KHIZHNYAKOVAngebotsvergleich in Excel: Lieferanten fair bewerten und den Besten finden
Vergleich von Lieferantenangeboten in Excel – Vorlage mit Rangliste — Zur Vorlage →
Drei Angebote liegen auf dem Tisch: Das erste ist am günstigsten, das zweite liefert in einer Woche, das dritte gibt zwei Jahre Garantie. Wer „nach Gefühl“ entscheidet, ärgert sich später oder kann seine Wahl dem Chef nicht erklären. Ein strukturierter Angebotsvergleich in Excel schafft Klarheit und macht die Entscheidung dokumentierbar.
Hier zeige ich, wie Sie Angebote vergleichbar machen, Kriterien gewichten und daraus eine Rangliste berechnen.
Schritt 1: Angebote vergleichbar machen
Bevor Sie rechnen, müssen die Angebote auf einer Basis stehen: gleiche Positionen, gleiche Mengen, gleiche Steuerbasis (alle netto oder alle brutto). Fragen Sie nach, wenn ein Angebot Positionen weglässt oder Versandkosten nicht enthält. Ein scheinbar günstiges Angebot wird oft durch Zusatzkosten teurer.
Die Tabelle: Zeilen sind Positionen, Spalten die Lieferanten.
| Position | Menge | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C |
|---|---|---|---|---|
| Bürostuhl | 10 | 189 € | 175 € | 199 € |
| Schreibtisch | 10 | 320 € | 335 € | 310 € |
| Rollcontainer | 10 | 95 € | 99 € | 90 € |
Schritt 2: Summen und Abweichung
Summe je Lieferant: =SUMMENPRODUKT(Mengen;Preise). Im Beispiel:
- A: 10 × (189 + 320 + 95) = 6.040 €
- B: 10 × (175 + 335 + 99) = 6.090 €
- C: 10 × (199 + 310 + 90) = 5.990 €
Das Minimum liefert =MIN(B10:D10), die Abweichung vom Minimum in Prozent =B10/MIN($B$10:$D$10)-1: A liegt 0,8 % über dem Besten, B 1,7 %. Das zeigt: Der Preisunterschied ist klein, andere Kriterien können entscheiden.
Außerdem lohnt der Blick auf die Einzelpositionen. Mit =MIN(C2:E2) und =INDEX($C$1:$E$1;VERGLEICH(MIN(C2:E2);C2:E2;0)) sehen Sie je Position den günstigsten Anbieter. Würden Sie jede Position beim jeweils Besten kaufen, sparen Sie rechnerisch etwas – in der Praxis muss man das gegen Mehraufwand bei mehreren Lieferanten abwägen.
Schritt 3: Weitere Kriterien bewerten
Neben dem Preis zählen oft:
| Kriterium | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C |
|---|---|---|---|
| Lieferzeit (Tage) | 14 | 7 | 21 |
| Garantie (Monate) | 24 | 12 | 24 |
| Zahlungsziel (Tage) | 14 | 30 | 14 |
Damit ein Vergleich möglich wird, wandeln Sie jedes Kriterium in Punkte um. Das Prinzip: Der Beste bekommt den Höchstwert, die anderen anteilig.
- Preis und Lieferzeit (kleiner ist besser): Minimum geteilt durch den Wert des Lieferanten.
- Garantie und Zahlungsziel (größer ist besser): Wert des Lieferanten geteilt durch das Maximum.
Beispiel Lieferzeit: B hat 7 Tage = 1,00; A 7/14 = 0,50; C 7/21 = 0,33.
Schritt 4: Gewichten und Rangliste
Nicht alles ist gleich wichtig. Vergeben Sie Gewichte, die zusammen 100 % ergeben, zum Beispiel Preis 50 %, Lieferzeit 20 %, Garantie 20 %, Zahlungsziel 10 %. Die Gesamtwertung ist die Summe aus Punkte × Gewicht. Die Rangliste erstellen Sie mit =RANG(F2;$F$2:$F$4).
Die Gewichte legen Sie vor dem Blick auf die Angebote fest. Sonst passen Sie sie unbewusst so an, dass Ihr Favorit gewinnt, und der Vergleich verliert seinen Wert.
Häufige Fehler
- Unvollständige Angebote vergleichen. Fehlt ein Preis, ist die Summe zu niedrig. Markieren Sie solche Lieferanten als „unvollständig“ und nehmen Sie sie aus der Rangliste.
- Nur auf den Preis schauen. Verspätete Lieferung oder fehlende Garantie kosten am Ende mehr als der Preisvorteil.
- Gewichte nach dem Ergebnis ändern.
- Weiche Faktoren ignorieren. Zuverlässigkeit, Erfahrung und Service lassen sich schwer in Zahlen fassen. Ergänzen Sie sie als Notiz oder weiteres Kriterium.
Fertige Vorlage: Angebotsvergleich
Die Excel-Vorlage „Vergleich von Lieferantenangeboten“ (kostenpflichtig) rechnet dieses Verfahren aus:
- Parameter: Bezeichnung des Einkaufs, bis zu 5 Lieferanten mit Konditionen (Lieferzeit, Garantie, Zahlungsziel) und die Gewichte der Kriterien.
- Positionen: bis zu 40 Positionen mit Bezeichnung, Einheit, Menge und Preis bei jedem Lieferanten; bester Preis und bester Lieferant je Position.
- Vergleich: Summe je Lieferant, Abweichung vom Minimum, Punkte für vier Kriterien, Gesamtwertung, Platz und Gewinner sowie ein Diagramm.
- Anleitung: wie man die Tabelle ausfüllt und die Punkte berechnet werden.
Auch die Ersparnis bei Einkauf jeweils beim Besten wird sichtbar. Nennt ein Lieferant nicht für alle Positionen Preise, steht „unvollständig“ in der Tabelle, und er geht nicht in die Rangliste ein. Enthalten sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Berechnung ist ein Richtwert.
FAQ
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Drei sind ein guter Standard: genug zum Vergleichen, nicht zu viel Aufwand. Bei großen Beträgen können es mehr sein.
Wie wähle ich die Gewichte?
Fragen Sie sich, was bei diesem Einkauf wehtut, wenn es schiefgeht. Ist Zeit knapp, bekommt die Lieferzeit mehr Gewicht, bei Geräten mit langer Nutzung die Garantie.
Ist der Vergleich auch für Ausschreibungen geeignet?
Er hilft, Angebote zu vergleichen und eine Begründung vorzubereiten. Verfahren und Bewertungskriterien richten sich nach Ihren internen Richtlinien und den geltenden Vorschriften.
Was, wenn zwei Lieferanten fast gleich liegen?
Dann entscheiden Sie nach Kriterien, die sich nicht in Zahlen fassen lassen, oder verhandeln gezielt: Fragen Sie den Zweiten, ob er bei der Lieferzeit oder dem Preis nachbessern kann.
