedir.

Sık sorulan sorular

Mutabakat tutanağı ne sıklıkla hazırlanmalı?

Bu, anlaşmanıza ve sektörünüze bağlıdır. Pek çok işletme ay sonu veya çeyrek sonunda, yıl sonunda ise mutlaka karşılaştırma yapar. Kendi sürecinizi ve yerel kuralları kontrol edin.

Karşı taraf kendi listesini farklı formatta gönderirse ne yapmalıyım?

Listeyi kopyalayıp belge numarasına göre ilgili satırlara yerleştirin. Tarih ve tutar sütunlarının sayı ve tarih biçiminde olduğundan emin olun; metin olarak gelen tutarlar farkı bozar.

Tolerans ne kadar olmalı?

Yuvarlama farkını yakalayacak kadar küçük, gerçek hatayı gizlemeyecek kadar küçük olmalı; çoğu durumda birkaç lira yeterlidir.

İmzalı tutanak Excel'de saklanmalı mı?

İmzalı tutanağın taranmış kopyasını ayrıca saklayın. Excel dosyası çalışma kopyasıdır.