Excel'de KKD ve İş Kıyafeti Dağıtım Takibi: Değişim Süresi, Maliyet ve İhtiyaç

İş kıyafeti ve kişisel koruyucu donanım (KKD) bir kez verilip bırakılan bir şey değildir. Eldiven birkaç haftada, baret yıllarca, iş ayakkabısı aylar içinde yıpranır; her kalemin değişim süresi ayrıdır. Takip yapılmazsa ya eskimiş donanım kullanılır ya da gereğinden fazla sipariş verilir.

Depo veya idari işler sorumlusu için gereken şey basit: kime ne verildi, ne zaman değişecek, bu hafta kimler gelecek, gelecek çeyrekte ne kadarlık alım gerekecek. Bu yazıda bunu Excel'de nasıl kuracağınızı anlatıyorum.

Adım 1: Tanım tabloları

İki liste ile başlayın.

KKD listesi: ad, kullanım süresi (ay), birim maliyet.

Çalışan listesi: ad soyad, görev, birim.

Sayılar yalnızca örnektir. Gerçek kullanım sürelerini mesleğinize, çalışma koşullarınıza ve yürürlükteki kurallara göre belirleyin. Bu tabloları sonradan değiştirmek kolay olsun diye formüllerde sabit sayı kullanmayın.

Adım 2: Dağıtım defteri

Her dağıtım bir satırdır: çalışan, KKD, tarih, miktar. Süre ve maliyeti listeden çekin (KKD B sütununda, liste $H$2:$J$30):

=DÜŞEYARA(B2;$H$2:$J$30;2;YANLIŞ) süre (ay),

=DÜŞEYARA(B2;$H$2:$J$30;3;YANLIŞ)*D2 maliyet.

Çalışan ve KKD adlarını açılır listeden seçtirin. Yazım farklılıkları aynı çalışanı iki kişi gibi gösterir.

Adım 3: Sonraki değişim tarihi

Verilme tarihine kullanım süresini ay olarak ekleyin:

=SERİTARİH(C2;E2)

Örnek: 15 Ocak'ta verilen iş ayakkabısı 12 ay süreli ise sonraki değişim 15 Ocak'ın ertesi yılıdır. Uyarı durumunu bir eşikle birlikte hesaplayın (N gün, ayarda 30):

=EĞER(F2<BUGÜN();"Değişim zamanı";EĞER(F2-BUGÜN()<=$N$1;"Yaklaşıyor";"Geçerli"))

Koşullu biçimlendirmeyle kırmızı, sarı, yeşil kullanın.

Adım 4: Aynı KKD tekrar verildiğinde

En sık yapılan hata budur: eldiven her iki ayda bir verilir, defterde 6 satır birikir, ve ilk satır hâlâ "Değişim zamanı" göründüğü için yanlış alarm çıkar. Yalnızca bir çalışanın aynı KKD'nin en son dağıtımına bakılmalıdır. Satırın son dağıtım olup olmadığını MAK ile bulun:

=EĞER(C2=MAK(EĞER(($A$2:$A$500=A2)*($B$2:$B$500=B2);$C$2:$C$500));"Güncel";"Değiştirildi")

Bu bir dizi formülüdür (Ctrl+Shift+Enter). Alternatif olarak ÇOKEĞERSAY ile aynı çalışan ve KKD için daha sonraki bir tarih var mı diye bakın:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY($A$2:$A$500;A2;$B$2:$B$500;B2;$C$2:$C$500;">"&C2)>0;"Değiştirildi";"Güncel")

Bu ikincisi dizi formülü gerektirmez ve daha sağlamdır. Yalnızca "Güncel" satırlar uyarı verir.

Adım 5: Üç aylık ihtiyaç ve maliyet

Sipariş vermeden önce önümüzdeki üç ayda kaç adet değişim gerektiğini bilmek istersiniz. Güncel satırlardan değişim tarihi bugünden üç ay sonrasına kadar olanları sayın:

=ÇOKEĞERSAY($B$2:$B$500;H2;$F$2:$F$500;"<="&SERİTARİH(BUGÜN();3);$G$2:$G$500;"Güncel")

Bunu KKD maliyetiyle çarparsanız bütçe ihtiyacınız çıkar. Örnek: 12 çift iş ayakkabısı ve 40 çift eldiven gerekiyorsa 12×900 + 40×45 = 10.800 + 1.800 = 12.600 TL. Birimlere göre maliyet ise ETOPLA ile alınır.

Adım 6: Kişisel kart

Çalışana imzalatılan zimmet formu ve denetimde istenen kişisel kart için bir çalışan seçilince o kişinin tüm dağıtımlarını gösteren bir sayfa kurulabilir. Excel 2007 uyumlu en kolay yol, defterde çalışan adına göre otomatik filtre uygulayıp sonucu yazdırmaktır; daha otomatik bir kart için yardımcı sütun ve İNDİS/KAÇINCI birleşimi gerekir.

Sık yapılan hatalar

• Süreleri tahmini girmek. Süreleri etiket, üretici ve iç düzenlemelerle teyit edin.
• Tarihi metin yazmak. SERİTARİH tarih beklediği için hücre biçimini kontrol edin.
• Çalışan çıkışını işlememek. İşten ayrılan çalışanın satırları liste dışı bırakılmalı, aksi halde ihtiyaç hesabı şişer.
• İade ve kayıp durumlarını kaydetmemek. Kaybolan donanımı not edin ve yenisini dağıtım olarak girin.

Hazır şablon: KKD ve İş Kıyafeti Dağıtım Takibi

Bu yapıyı hazır isterseniz ücretli bir Excel şablonu mevcut. Makro içermez; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• “Ayarlar” sayfasında hesaplama tarihi, N gün önceden uyarı, maliyet dönemi ve birimler yer alır.
• “Tanımlar” sayfasında kullanım süresi ve maliyetiyle KKD listesi ile görev ve birimleriyle çalışan listesi tutulur.
• “Dağıtım” sayfası 500 dağıtıma kadar alır: çalışan, KKD, tarih, miktar, sonraki değişim tarihi, trafik ışığı ve maliyet. Aynı KKD yeniden verilirse durum son dağıtıma göre hesaplanır, önceki dağıtımlar “Değiştirildi” olarak işaretlenir ve yanlış gecikme oluşturmaz.
• “Kart” sayfasında listeden bir çalışan seçersiniz: tüm dağıtımları, değişim süreleri ve tutar kendiliğinden gelir; sayfa yazdırmaya uygundur.
• “Özet” sayfası birimlere göre maliyeti ve 3 aylık ihtiyacı grafikle gösterir.

Pakette boş tablo yanında bir örnek de bulunur. Örnekteki süreler yaklaşıktır: mesleğinize ve çalışma koşullarınıza uygun yürürlükteki normlarla karşılaştırın. Hesaplama yaklaşık niteliktedir.

Sık sorulan sorular

KKD dağıtımını imzalatmak gerekir mi?

Pek çok kurum zimmet imzası ister. Gerekliliği yerel kurallarınıza ve iç düzeninize göre kontrol edin; tablo imzanın yerini tutmaz, kayıtlarınızı düzenli kılar.

Maliyet dönemi ne anlama gelir?

Maliyeti hangi tarihler arasında raporlayacağınızı belirler; örneğin yalnızca bu yılın dağıtımlarını toplamak için dönem başı ve sonunu girersiniz.

Mevsimlik kıyafetleri nasıl takip ederim?

Her mevsimlik kalemi ayrı bir KKD satırı olarak tanımlayın ("Kışlık mont", "Yazlık tişört") ve süresini yıllık girin.

Aynı donanımı birden fazla kişi paylaşıyorsa ne yapmalıyım?

Paylaşılan donanımı sorumlu bir kişiye veya birime zimmetleyin ve ortak kullanımı not sütununda belirtin.