Excel'de Vardiya Çizelgesi Nasıl Yapılır? Döngü, Gece Saati ve Norm

Vardiyalı çalışan bir ekibin aylık çizelgesini hazırlamak, her ay aynı dakikalarca süren bir bulmaca gibidir: kim hangi gün çalışacak, kim izinde, gece saatleri kaç, vardiyada yeterli kişi var mı? Elle yazınca küçük hatalar bile ay sonunda puantaj sırasında sorun çıkarır.

İyi haber, vardiya çizelgelerinin çoğunun bir döngüsü olmasıdır: iki gün çalış iki gün dinlen, 24 saat çalış 72 saat dinlen, haftada beş gün gibi. Döngüyü bir kez tanımlarsanız takvim formülle dolar, siz yalnızca sapmaları (izin, rapor, değişim) girersiniz. Bu yazıda bu sistemi Excel'de kuruyoruz.

Adım 1: Döngüyü sembollerle yazın

Her döngüyü, bir günün karşılığını gösteren sembol dizisi olarak yazın. Örneğin 2/2 düzeninde, gündüz vardiyası "G" ve izin günü "-" ise:

G G - -

Dört günlük bir döngüdür. Gece vardiyasını "N" yazıp G G N N - - gibi daha karmaşık döngüler de kurabilirsiniz. 24 saat çalış 72 saat dinlen düzeni dört günlük döngüdür: ilk gün vardiya, sonraki üç gün izin.

Döngüleri "Parametreler" gibi ayrı bir sayfada, her satırda bir hücre sembol olacak şekilde yazın. Böylece kendi şablonunuzu eklemek için yalnızca yeni bir satır yazarsınız.

Adım 2: Her çalışana başlangıç tarihi verin

Bir kişi döngünün neresinde olduğuna göre farklı günlerde çalışır. Bunu kişinin "döngü başlangıç tarihi" ile belirtirsiniz. İki çalışan aynı 2/2 şablonunu kullansa da biri pazartesi, diğeri çarşamba başlıyorsa ekibin yarısı her zaman çalışır.

Takvimdeki bir günün sembolünü bulmak için kalan hesabını kullanın (A5 çalışanın döngü başlangıç tarihi, B5 adı, E$4 takvimdeki gün; döngü Parametreler sayfasında A2:D2'de dört hücre ise):

=İNDİS(Parametreler!$A$2:$D$2;MOD(E$4-$A5;4)+1)

Burada MOD(gün farkı; döngü uzunluğu) kaçıncı sembole denk geldiğinizi verir. Döngü uzunluğunu 4'ü elle yazmak yerine SAY ile saydırabilirsiniz.

Adım 3: Sapmaları ayrı sayfaya yazın

Şablonu değiştirmeyin; yıllık izin, rapor, görevlendirme ya da vardiya değişikliğini ayrı bir "Düzeltmeler" sayfasına yazın: çalışan, tarih, yeni değer. Takvim formülü önce bu sayfaya bakar, kayıt yoksa şablonu kullanır:

=EĞERHATA(DÜŞEYARA($B5&"|"&E$4;Düzeltmeler!$A$2:$B$200;2;YANLIŞ);İNDİS(Parametreler!$A$2:$D$2;MOD(E$4-$A5;4)+1))

Düzeltmeler sayfasının A sütununda "çalışan|tarih" anahtarı, B sütununda o günün yeni değeri durur (yıllık izin için "Yİ" gibi).

Bu yaklaşım size iki fayda sağlar: plan ve gerçek ayrı kalır, ve bir izin iptal olduğunda satırı silmeniz yeter.

Adım 4: Saatleri ve gece saatlerini sayın

Bir ayda kaç vardiya var, kaç saat çalışıldı?

=EĞERSAY(E2:AI2;"G")*12

Burada her vardiya 12 saat sayılmıştır; vardiya uzunluğunu bir hücreden okuyun. Gece saatleri vardiyanın gece aralığıyla kesişimidir. Örneğin vardiya 20:00-08:00, gece aralığı 22:00-06:00 ise gece saati 8'dir (22:00-06:00 tamamen vardiyanın içinde). Vardiya 18:00-06:00 olsaydı kesişim 22:00-06:00 yine 8 saat olurdu; 08:00'de biten bir vardiya ise 06:00'dan sonra gece sayılmaz.

Saat normu, ayın iş günü sayısıyla günlük normun çarpımıdır. Resmi tatilleri ayrı bir listede tutup TAMİŞGÜNÜ ile hesaplayın:

=TAMİŞGÜNÜ(A1;SERİAY(A1;0);Tatiller!$A$2:$A$30)*8

A1 ayın ilk günüdür, 8 ise günlük norm saattir; kendi ülkenizdeki ve işyerinizdeki kurala göre değiştirin. Çalışılan saatten normu çıkararak fazla ya da eksik saati bulursunuz.

Adım 5: Eksik kadroyu ve kuralları kontrol edin

Her gün vardiyada en az kaç kişi gerektiğini belirleyin (örneğin 3). Günlük sayım:

=EĞERSAY(E2:E60;"G")

Bu değer eşiğin altındaysa hücreyi kırmızıya boyayın. Ayrıca şu üç kuralı kontrol edin:

• Ardışık vardiya: belirli sayıdan fazla art arda çalışma var mı?
• Çakışma: aynı kişiye aynı gün iki vardiya yazılmış mı?
• Haftalık kesintisiz dinlenme: her yedi günlük pencerede yeterli ara var mı? Bu kontrol yaklaşık yapılabilir; kesin sonuç için kurumunuzun kurallarına bakın.

Küçük bir örnek

Üç kişilik bir güvenlik ekibi, 12 saatlik gündüz vardiyası, 2/2 döngü. Ali 1 Mart'ta, Ayşe 2 Mart'ta, Veli 3 Mart'ta döngüye başlıyor. Ali 1-2 Mart, Ayşe 2-3 Mart, Veli 3-4 Mart çalışır. Böylece 1 Mart'ta yalnızca Ali, 2 Mart'ta Ali ile Ayşe, 3 Mart'ta Ayşe ile Veli, 4 Mart'ta yalnızca Veli vardiyadadır. Her gün en az iki kişi gerekiyorsa 1 ve 4 Mart kadro eksiği olarak görünür. Başlangıç tarihlerini değiştirerek ya da ekibe bir kişi ekleyerek dengeyi bulursunuz; bu denemeyi çizelgeyi dağıtmadan önce yapmak çok daha ucuzdur.

Sık yapılan hatalar

• Hücreye elle sembol yazmak. Formülle üretilen takvimi elle bozarsanız ertesi ay fark edilmez; elle değişiklik "Düzeltmeler" sayfasından yapılsın.
• Gece saati hesabını unutmak. Ücret ve çalışma süresi sınırı çoğunlukla buna bağlıdır.
• Normu tatilsiz hesaplamak. Tatil listesini her yıl güncelleyin.

Hazır şablon: Vardiya Planı

Vardiya Planı şablonu yukarıdaki sistemi hazır verir. Ücretli bir şablondur.

• "Parametreler" sayfasında ay ve yıl, vardiya saati, gece saati, G/N/T vardiya başlangıç saatleri, düzenlenebilir döngü şablonları (2/2, 24 saat çalış 72 saat dinlen, 5/2, 6/1 ya da kendi şablonunuz) ve vardiyada en az kişi sayısı tanımlanır.
• "Tatiller" sayfasında 2026 ve 2027 tatil günleri vardır; "5/2 takvime göre" şablonu ve norm hesabı bunu kullanır.
• "Vardiya Planı" sayfası en fazla 100 çalışan ve 31 günlük takvim içerir; toplamlar (vardiya, saat, gece saati, izin günü, devamsızlık), saat normu, fark ve "Kontrol" sütunu bulunur.
• "Düzeltmeler" sayfasına yalnızca sapmalar yazılır: vardiya değişikliği, yıllık izin, rapor, görevlendirme, vardiya iptali.
• "Kadro Durumu" sayfası günlere göre vardiyadaki kişi sayısını gösterir ve eksik kadrolu günleri vurgular.

Fazla ardışık vardiya, çakışma ve haftalık dinlenme eksikliği vurgulanır; dinlenme kontrolü yaklaşıktır. Güvenlik amirleri, sevk görevlileri, nöbet hizmeti yöneticileri ve İK uzmanları için uygundur. Makro yok, Excel 2007 ve üstü ile LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Çalışılan cumartesiler ve kısaltılmış resmi tatil öncesi günler saat normunda hesaba katılmaz. Düzeltmeler ve yeni sürümler ücretsiz.

SSS

24 saat çalış 72 saat dinlen düzeni Excel'de nasıl yazılır?

Dört günlük bir döngü tanımlayın: bir hücre vardiya, üç hücre izin. Çalışanlara farklı başlangıç tarihleri verirseniz her gün biri nöbette olur.

Kendi vardiya düzenimi tablo desteklemiyorsa?

Döngüleri sembollerle yazdığınız için istediğiniz düzeni ekleyebilirsiniz; uzunluk 7, 10 ya da 14 gün olabilir. Formül yalnızca döngünün uzunluğuna bakar.

Fazla mesai nasıl hesaplanır?

Çalışılan saat eksi saat normu. Pozitif fark fazla çalışmadır. Bunun ücrete nasıl yansıyacağı yürürlükteki düzenlemelere ve iş sözleşmesine bağlıdır.

Aynı dosyayı birkaç yönetici düzenleyebilir mi?

Dosyayı paylaşımlı bir klasörde tutun ve her ay için ayrı kopya açın. Aynı anda aynı hücreyi düzenleyen iki kişi çakışma yaratabilir.