Excel'de Kütüphane Koleksiyonu ve Kitap Ödünç Takibi Nasıl Yapılır?

Küçük bir kütüphanede kitaplar gider, bazıları gelir, bazıları ise kim aldı diye hatırlanamaz. Kâğıt fiş ya da defter kayıt için iyidir ama bir okur için "bu kitap şu anda rafta mı?" sorusuna yanıt vermez, gecikenleri de kendiliğinden göstermez.

Okul kütüphaneleri, kurum ve kulüp kitaplıkları için Excel yeterlidir. Doğru kurulmuş üç liste ve birkaç formülle hangi kitabın nerede olduğunu, kimde ne kadar süredir durduğunu ve iade tarihi geçenleri görebilirsiniz. Aşağıda bu yapıyı adım adım anlatıyorum.

Adım 1: Üç ayrı liste kurun

Her şeyi tek tabloya sıkıştırmayın. Üç tablo, tekrarı önler:

• Koleksiyon: kitap numarası, ad, yazar, tür, nüsha sayısı.
• Okurlar: okur numarası, ad soyad, sınıf veya grup.
• Ödünç: tarih, kitap, okur, iade süresi (gün), iade tarihi, gerçek iade.

Kitap ve okur adını Ödünç sayfasında açılır listeden seçtirin. Aynı kitabın adı iki farklı yazılırsa saymalar tutmaz. Aynı ada sahip kitaplar için kitap numarasını da kullanın.

Adım 2: İade tarihini hesaplayın

Ödünç tarihi A, süre (gün) bir ayar hücresinde (örneğin $H$1 = 14) ise son iade tarihi:

=A2+$H$1

Süreyi formüle gömmeyin; ayar hücresinde tutarsanız tatilde süreyi uzatmak tek değişiklik olur. Örnek: 3 Mart'ta ödünç alınan kitap 14 günlük süreyle 17 Mart'ta dönmelidir.

Adım 3: Gecikenleri işaretleyin

Gerçek iade tarihi boşsa ve son tarih geçmişse kitap gecikmiştir (D son iade, E gerçek iade):

=EĞER(E2<>"";"İade edildi";EĞER(D2<BUGÜN();"Gecikmiş";"Okurda"))

Kaç gün gecikme olduğunu görmek için: =EĞER(DURUM="Gecikmiş";BUGÜN()-D2;""). Koşullu biçimlendirmeyle gecikmiş satırlar kırmızı olsun. Okula yeni bir hafta başlarken bu filtre bir bakışta kimleri hatırlatmanız gerektiğini söyler.

Adım 4: Kalan nüsha sayısı

Koleksiyon sayfasında her kitap için kaç nüshanın okurda olduğunu sayın. Ödünç sayfasında kitap adı B, gerçek iade E ise:

=ÇOKEĞERSAY(Ödünç!$B$2:$B$1000;A2;Ödünç!$E$2:$E$1000;"")

Kalan nüsha, toplam nüsha eksi bu sayıdır. Örneğin 3 nüshası olan bir kitabın 2'si ödünçteyse rafta 1 nüsha vardır. Kalan 0 ise ödünç satırında uyarı çıkarmak için Veri Doğrulama'da özel bir kural kullanabilirsiniz.

Adım 5: Koleksiyon özeti

Yıl sonunda üç soru sorulur: kaç başlık ve nüsha var, kaç kitap ödünçte, en çok okunanlar hangileri? Başlık sayısı için =SAY(A2:A500), toplam nüsha için =TOPLA(E2:E500), ödünçteki sayı için ÇOKEĞERSAY yeterlidir. Tür başına dağılım için =EĞERSAY(D2:D500;"Roman") gibi basit sayımlar kullanılır.

Küçük bir örnek

Bir okul kütüphanesinde 4 Mart'ta "Küçük Prens" üç nüshayla koleksiyonda duruyor. İki öğrenci kitabı aynı hafta alıyor; ödünç süresi 14 gün olduğundan her ikisinin son iade tarihi 18 Mart'a yakın bir güne düşüyor. Bir öğrenci 15 Mart'ta getirip iade tarihini yazıyor, diğeri getirmiyor. 20 Mart'ta tablo ikinci öğrenciyi "Gecikmiş" olarak gösteriyor ve 2 gün gecikme yazıyor. Koleksiyon sayfasında kitabın kalan nüshası 3 − 1 = 2 görünüyor. Öğretmen, listeden yalnızca gecikmiş satırları süzerek hatırlatma notunu hazırlıyor. Kâğıt fişle aynı iş, fişleri tek tek karıştırmayı gerektirirdi.

Sık yapılan hatalar

• İadeyi kaydetmemek. Okur kitabı getirdiği halde tarih yazılmazsa kitap hâlâ gecikmiş görünür. İade alırken tarihi hemen yazın.
• Okur listesini güncellememek. Yıl başında sınıfları güncelleyin; mezun olanları silmek yerine ayrı bir sütunla işaretleyin.
• Süreyi her kitap için aynı varsaymak. Referans kitaplar veya ders kitapları farklı süreyle verilecekse kitap türüne göre ayrı süre tablosu kullanın.
• Tek dosyayı birkaç kişinin aynı anda düzenlemesi. Ödünç kaydını tek bir kişi ya da tek bir cihaz yapsın.

Hazır şablon: Kütüphane Koleksiyonu ve Kitap Ödünç Takibi

Bu yapıyı kendiniz kurmak yerine ücretli hazır bir Excel şablonu kullanabilirsiniz. Makro içermez; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• “Koleksiyon” sayfası yazarlar, tür ve nüsha sayısıyla kitap kataloğunu tutar; kalan nüsha sayısı hesaplanır.
• “Okurlar” sayfasında okur listesi ve sınıf veya grup bulunur.
• “Ödünç” sayfasında kitabın kime ve ne zaman verildiği, süre ve iade tarihi tutulur.
• “Gecikenler” sayfası geciken ödünçlerin otomatik listesini oluşturur.
• Özette ödünç verilenler görünür.

İade süresi, ödünç tarihi artı “Ayarlar” sayfasındaki gün sayısıdır. Kitap iade alındığında ödünç satırına iade tarihini yazarsınız ve kitap gecikenler listesinden çıkar. Bir kitabın birden fazla nüshası varsa aynı kitabı birden fazla okur alabilir. Dosya Türkçedir. Kuralları ve süreleri çalışmadan önce kendi kütüphane düzeninizle karşılaştırın; hesaplama yaklaşık niteliktedir.

Sık sorulan sorular

Kaç kitaba kadar Excel yeterli olur?

Birkaç bin kitap ve birkaç yüz okura kadar Excel rahat çalışır. Daha büyük koleksiyonlar için özel kütüphane yazılımı düşünülebilir.

Barkod okuyucu kullanabilir miyim?

Çoğu barkod okuyucu klavye gibi çalışır ve okuduğu numarayı seçili hücreye yazar. Kitap numarası sütununu barkod numarasıyla eşleştirirseniz kitabı okutarak seçebilirsiniz; bunu kendi cihazınızla deneyin.

Kayıp kitabı nasıl işlerim?

Ödünç satırını açık bırakmak yerine Koleksiyon sayfasında nüsha sayısını düşürüp bir not ekleyin. Böylece gecikenler listesi şişmez.

Okurların kişisel bilgileri nasıl korunur?

Yalnızca gerekli bilgiyi (ad, sınıf) tutun ve dosyayı yetkili kişilerle sınırlı bir yerde saklayın.