Excel'de Birim Performans Göstergelerini İzleme: Plan/Gerçekleşen, Trafik Işığı ve Sıralama

Bir müdürlükte ya da kurumda birkaç birim ve her birinin onlarca göstergesi olduğunda rakamlar farklı dosyalarda dağılır. Toplantıda yönetici "hangi birim geride?" diye sorar, yanıt için biri dosyaları bir araya getirmeye çalışır. O sırada sayılar zaten eskimiştir.

Bu yazıda aylık plan ve gerçekleşen değerlerden gerçekleşme yüzdesini, trafik ışığını ve birim sıralamasını Excel'de nasıl çıkaracağınızı anlatıyorum. Karmaşık bir performans sistemine gerek yok; düzenli girilen veri ve doğru formüller yeterli.

Adım 1: Göstergeleri tanımlayın

Önce izlenecek göstergelerin listesini çıkarın. Her gösterge için dört şey belirleyin:

"Yön" kritiktir: çözülen talep arttıkça iyi, şikâyet arttıkça kötüdür. Ağırlık ise göstergenin önemini yansıtır ve birim sıralamasında işe yarar. Gösterge sayısını mümkün olduğunca düşük tutun; yirmiden fazlasını kimse izlemez.

Adım 2: Plan ve gerçekleşen tabloları

İki ayrı tablo kurun, yapıları aynı olsun: satırda "birim — gösterge" çifti, sütunlarda ocaktan aralığa 12 ay. Planı yıl başında girin, gerçekleşeni her ay sonunda. İki tablonun satır sırası aynı kaldığı sürece formüllerde karışıklık olmaz; gerçekleşen tabloda birim ve gösterge adlarını plandan formülle çekin (=Plan!A2).

Adım 3: Gerçekleşme yüzdesi

Yüksek iyi göstergelerde gerçekleşme, gerçekleşen / plandır. Düşük iyi göstergelerde ise tersi, plan / gerçekleşendir:

=EĞER(Yön="Yüksek iyi";G2/P2;P2/G2)

Örnek: yanıt süresi planı 8 saat, gerçekleşen 10 saat ise gerçekleşme 8/10 = %80; yani plana göre geride. Çözülen talepte plan 200, gerçekleşen 230 ise %115. Sıfıra bölmeyi engellemek için EĞERHATA ile sarın. Aşırı performansın ortalamayı çarpıtmaması için yüzdeyi bir üst sınırla kısıtlayın (örneğin %150):

=MİN(1,5;EĞERHATA(EĞER(Yön="Yüksek iyi";G2/P2;P2/G2);0))

Adım 4: Birikimli hesap

Yıl ortasında "ocaktan bu yana ne durumdayız?" sorusu önemlidir. Rapor ayına kadar planı ve gerçekleşeni toplayın ve oranlayın. Toplanabilen göstergelerde (adet) aylar toplanır; yüzdelik ya da ortalama süre gibi göstergelerde ise aylar toplanmaz, ortalaması alınır. Bu ayrımı atlarsanız ortalama süreyi 12 ayın toplamı olarak raporlarsınız.

Adım 5: Trafik ışığı

İki eşik belirleyin: örneğin "hedefte" için %95 ve "riskli" için %80. Durum:

=EĞER(H2>=$B$1;"Hedefte";EĞER(H2>=$B$2;"Riskli";"Kritik"))

Koşullu biçimlendirmeyle yeşil, sarı, kırmızı. Eşikler kurumunuzun iç hedefleridir; güncel planlarınızla karşılaştırın. Bölgesel ya da birim bazında farklı eşik gerekiyorsa göstergeye özel eşik sütunu ekleyin.

Adım 6: Birim sıralaması ve gelişim

Her birimin genel gerçekleşmesi, göstergelerin ağırlıklı ortalamasıdır: =TOPLA.ÇARPIM(H2:H21;W2:W21)/TOPLA(W2:W21). Sıralama için RANK kullanmadan, kendisinden büyük kaç değer olduğunu sayın:

=ÇOKEĞERSAY($X$2:$X$13;">"&X2)+1

Örnek: dört birimin genel gerçekleşmesi %102, %96, %88, %75 ise sıralama 1, 2, 3, 4'tür. Geçen aya göre gelişim = bu ayın genel yüzdesi − geçen ayınki. İlk sıradaki birimin gelişimi negatifse, liderlik kaybetme riski vardır; bu tür bilgi sıralamadan daha yönlendiricidir.

Sık yapılan hatalar

• Yönü yok saymak. Şikâyet sayısını yüksek iyi gibi hesaplarsanız en çok şikâyet alan birim lider görünür.
• Her göstergeye eşit ağırlık vermek. Önemli göstergeler önemsizlerle aynı etkiye sahip olmamalı.
• Planı gerçekleşene göre sonradan ayarlamak. Plan hedeftir; gerçekleşen kötü diye değişmemeli.
• Aylık verileri geç girmek. Veri gecikirse trafik ışığı bir önceki durumu gösterir ve yanıltır.

Hazır şablon: Birim Göstergeleri İzleme

Hazır bir dosya isterseniz ücretli bir Excel şablonu mevcut. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• «Listeler» sayfasında yıl, rapor ayı, trafik ışığı eşikleri, birimler (12'ye kadar) ve göstergeler (20'ye kadar) ölçü birimi, yön, birikim ve ağırlıkla tanımlanır.
• «Plan» ve «Gerçekleşen» sayfaları ocaktan aralığa aylarla 200 «birim — gösterge» satırına kadar alır; «Gerçekleşen»de adlar kendiliğinden gelir.
• «Hesap» sayfasında birikimli gerçekleşme, trafik ışığı, geçen aya göre gelişim ve her ay için gerçekleşme hesaplanır.
• «Özet» sayfası birimlerin sıralamasını, yeşil, sarı ve kırmızı bölgedeki gösterge sayısını, aylara göre gelişim tablosunu ve iki grafiği verir.

«Yüksek iyi» göstergelerde gerçekleşen planın oranı, «düşük iyi» göstergelerde (gecikmeler, şikâyetler, süreler) planın gerçekleşene oranıdır; sonuç «Azami sayım» parametresiyle sınırlanır. Eşikler ve ağırlıklar listelerde ayarlanır. Pakette boş tablo ve kurgusal verili bir örnek bulunur. Eşikleri kurumunuzun güncel planlarıyla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Kaç gösterge izlemek makul?

Birim başına 8–12 gösterge çoğu zaman yeterlidir. Daha fazlası dikkati dağıtır ve veri girişini ağırlaştırır.

Gerçekleşmesi planın çok üstünde olan göstergeyi nasıl yorumlamalıyım?

Üst sınır koymak, tek bir göstergenin toplamı şişirmesini önler. Aşırı yüksek gerçekleşme bazen planın düşük kurulduğunu da gösterir; bunu ayrıca değerlendirin.

Sıralama birimleri kıyaslamak için adil mi?

Yalnızca benzer görevleri olan birimler arasında anlamlıdır. Farklı işler yapan birimleri sıralamak yerine her birini kendi hedefiyle kıyaslayın.

Verileri kim girmeli?

Her birimin kendi sorumlusu girer, bir kişi kontrol eder. Girişi tek elden toplamak tutarlılık sağlar.