KHIZHNYAKOVGarantie und Kaufbelege verwalten: Garantieende in Excel automatisch berechnen
Garantie- und Belegverwaltung in Excel — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Waschmaschine, Fernseher, Laptop, Küchengeräte: In einem Haushalt kommen im Lauf der Jahre Dutzende Käufe zusammen, jeder mit eigener Garantie. Meist denkt man erst daran, wenn das Gerät kaputtgeht, und dann beginnt die Suche nach Bon, Garantieschein und Seriennummer. Oft ist die Frist schon abgelaufen, oder der Beleg ist verschwunden.
Eine Tabelle, die das Garantieende berechnet und rechtzeitig warnt, löst das. Sie ist in einem Nachmittag aufgebaut und spart im Ernstfall Geld und Nerven.
Gewährleistung und Garantie: der Unterschied
Wichtig für die Praxis: Es gibt zwei verschiedene Ansprüche.
- Gesetzliche Gewährleistung: Sie richtet sich gegen den Verkäufer und gilt nach deutschem Recht grundsätzlich zwei Jahre ab Kauf. Prüfen Sie im Einzelfall, was für Ihren Kauf gilt.
- Herstellergarantie: Sie ist freiwillig, ihre Dauer legt der Hersteller fest und steht im Garantieschein. Sie kann kürzer oder länger sein.
Tragen Sie in der Tabelle die Frist ein, die für Sie relevant ist, und ergänzen Sie bei Bedarf eine zweite Spalte. Gleichen Sie das Ergebnis immer mit den Bedingungen des Garantiescheins ab: Bei manchen Produkten beginnt die Frist erst mit Lieferung oder Registrierung.
Die Spalten
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Gegenstand | Waschmaschine |
| Kategorie | Haushaltsgeräte |
| Geschäft | Elektrofachmarkt |
| Kaufdatum | 14.03.2024 |
| Preis | 549,00 € |
| Garantie in Monaten | 36 |
| Seriennummer | (vom Typenschild) |
| Beleg liegt in | Ordner „Garantie“, Fach 2 |
Der letzte Punkt wird gern vergessen und ist entscheidend: Was nützt die Tabelle, wenn der Bon unauffindbar ist? Notieren Sie Ordner, Cloud-Verzeichnis oder Karton.
Garantieende berechnen
Kaufdatum plus Garantiedauer in Monaten:
=EDATUM(D2;F2)
Für den 14.03.2024 und 36 Monate ergibt das den 14.03.2027. Daraus leiten Sie den Status ab:
=WENN(G2<HEUTE();"Abgelaufen";WENN(G2-HEUTE()<=60;"Läuft bald ab";"In Garantie"))
Als Vorwarnzeit sind 60 Tage sinnvoll: Genug Zeit, um das Gerät zu testen und einen Mangel noch innerhalb der Frist zu melden. Nutzen Sie den Zeitraum bewusst: Testen Sie vor Fristende alle Funktionen, besonders bei Geräten, die selten laufen.
Auswertung: Was ist noch geschützt?
Mit =ZÄHLENWENN(Status;"In Garantie") zählen Sie, wie viele Käufe noch geschützt sind. Der Wert dieser Gegenstände ergibt sich mit =SUMMEWENN(Status;"In Garantie";Preis).
Beispiel: Von 24 erfassten Käufen sind 15 in Garantie, 3 laufen bald ab, 6 sind abgelaufen. Die 15 geschützten Geräte haben zusammen einen Kaufwert von 6.280 €. So sehen Sie auf einen Blick, wo ein Defekt teuer wird.
Häufige Fehler
- Nur den Bon aufheben, nicht die Daten erfassen. Thermopapier verblasst nach einigen Jahren. Fotografieren Sie Bons und speichern Sie die Bilder.
- Seriennummer nicht notieren. Sie wird bei Reklamation oft verlangt.
- Frist falsch berechnen. Nicht jede Frist beginnt mit dem Kauftag. Lesen Sie die Bedingungen.
- Tabelle nie ansehen. Legen Sie einen festen Termin an, zum Beispiel am Monatsanfang einen Blick auf „Läuft bald ab“.
- Erst bei Defekt anfangen. Tragen Sie neue Käufe gleich ein, solange der Bon noch in der Tasche ist.
Fertige Vorlage: Garantie- und Belegverwaltung
Die Excel-Vorlage „Garantie- und Belegverwaltung“ (kostenpflichtig) ist genau darauf zugeschnitten:
- Parameter: Berichtsdatum, Anzahl der Tage bis zur Warnung und Kategorien.
- Käufe: bis zu 300 Käufe mit Geschäft, Preis, Garantiedauer, Seriennummer und Ablageort des Belegs. Garantieende und Status werden automatisch berechnet.
- Übersicht: wie viele Käufe in Garantie sind, wie viele bald enden oder abgelaufen sind, und der Wert der Gegenstände in Garantie.
Standardmäßig warnt die Tabelle 60 Tage im Voraus, den Wert ändern Sie in den Parametern. Die Vorlage läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Das berechnete Garantieende ist Kaufdatum plus Garantiedauer in Monaten – gleichen Sie es mit dem Garantieschein ab.
FAQ
Reicht ein Foto vom Kassenbon?
Für den Alltag meist ja, aber im Streitfall kann der Originalbeleg verlangt werden. Bewahren Sie bei teuren Geräten beides auf.
Muss ich Garantie und Rechnung getrennt aufbewahren?
Das ist Geschmackssache. Wichtiger ist, dass die Tabelle den Ablageort nennt. Viele legen Bon, Garantieschein und Kurzanleitung in eine Hülle pro Gerät.
Was ist mit Käufen im Internet?
Sie werden genauso erfasst. Speichern Sie die Rechnung als PDF und notieren Sie den Ordner in der Spalte für den Beleg.
Lohnt sich eine Garantieverlängerung?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Vergleichen Sie Preis, Wert des Geräts und Zahl der Fälle in der Vergangenheit. Die Tabelle liefert dafür Daten.
