Excel'de Yangın Söndürücü Kontrol ve Yeniden Dolum Takibi

Yangın söndürücülerin dolum ve kontrol tarihleri etiketlerde yazar ama etiketler duvarda, takip ise bir kişinin hafızasında. Bir yıl sonra kim hangisini, ne zaman kontrol etmişti diye sorulduğunda cevap bulmak zaman alır. Denetimde ise süresi geçmiş tek bir söndürücü bile bir eksiklik olarak yazılır.

Bir ofis, depo, mağaza ya da okul için çözüm basittir: her söndürücü bir satır, tarihler bir sütun ve süreleri hesaplayan birkaç formül. Aşağıda adım adım anlatıyorum.

Adım 1: Söndürücü envanterini çıkarın

Önce binadaki bütün söndürücüleri dolaşıp bir liste yapın. Her biri için kayıt:

Envanter numarasını söndürücünün üzerine de yazın ya da yapıştırın; liste ile cihaz eşleşmezse takip anlamsızlaşır.

Adım 2: Süreleri tür tablosundan çekin

Kontrol ve yeniden dolum periyodu söndürücünün türüne ve üreticinin talimatına göre değişir. Süreleri formüllere gömmek yerine ayrı bir tür tablosunda tutun:

Yukarıdaki sayılar yalnızca örnektir. Gerçek değerleri söndürücünün etiketinden, üretici talimatından ve yürürlükteki düzenlemelerden alın.

Defterde türü yazınca ilgili periyodu getirin: =DÜŞEYARA(B2;$M$2:$O$10;2;YANLIŞ).

Adım 3: Sonraki tarihi SERİTARİH ile hesaplayın

SERİTARİH, bir tarihe tam ay ekler ve ay sonu taşmalarını doğru yönetir. Son kontrol G, kontrol periyodu H ise:

=SERİTARİH(G2;H2)

Örnek: son kontrol 14.08.2025, periyot 12 ay ise sonraki kontrol 14.08.2026'dır. Dolum için aynı formülü dolum tarihi ve periyoduyla yazın. İkisinden daha yakın olanı "en yakın süre" olarak alın: =MİN(I2;J2).

Adım 4: Kalan gün ve trafik ışığı

Kalan gün = en yakın süre − bugün: =K2-BUGÜN(). Durum:

=EĞER(L2<0;"Süresi geçmiş";EĞER(L2<=$P$1;"Süre yakın";"Normal"))

P1 uyarı eşiğidir (örneğin 30 gün). Koşullu biçimlendirmeyle "Süresi geçmiş" kırmızı, "Süre yakın" sarı, "Normal" yeşil olsun. Tabloyu açtığınızda kaç söndürücünün kırmızıda olduğunu hemen görürsünüz.

Adım 5: Öncelik listesi

Her ay başında "ne yapmalıyım?" sorusu için süresi geçmiş ve süresi yaklaşanları en çok geciken başa gelecek şekilde sıralayın. Basit yol: kalan gün sütununu küçükten büyüğe sıralamak. Daha iyisi, ayrı bir sayfada KÜÇÜK işleviyle ilk 10'u çekmektir:

=KÜÇÜK($L$2:$L$200;1), ardından 2, 3...

Sayı olarak da özet vermek isterseniz =EĞERSAY(M2:M200;"Süresi geçmiş") yeterlidir. Örnek: 40 söndürücünün 3'ü geçmiş, 5'i yakın, 32'si normalse yönetici raporunuzun ilk cümlesi hazırdır.

Sık yapılan hatalar

• Tarihleri metin olarak yazmak. "Ağustos 25" bir tarih değildir; SERİTARİH hata verir. Hücreyi tarih biçimine çevirin.
• Tek periyodu tüm söndürücülere uygulamak. Türler farklı kontrol ve dolum süreleri gerektirebilir.
• Yeni söndürücüyü listeye eklememek. Satın alınan, yer değiştiren ve devre dışı bırakılan cihazları da kaydedin.
• Kontrolü yalnızca tabloda yapmak. Tablo bir hatırlatma aracıdır; cihazın fiziksel durumunu (basınç göstergesi, mühür, etiket) gözle kontrol eden kişi gerekir.

Hazır şablon: Yangın Söndürücü Defteri

İsterseniz hazır bir ücretli Excel şablonu kullanın. Makro içermez; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• «Ayarlar» sayfasında hesaplama tarihi, kaç gün önceden uyarılacağı, türlere göre (KT-4, KD-3 ve diğerleri) kontrol ve yeniden dolum periyodu ve oda listesi yer alır.
• «Defter» sayfası 200 söndürücüye kadar alır: envanter numarası, tür, oda, yerleştirildiği yer, sorumlu, dolum ve kontrol tarihleri, süreler ve trafik ışığı.
• «Dikkat Gerektirenler» sayfası süresi geçmiş ve süresi yaklaşan söndürücüleri, en çok geciken olandan başlayarak sıralar.
• «Özet» sayfası türlere ve odalara göre sayıyı, süresi geçmiş, süresi yakın ve normal olanları ve bir grafiği gösterir.

Kendi söndürücü türünüzü ve sürelerini tür tablosunda boş bir satıra yazarak ekleyebilirsiniz; defterdeki seçim listesinde görünür. Periyotlar yaklaşık değerlerdir: bunları söndürücü etiketi, üretici talimatı ve yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın. Pakette boş tablo ve kurgusal verili bir örnek bulunur. Defter, kontrol tutanaklarının yerini tutmaz; bir hatırlatma aracıdır.

Sık sorulan sorular

Söndürücüleri kim kontrol etmeli?

Bu iş genellikle yetkili kişilerce veya yetkili firmalarca yapılır. Kimin yapacağını yerel kurallarınıza ve cihaz talimatına göre belirleyin.

Kalan günü güne göre mi aya göre mi izlemeliyim?

Gün daha hassastır; ancak özet raporlarda "bu ay dolacaklar" gibi ay bazlı görünüm de işe yarar.

Söndürücü değişince eski kayıt silinsin mi?

Silmeyin; durumunu "devre dışı" olarak not edin ve formüllerden ayırın. Geçmiş kayıt denetimde işe yarar.

Kontrol sonuçlarını da tabloya yazmalı mıyım?

Evet, kısa bir not sütunu ("basınç normal", "mühür yenilendi") izlenebilirliği artırır, ancak resmî tutanağın yerini almaz.