Excel'de Ekipman Bakım Planı: Periyodik Bakımı Kaçırmayın

Bakımı atlanan ekipman, en kötü anda arızalanır: yoğun sezonda kompresör durur, kış başında kazan çalışmaz, üretim hattının rulmanı sabaha kadar dayanmaz. Çoğu işletmede bakım, kâğıt bir defterde ya da bir teknisyenin hafızasında yaşar. O kişi izne çıkınca da plan kaybolur.

Planlı önleyici bakımı yürütmek için pahalı bakım yazılımına gerek yok. Elinizde ekipman listesi, her biri için bir bakım periyodu ve son bakım tarihleri varsa, Excel sonraki bakımı hesaplar, gecikenleri boyar ve yıllık planı çıkarır. Bu yazıda yöntemi adım adım veriyorum.

Adım 1: Ekipman listesini çıkarın

Her ekipman bir satırdır. Gerekli sütunlar: envanter no, ekipman adı, konum, sorumlu, bakım periyodu (gün), son bakım tarihi. Periyodu gün olarak yazmak formülü basitleştirir: üç ayda bir bakım için 90, altı ayda bir için 180, yılda bir için 365.

Periyodu üreticinin kılavuzundan ya da bakım yönergesinden alın. Çalışma saatine bağlı ekipmanda (örneğin her 500 saatte bir) tahmini takvim karşılığını ortalama kullanıma göre yazın ve ilk yıl sonunda gerçek verilerle düzeltin.

Adım 2: Sonraki bakım tarihini hesaplayın

Kural basit: sonraki bakım = son bakım tarihi + periyot. Son bakım F sütunundaysa, periyot E sütunundaysa:

=F2+E2

Örnek: kompresörün son bakımı 15 Ocak, periyot 90 gün. Sonraki bakım 15 Nisan'dır. Yağ değişiminin periyodu 180 gün, son yapılan 1 Şubat ise sonraki 31 Temmuz'a denk gelir.

Adım 3: Gecikme ve yaklaşan işler

Durum sütunu, bugünle sonraki tarihi karşılaştırır:

=EĞER(G2<BUGÜN();"Gecikti";EĞER(G2-BUGÜN()<=14;"Yaklaşıyor";"Zamanı var"))

Burada 14 gün uyarı süresidir; kendi iş akışınıza göre artırın. Gecikmenin kaç gün olduğunu ayrıca görmek isterseniz:

=EĞER(G2<BUGÜN();BUGÜN()-G2;0)

Koşullu biçimlendirmeyle "Gecikti" kırmızı, "Yaklaşıyor" sarı olsun. Haftalık toplantıda bu kırmızı satırlar gündem maddesi olur.

Adım 4: Yapılan işi kaydedin

Plan, iş yapılınca güncellenmelidir. İki yol var. Basit olanı, son bakım tarihi hücresini elle değiştirmektir; ama bu geçmişi siler. Doğru yol, ayrı bir "Çalışma Kaydı" sayfası tutmaktır: tarih, ekipman, yapılan iş, kim yaptı, not. Ekipman sayfasında son bakım tarihi bu kayıttan çekilir:

=MAK(EĞER(Kayıt!$B$2:$B$500=A2;Kayıt!$A$2:$A$500))

Dizi formülüdür; eski sürümlerde Ctrl+Shift+Enter ile girilir. Hem plan güncellenir hem de ekipmanın geçmişi kalır. Arıza ya da yedek parça masrafı çıkarsa aynı kayda tutar sütunu ekleyip ekipman başına yıllık bakım maliyetini görebilirsiniz.

Adım 5: Yıllık planı çıkarın

Yönetim ya da denetim "bu yıl hangi ay hangi bakım yapılacak?" diye sorar. Bir ekipmanın yıl içindeki bakım sayısı:

=YUVARLA(365/E2;0)

Aylık dağılım için ay başlıklı sütunlar açıp her ekipman için sonraki tarihin ayını kontrol edebilirsiniz. Periyot kısa olan ekipmanlar (örneğin 30 günlük) için tarihi birden fazla ekleyin: =F2+E2, =F2+2*E2 gibi. Bu tabloyu A4 yatay yazdırıp pano ya da klasör için kullanabilirsiniz.

Küçük bir örnek

İlk bakışta iki ekipmanın zamanı geçmiş. Önce hangisine bakılacağına, ekipmanın kritikliği ve yedeği olup olmamasına göre siz karar verirsiniz; tablo sadece bunu görünür kılar.

Sık yapılan hatalar

• Periyodu takvim ve çalışma saatiyle karıştırmak. Hangisine göre yazdığınızı belirtin.
• Bakım yapıldığını kaydetmemek. Plan ancak kayıt kadar doğrudur.
• Tüm ekipmana aynı uyarı süresi vermek. Büyük ekipman için temin süresi uzunsa uyarıyı erken verin.
• Sorumluyu yazmamak. Sahibi olmayan bakım gecikir.

Hazır şablon: Ekipman Bakım Planı (PÖB)

Ekipman Bakım Planı şablonu bu yapıyı hazır sunar. Ücretli bir şablondur.

• "Ekipman" sayfasında bakım periyodu ve sorumlusu olan liste tutulur; en fazla 60 ekipman izlenebilir.
• "Çalışma Kaydı" sayfasına ne zaman ne yapıldığı yazılır; plan buna göre güncellenir.
• "Bakım Planı" sayfası planlı işlerin yıllık takvimidir ve yazdırmaya göre ayarlıdır.
• "Özet" sayfasında geciken ve yaklaşan işler görünür.

Başmühendisler, makine ve elektrik teknisyenleri, idari işler sorumluları, üretim ve bina yöneticileri için uygundur. Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek bulunur. Makro yok; tüm hesaplar normal formüllerle yapılır, Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır. Dosya Türkçedir. Eşikler parametrelere ayrılmıştır, hesap yaklaşık değerdir. Düzeltmeler ve yeni sürümler ücretsiz.

SSS

Önleyici bakım ile arıza sonrası bakım arasındaki fark nedir?

Önleyici bakım, ekipman bozulmadan belirli aralıklarla yapılır. Arıza sonrası bakım ise bozulduktan sonra devreye girer. Genellikle önleyici bakım, plansız duruşa göre daha ucuz ve öngörülebilirdir.

Periyotları nasıl belirlemeliyim?

Üretici kılavuzu başlangıç noktasıdır. Çalışma koşulları ağırsa (toz, nem, sürekli çalışma) periyodu kısaltın. Birkaç dönem sonra arıza kayıtlarına bakıp ayarlayın.

Tek tabloda hem makine hem bina sistemleri izlenebilir mi?

Evet, tür sütunu ekleyip süzgeçle ayırabilirsiniz. Yeter ki her satır bir ekipman ve bir periyot olsun.

Bakım kayıtlarını denetim için saklamak gerekir mi?

Kurumunuzun ve sektörünüzün kuralları buna göre değişir; yürürlükteki düzenlemeleri kontrol edin. Her halde tarih, yapılan iş ve sorumlu bilgisi tutmak iyi bir uygulamadır.